¿Cómo se establecen los buenos sistemas contables?

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Los sistemas contables contienen toda la información de la empresa, tanto los datos propiamente contables, como los financieros; gracias a ello, es posible entender la situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día.

El papel de la contabilidad en la empresa es fundamental para su éxito, pues de ella depende el manejo y uso que se le da a las finanzas de la corporación; sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, los emprendedores se encuentran con un reto enorme al momento seleccionar el mejor sistema contable. Falta de experiencia, así como de conocimientos necesarios en contabilidad, se traducen en largo plazo en pérdidas de dinero, tiempo y esfuerzo. Lo ideal en estos casos no es solamente contar con un profesional que maneje las finanzas de la pequeña o mediana empresa, sino también apoyarnos de un sistema o software de contabilidad, el cual deberá ser elegido dependiendo del tamaño de la empresa así como su flujo de caja chica.

El propósito de nuestro blog en Evolve It es llevarles temas de interés que al mismo tiempo aclaren sus dudas o la mayoría de ellas, así que en esta ocasión les compartimos algunos elementos a tomar en cuenta antes de seleccionar un sistema contable para nuestra empresa en crecimiento. Descubrirán cual es la importancia de tener un buen sistema contable que sea fácil y eficiente, y que además sirva de apoyo a la hora de tomar decisiones en la organización.

  1. Lo principal a la hora de confeccionar un sistema financiero a la medida es el conocimiento pleno de la empresa, es decir: actividad económica, cantidad de empleados, industria en donde opera y tener un conocimiento pleno de las necesidades que tiene la organización en específico. Lo recomendable para cumplir con este requisito es que se realicen entrevistas con las personas involucradas en las operaciones diarias.
  2. El paso número dos es que deberemos buscar un programa o software que sea compatible con la moneda nacional, y con las obligaciones fiscales requeridas por la Dirección General de Impuestos Internos, porque de esta manera podremos realizar informes financieros fiscales, declaraciones de los deudores y acreedores, así como los estados mensuales, las ganancias, las pérdidas y el balance definitivo al final de cada mes.
  3. Como tercer punto, es de vital importancia que la persona que maneje la contabilidad este capacitada para manejar el programa instalado. Deberá ser capaz de asumir e interpretar el devenir contable del proyecto, de manera que permita la toma de decisiones en función de datos contrastados. Es a partir de una buena gestión de la contabilidad cuando podremos valorar realmente la solvencia y estabilidad de nuestro proyecto, se analizarán los gastos e ingresos generales, siendo el auténtico termómetro financiero del proyecto. Es a partir de la recopilación y correcta interpretación de los datos obtenidos, durante un espacio de tiempo determinado de manera correcta, además gestionados de modo profesional, que obtendremos realmente una visión acertada de dónde estamos situados como empresa.
  4. Deberemos utilizar un software de contabilidad fiable; aunque para el pequeño empresario la contabilidad significa un gasto que deben evitar por todos los medios, y que incluso muchos de ellos intentan llevarla por su propia cuenta, con el tiempo se dan cuenta de su complejidad e importancia. Es ahí donde valoramos la importancia de un software de contabilidad, que en estos días son tan útiles para gestionar los sistemas contables. Debemos tener en cuenta que aunque resultan instrumentos fiables, requerirán del manejo y administración de un profesional que obtenga el control, incluso a la hora de interpretar los datos de estas herramientas.
  5. En caso de que nuestro presupuesto no sea muy elevado, deberemos evaluar cuál es nuestra principal necesidad, y de ser posible adquirir solo un módulo del programa, así como determinar si la necesidad es controlar el inventario, facturar o registrar las cuentas por pagar y cobrar. El software que seleccionemos deberá ser útil al menos durante los próximos cuatro años de su compra, por lo que es importante consultar con profesionales sobre el manejo de las actualizaciones y sus costos.
  6. Será necesario elaborar un catálogo que utilizarán en la empresa, además de un manual de procedimientos para controlar las operaciones y suministrar información financiera. Cuando se realiza un seguimiento de todos los registros, permitirá administrar correctamente el efectivo, el inventario, cobros y pagos, así como pasivos, costes, gastos e ingreso. Este estado financiero es de gran importancia para dar a conocer a los propietarios, socios y accionistas si la operación de la empresa se ha llevado de la manera correcta, si los recursos se han administrado eficientemente y si los resultados de estos procesos son óptimos o son deficientes. Se trata de un buen punto de referencia para conocer la salud financiera de la organización. Además cuando los registros no se realizan con precisión debido a la falta de registros fiables, los problemas económicos se multiplican.

Para las empresas es de vital importancia contar con un adecuado sistema contable, porque de esta manera gestionan sus ingresos y gastos. Además de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y controlando cualquier tipo de anomalía que puede producirse de manera eficaz e inmediata. Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables, se gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se coloca a la empresa en una buena posición en el mercado. Cuando conocemos la posición financiera de la empresa en un periodo determinado, obtendremos información relevante para la toma adecuada de las decisiones.

En Evolve It nos encargamos de la administración, implementación y soporte en los proyectos de consultoría. Tenemos más de trece años de experiencia, y gracias a la capacidad y alta experiencia de nuestro personal, les garantizamos que sus sistemas contables serán exitosos y les permitirán a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.

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