La importancia de los sistemas contables en las PyMEs

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Las PyMEs, las pequeñas y medianas empresas, son organizaciones de gran importancia para el mercado y la economía del país, pero para que estas logren crecer y desarrollarse deben superar diferentes obstáculos en cada proceso de desarrollo en el que se encuentren, desde el momento de su creación hasta su consolidación dentro del mercado.

Indudablemente, uno de los más grandes retos que se presentan y que debe superar toda pequeña o mediana empresa, incluso desde antes de iniciar sus operaciones, es el de desarrollar e implementar mecanismos que le permitan administrar, gestionar, almacenar, analizar, consultar, producir y utilizar la información y datos financieros que se generan en la entidad.

Derivado de esta necesidad y reto administrativo surgen los sistemas contables, el conjunto de mecanismos y herramientas utilizadas para mantener el control de los recursos y las actividades que realiza una organización, lo cual también ofrece como ventaja ayudar a cumplir de manera puntual y constante con las obligaciones fiscales y contables de la entidad, además de ser de particular importancia para aquellas PyMEs con planes de expansión y crecimiento.

Una de las características más comunes de las pequeñas y medianas empresas es que estas no suelen producir ni entregar información financiera de manera periódica y constante, excepto cuando se trata del cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias (declaración anual de impuestos) o cuando existe una petición expresa de alguna autoridad.

En muchos casos esto deriva en una falta de organización y control de los activos, recursos y finanzas de la empresa, lo que a su vez tiene como consecuencia un total descontrol sobre las operaciones realizadas y por lo tanto, la contabilidad de la entidad se convierte en una tarea sumamente complicada.

Se podría pensar que esto no es tan relevante para una empresa siempre y cuando cumpla con sus obligaciones fiscales y contables año tras año en tiempo y forma, sin embargo, esta idea no toma en cuenta que la mayoría de PyMEs, dada su naturaleza, requieren de financiamiento externo tanto para su crecimiento y desarrollo en sus primeros años de operación como para su posible expansión.

Las diferentes instituciones financieras y los inversionistas suelen requerir información financiera y contable vigente, actualizada, confiable y con periodicidad mensual para analizar las opciones y probabilidades de éxito y entonces decidir si se otorga el financiamiento o se invierte en un proyecto o no.

Una empresa que no cuenta con el conjunto de técnicas y herramientas necesarias para mantener el control de sus actividades y recursos se encuentra con una seria desventaja al momento de requerir un financiamiento de este tipo, lo que implica que su proceso de crecimiento y expansión se puede ver truncado o por lo menos se vuelve mucho más complicado.

La imperiosa necesidad que tiene una organización de implementar sistemas contables, así se trate de una pequeña o mediana empresa, se pone de manifiesto con este ejemplo. La generación, control y análisis de la información financiera de una entidad es importante y esta importancia incrementa en la medida en que la empresa comienza a consolidarse y crecer.

El crecimiento y expansión de una empresa implica que sus necesidades de equipo, personal, herramientas, materiales y en general, la inversión requerida para mantener las operaciones de la entidad, crezcan también. En consecuencia, las necesidades administrativas, de control y análisis de información también se vuelven mayores, al igual que las obligaciones fiscales y contables.

Cabe mencionar que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) ha implementado y ofrecido herramientas bastante útiles para los contribuyentes y estas facilitan en gran medida los procesos sobre todo para las PyMEs, no obstante, para hacer uso de estas herramientas y que sean de utilidad, se requiere tener un control general y confiable de la información de la empresa, por lo que el uso de técnicas y herramientas internas para el control y administración de los datos y recursos sigue siendo necesario.

Tener orden y control sobre la información financiera y contable de una empresa no solo ofrece la ventaja de conocer el estado en el que se encuentra la entidad, sino poder analizar, evaluar y utilizar la información para tomar decisiones sobre el rumbo que tomarán las operaciones y estrategias de la empresa.

En general, cada compañía puede hacer uso de las técnicas, métodos y herramientas para la administración que considere necesarias. La oferta hoy en día es amplia, sobre todo tomando en cuenta que la tecnología ha avanzado al grado de ofrecer todo tipo de programas de cómputo diseñados de manera específica para la administración empresarial.

La recomendación en este aspecto es que se consulte con un experto al momento de adquirir e implementar cualquier tipo de sistema, pues se debe considerar que las características de la empresa son de gran importancia al momento de determinar qué programa es el mejor para esta.

Los sistemas contables son de gran importancia en la actualidad para las empresas, incluidas las PyMEs, pero es incluso de mayor importancia la correcta implementación del sistema, pues de hacerlo de manera inadecuada, el manejo, análisis y control de la información sería ineficiente y las consecuencias podrían verse reflejadas de manera negativa en las finanzas de la empresa.

Es por lo anterior que se recomienda solicitar los servicios de expertos en el área para así elegir e implementar el programa más adecuado para la empresa con base en características como el tamaño de la organización, sus necesidades, el volumen de sus operaciones, la cantidad de personal con que se cuenta, el tipo de actividades que se realizan, el régimen tributario al que se pertenece, etcétera.

Y la mejor empresa en el área es Evolve-IT, un grupo de expertos en el uso e implementación de software para la gestión y administración empresarial, un grupo que realiza un análisis de la empresa para determinar la mejor opción para ella y llevar a cabo la implementación y configuración del programa de manera que resulte totalmente eficiente al momento de satisfacer las necesidades de la organización.

Evolve-IT es la mejor empresa en el área por una simple razón: los clientes la recomiendan.

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