Funcionalidades de compras e inventario de un sistema ERP

 En Business One, sistema ERP

El sistema ERP es una de las mejores herramientas existentes para mejorar el control de pequeñas y medianas empresas gracias a que permite conectar y optimizar sus procesos y de esta manera contribuir a su crecimiento. Las funcionalidades clave que este software ofrece incluyen la gestión financiera, la gestión de ventas y clientes, el control de compras e inventario y analíticas e informes, y para que conozcan más acerca de la manera en que implementar su uso puede beneficiar a su empresa, en esta ocasión nos enfocaremos a hablar de las herramientas que ofrece para el control de compras e inventario.

Un sistema de planificación de recursos empresariales ERP es una excelente herramienta para las gerencias que integran y manejan operaciones asociadas con la producción de bienes o servicios y a través de las numerosas herramientas que integran permiten agilizar las tareas de gestión a diferentes niveles. En el área de compras e inventario, con un software especializado es posible optimizar las prácticas de compra del negocio y tener un mejor control sobre los costos si se gestiona el ciclo completo de la compra desde la emisión de órdenes de pago, incluyendo también recibos, facturas, pagos y devoluciones.

Hoy en día existen diferentes opciones de software disponibles en el mercado, pero es por todas las características y funcionalidades del Business One que se ha convertido en uno de los favoritos de negocios en todo el mundo. Este software, si se integra correctamente con las bases de datos requeridas, puede proporcionar información precisa en el momento en que sea requerida sobre envíos entrantes y salientes, así como del inventario y de la ubicación de los artículos. Cuenta con herramientas que permiten a los usuarios valorar el inventario a través del cálculo de costos estándar, del promedio móvil y de métodos que se empleen en el negocio, como puede ser el FIFO. Además es útil para hacer el monitoreo de los niveles de stock y para dar seguimiento en tiempo real a las transferencias que se realizan.

Teniendo en cuenta que mantener los inventarios actualizados y generar los reportes requeridos puede ser una tarea bastante demandante, se sugiere implementar el uso de un sistema de administración de este tipo que incluya funcionalidades específicas para compras e inventario. Las actualizaciones de inventario con un software especial se pueden hacer más fácil y rápidamente manteniendo los datos al día tanto para verificar las disponibilidades en tiempo real y así determinar en qué momento es necesario emitir órdenes de compra. La administración de los precios estándar y especiales aplicados a los productos es más sencilla a través de un software, así como aplicar descuentos por volumen, revisar las bases de datos de clientes y generar informes para revelar el impacto de algunas estrategias de venta.

Con un sistema ERP en compras es posible optimizar los procesos de compra, incluyendo las solicitudes de requisición, la generación de órdenes de compra y de recibos, así como gestionar las devoluciones. Al contar con toda la documentación en un mismo sitio que genera informes de distinto tipo, es posible mejorar los procesos de auditoría, cotejando documentos con la visualización de rastros de información así como gestionar diferentes divisas. Otra funcionalidad es la de gestión de datos maestros. Esto se hace a través de una centralización de los procesos de compra al administrar datos a detalle en la interfaz que, cabe mencionar, es muy fácil de usar. Con este software se puede ver el balance de cuenta y los análisis de las compras manteniendo siempre información bien detallada y actualizada de las compras de artículos, incluyendo además de sus listas de precios, datos sobre los impuestos aplicables.

Si lo que buscan es una solución que permita la gestión de compras e inventario integrando contabilidad, este software es una excelente opción, ya que facilita sincronizar en tiempo real los recibos y los niveles de inventario. Con esto las tareas de planificación de compras y la creación automática de facturas de cuentas por pagar, ya sea a partir de un recibo de bienes o de una orden de compra, son mucho más sencillas y rápidas. Es gracias a la optimización de estos procesos que las relaciones de cadena de suministro resultan también más ágiles y sus costos se disminuyen. El software cuenta con herramientas para procesar facturas de cuentas por pagar y de cancelaciones, así como los registros de crédito con referencias de órdenes de compra, así que las compras, como ya mencionamos, se pueden planificar de mejor manera.

Todo lo anterior no sería posible si el software no generara informes y ello lo hace de manera integrada. Ustedes pueden tener la confianza de que al solicitar un informe los datos incluidos estarán actualizados en tiempo real en informes con formatos que pueden adaptarse a distintas necesidades, o bien, en tableros para que puedan tener una visualización general ya sea en la plataforma disponible desde un dispositivo móvil o fijo.

De este modo las funcionalidades que ofrece el sistema de administración de recursos empresariales SAP Business One se pueden resumir en la planificación de producción y gestión de almacenes e inventarios, en la gestión de stock en múltiples almacenes según las configuraciones de ubicación requeridas, en control de entrada y salida de mercancías, rastreamiento de stock y transferencias, habilitación de envío y otras órdenes, generación de inventarios y planificación de requisitos de producción y materiales. La emisión y liberación de órdenes de producción la puede hacer de manera manual o retroactiva y maneja diferentes formatos incluyendo divisas internacionales.

Estas son sólo algunas de las formas en que un sistema ERP puede beneficiar los procesos relacionados con compras e inventario de pequeñas y medianas empresas. Si están interesados en conocer más acerca del software aquí descrito, los invitamos a ponerse en contacto con nosotros para que les brindemos información detallada y asesoría en la elección de la solución que se adapte mejor a sus necesidades. Recuerden que en Evolve IT somos proveedores autorizados de licencias para el uso de estas soluciones y con gusto los atenderemos.

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