Los beneficios del Sistema SAP en la captura de gastos generados por viajes de negocios

 En Blog, sistema SAP

Se le conoce como sistema SAP al sistema de gestión empresarial, el cual es el más importante a nivel mundial, así mismo se le conoce como SAP a la empresa alemana dedicada al desarrollo de sistemas y aplicaciones empresariales, es decir ERP’s. Se trata de una herramienta configurada para hacer más sencillos los trámites empresariales, este sistema de gestión empresarial líder en el mercado, está enfocado en apoyar a las pequeñas y medianas empresas, para que logren simplificar sus procesos de negocios.

Uno de los momentos rutinarios para muchos empleados es el de tomar un avión y emprender un viaje de negocios; es un momento que además de implicar una mayor responsabilidad de sus obligaciones, por encontrarse fuera de la oficina, también deberá ajustarse a cierto presupuesto impuesto por la empresa, así como mantener un orden de los recibos y facturas que se generaron en el viaje para entregarlos al área de contabilidad a nuestro regreso en la oficina.

Durante décadas el sistema funcionó de esa manera, sin embargo en la actualidad, este sistema de gestión nos ofrece liberarnos de papelería que antes era indispensable, lo que se traduce en una mayor productividad en todas las áreas de trabajo involucradas. Precisamente hoy, en Evolve-IT les platicaremos sobre los beneficios de este sistema de gestión, cuando se tienen que realizar viajes de negocio.

No cabe duda que el mejor compañero de viaje es aquel que entiende y se anticipa nuestras necesidades y se trata de una de las ventajas de este sistema. Estas soluciones que nos ayudan a mantener atención en los detalles de la negociación y no distraernos con otros pendientes. Podremos darle la importancia a los detalles de nuestro viaje desde los puntos de recompensas, la selección adecuada de los asientos, la información del vuelo y todo el tipo de información necesaria, porque después de todo, aquellas personas que viajan constantemente necesitan que sean viajes placenteros y cómodos, para lograr una mayor concentración en sus objetivos.

Viajar por negocios es un privilegio que no se encuentra en todas las áreas profesionales, sin embargo, aquella persona que tiene años en un puesto donde le toca viajar muy seguido, es probable que sus próximos vuelos los enfrente con cansancio y tedio, sobre todo por el proceso de seguimiento financiero que implicaban los viajes.

Este tipo de viajes por negocios brindan muchas ventajas de crecimiento profesional y personal y en cada una de estas oportunidades se pueden fortalecer sus habilidades personales además de las profesionales. Ya sea que el viaje sea por un evento incentivos, conferencia o para cerrar un trato para su empresa, todos adquieren muchos beneficios.

Los viajes corporativos ofrecen una gran oportunidad para crear una increíble red de contactos, ya sea que esperen cerrar un negocio durante el viaje o que busquen enviar a sus empleados a un curso de capacitación, también simplemente realizar un evento en un lugar diferente, existen inmensas oportunidades desde el momento de aterrizar para crear oportunidades de networking.

Mientras que como líderes de un proyecto nos encargamos de realizar las alianzas necesarias, podemos tener la tranquilidad de que los gastos generados en el viaje se pueden automatizar sin ningún inconveniente, gracias a que tenemos el sistema de gestión empresarial líder en el mercado. Podemos asegurarnos de que se realice el cumplimiento de las políticas corporativas, olvidándonos por completo de las hojas de cálculo, fórmulas y celdas.

Esta herramienta nos ayudará a realizar las reservaciones de viajes de manera mucho más fácil y desde cualquier lugar, entregando acceso directo a proveedores y facturas electrónicas.

La mayoría de los directores financieros buscan asegurarse de seleccionar una solución que ayude a administrar la reserva de viajes y gastos. La solución del sistema SAP, mejora la visibilidad de gastos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las últimas normativas del IVA e impuestos. Les compartimos algunas de las ventajas:

  • Datos más exactos y en cumplimiento que hacen más sencilla la vinculación con SAP
  • Ahorro de tiempo en trámites y administración de gastos, serán mucho más precisos
  • Tendrán control de los gastos de los empleados con controles integrados del cumplimiento de las políticas
  • Recibos y facturas garantizadas de cada uno de los gastos
  • Podemos olvidarnos de recibos y facturas

Los gastos se podrán manejar con mucha más facilidad, debido a que los empleados podrán capturar sus gastos de manera que reducen el tiempo dedicado a la recolección y contabilidad. Gastos en efectivo, como los taxis, pueden ser rápidamente añadidos a un informe de gastos, las imágenes de recibos pueden ser capturadas y cargadas con la cámara de un teléfono celular.

Mientras que los cargos de tarjetas de crédito se importan y se asocian automáticamente al informe de gastos que se requiera. Podemos olvidarnos de la dependencia hacia los molestos recibos o facturas de papel.

En la actualidad, el sistema de gestión nos permite capturar los datos electrónicos de la transacción directamente de las compañías aéreas, hoteles y compañías de alquiler de vehículos, lo que significa que los detalles se cargan automáticamente en el informe de gastos. La practicidad implica que solamente requerimos subir la imagen al sistema en tiempo real, para regresar a solucionar los pendientes que se requieran.

Nuestra solución automatiza el proceso de viajes y gastos mediante la importación de muchos de los datos necesarios para presentar una reclamación de gastos de viaje, tarjetas de crédito y recibos electrónicos. Como resultado, gran parte del proceso manual del llenado de un informe de gastos es eliminado.

El pre llenado automatizado de datos también ayuda a aumentar la exactitud. Además, tener todos estos datos en un solo lugar significa que es accesible y se puede utilizar para reportes, con el nivel adecuado de detalles necesarios para mantener el equipo directivo conforme con los resultados.

En Evolve-It contamos con un equipo multidisciplinario de profesionales especializados que harán un profundo análisis de las necesidades de su empresa. Nuestra herramienta facilita la captura de datos generados por gastos de trabajo o proyectos integrados con el sistema SAP y puede ser tan personalizada como sea necesario. ¡Será un placer estar a cargo de sus proyectos!

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