¿Cómo elegir el mejor software de contabilidad para una empresa?

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La mayoría de empresas en la actualidad utilizan programas de cómputo que han sido diseñados para la gestión y administración empresarial, sin embargo, aún hay organizaciones que no cuentan con este tipo de herramientas, algunas porque no las consideran necesarias, otras por no saber exactamente qué programa o sistema elegir y otras de reciente creación porque aún se encuentran en el proceso de planeación o consolidación de la empresa.

En algunos casos, las empresas utilizan algún tipo de software de contabilidad mucho más por obligación y cumplimiento de sus deberes que por las ventajas que el programa le pueda ofrecer. Pero en este aspecto es necesario y ventajoso para las compañías que entiendan, que elegir y utilizar un sistema informático contable no tiene como propósito único y principal cumplir con las disposiciones fiscales y contables impuestas por el Sistema de Administración Tributaria, sino que en realidad sirve para potenciar las capacidades administrativas de la empresa.

Desde 2014, el uso de este tipo de herramientas se ha incrementado de manera considerable, sobre todo a causa de las nuevas disposiciones fiscales que exigen la emisión de comprobantes fiscales digitales, la presentación de declaraciones por medios electrónicos y la necesidad de llevar los registros contables de forma electrónica.

Estas nuevas disposiciones han obligado a muchas entidades, sobre todo a pequeñas y medianas empresas, a adquirir e implementar diferentes sistemas ERP que les ayuden a llevar y organizar los registros contables y a cumplir con los requisitos exigidos por el SAT.

Sin embargo, como se ha mencionado, hay un número considerable de empresas que, por diversas razones, no logran entender por completo la utilidad de estos programas y no saben qué elementos considerar para elegir alguno. Evolve-IT es una empresa comprometida con el mundo empresarial y por ello ofrece plataformas, herramientas y soluciones integrales para la gestión y administración de las operaciones de todo tipo de empresas, incluidas las PyMEs.

A continuación, Evolve-IT proporcionará una serie de elementos y recomendaciones a tomar en cuenta al momento de elegir un programa o sistema, para que la elección sea la mejor para la empresa y así se logre el cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones fiscales y contables y al mismo tiempo se obtengan beneficios financieros.

En primer lugar se debe tomar en cuenta que existe una gran diversidad en soluciones para el manejo contable y financiero de una organización, pero cada opción tiene características, funciones y aplicaciones diferentes que pueden ser útiles para algunas entidades y para otras no. Cada sistema está diseñado de tal manera que cumpla con las necesidades de un cierto tipo de empresa, por lo que no funcionan con una entidad que realiza actividades y tiene necesidades diferentes.

También existen los sistemas ERP que tienen un alto grado de funcionalidad, ya que cuentan con módulos diferentes y variados que se pueden activar dependiendo de la empresa para que el programa se adapte a las necesidades de esta.

Tomando en cuenta lo anterior, se puede decir que hay cinco puntos principales a considerar. El primero es que el software de contabilidad debe adecuarse al giro y actividades de la empresa. Se debe recordar que los conceptos manejados por una empresa cuyo giro es la compra y venta de mercancía no son iguales a los de una empresa que ofrece servicios o que se dedica a la producción de artículos, de igual forma el régimen tributario al que pertenecen es diferente y por lo tanto los procedimientos para cálculos y deducciones también lo son.

Por esta razón es necesario contar con un programa que esté específicamente diseñado para las actividades de la empresa o en su defecto que se trate de un sistema ERP adaptable a las circunstancias.

El segundo punto es que el programa cuente con las funciones y aplicaciones requeridas para integrar los elementos contables exigidos por las autoridades correspondientes. Hay algunos registros contables que son indispensables para cumplir con las obligaciones impuestas por el SAT como las pólizas, el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, sin contar los comprobantes fiscales.

Contar con estos registros es fundamental, pues son los documentos y comprobantes de las operaciones de la empresa y son la base sobre la que se realiza el cálculo y pago de impuestos y la declaración fiscal, además de ser los registros utilizados para conocer y analizar el estado contable, fiscal y financiero de la entidad y cuyos resultados se pueden utilizar para la toma de decisiones y generación de estrategias.

El tercer punto importante es verificar que el programa ofrezca la opción de facturar las operaciones de manera electrónica. Las facturas son otros de los documentos importantes para toda organización, pues son los comprobantes de que una operación se ha llevado a cabo y son la base para los registros contables.

El cuarto punto es encontrar el mejor balance entre costo y beneficio. Cada empresa, dependiendo de su tamaño, características y el tipo de proyecto, tiene un presupuesto diferente para cada área, por ello se debe encontrar el punto exacto para que la implementación de un software de contabilidad resulte en una buena inversión. Aunque es importante no caer en la trampa de elegir lo más económico, pues el resultado y las posibles consecuencias podrían generar un gasto mayor.

El quinto punto es encontrar un programa que ofrezca un análisis integral y actualizado de la información. En el mercado hay muchos programas que cumplen con las funciones contables, sin embargo, es común que muchos de ellos realicen análisis por separado de cada área y requieran un tiempo considerable para ello.

Por otra parte, hay programas que realizan las funciones a la perfección y además ofrecen análisis integrales y en tiempo real de las finanzas y contabilidad de la empresa, lo cual resulta de gran utilidad, pues la información es mucho más confiable y certera.

Finalmente, es menester agregar un sexto punto a considerar. Los programas con funciones contables y fiscales son en la actualidad una herramienta indispensable para toda empresa y la elección correcta del programa es fundamental para lograr los mejores resultados, pero tan importante como la elección es la implementación. De nada sirve tener un programa excelente, que se adapte a las necesidades del usuario y que ofrezca grandes ventajas si la implementación no es la correcta.

Por ello, la mejor recomendación que Evolve-IT puede dar a todas aquellas empresas que requieran un programa para llevar la contabilidad es que acudan con los expertos en el área, que se acerquen a Evolve-IT a través de la página de internet para conocer las diferentes opciones, elegir el programa adecuado y realizar la implementación correcta para así contar con un sistema eficiente que represente una inversión, ayude a cumplir con las obligaciones contables y fiscales y potencie al máximo las capacidades financieras de la empresa.

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