Los sistemas contables y su importancia en los negocios

En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas contables, debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado, provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla de un sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el término va mucho más allá.

Deben saber que un sistema contable está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización; la información que proporciona un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que permita al área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar a un determinado número de usuarios finales (accionistas, clientes, dueños, gobierno hasta clientes) que estén vinculados con el negocio.

De esta manera, los sistemas contables deben ajustarse, por completo, a las necesidades y los objetivos de la empresa u organización. Para su correcto funcionamiento e implementación, es necesario que los encargados del sistema contable tomen en cuenta el giro o actividad del negocio y las estrategias competitivas que han establecido dentro del mercado, permitiéndoles estandarizar los procedimientos y definir las estructuras de costos. Estas estrategias le permitirán al sistema contable presentar a la gerencia información estandarizada y fácil de interpretar, permitiendo realizar un análisis financiero de la empresa u organización.

Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras.

En el primer caso, la organización bancaria requiere de un sistema ampliamente vinculado con la cartera crediticia de todos y cada uno de sus clientes con el fin de conocer los datos sobre morosidad de los implicados, apalancamiento financiero, calidad de la cartera crediticia y tasas de interés actuales. Mientras, el establecimiento comercial buscará conocer, a través de su sistema contable, la cantidad clientes, conocer los estándares de inventario, facturación y comisiones.

Por tanto, al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa. De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes ámbitos y sistemas empresariales.

Esto quiere decir que los estados financieros, son el resumen general de las actividades y operaciones que se realizan a través de los sistemas contables. Podríamos decir que el sistema contable permite conocer el estado actual del negocio, por lo que debe presentar información completamente real, medible y auditable que permita tomar decisiones correctas a todos los encargados de la empresa o negocio. De esta manera, el sistema contable es la base fundamental para conocer de forma sencilla el funcionamiento de una empresa, bridando confianza en los inversionistas, proveedores y clientes.

Una vez que los especialistas en contabilidad han analizado los principales objetivos de la empresa, es posible diseñar los sistemas contables con los elementos adecuados que les faciliten el efectivo control financiero y sobre las transacciones que se realizan en la empresa u organización. Pero no sólo deben tomar en cuenta estos objetivos principales, para que un sistema contable sea altamente efectivo y exitoso, debe contar con la flexibilidad necesaria para ajustarse a las necesidades, en función de la evolución y crecimiento, de la empresa u organización.

Para lograr esto, los especialistas en contabilidad deben ser sumamente habilidosos para elaborar un plan de cuentas o catálogo contable que incluya todas los movimientos financieros y cuentas necesarias que permitan al sistema adecuarse constantemente a las necesidades, objetivos y estrategias cambiantes de la empresa u organización. Después de todo, dice el dicho: “No es lo mismo los tres mosqueteros, que 20 años después”; lo mismo ocurre con las empresas u organizaciones, debe adaptarse a las necesidades cambiantes del sistema neoliberal.

Como puede verse, los sistemas contables ofrecen un sinfín de facilidades que le permiten al área gerencial tomar decisiones sobre las inversiones que se realizan en la empresa. Esto, sin duda, representa una ventaja ante la volatilidad financiera que se ha experimentado en todo el mundo desde la crisis económica mundial de 2008 y de la que muchas naciones no han logrado salir avante, afectando a las pequeñas, medianas y grandes empresas.

En México, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema contable exitoso que permita el mejor funcionamiento de su empresa u organización. Evolve-It es una empresa distribuidora de SAP Business One que cuenta con más de 11 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos de consultoría que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.

Gracias a la capacidad y amplia experiencia con que cuenta el personal de Evolve-It, esta exitosa compañía ha logrado implementar más de 60 aplicaciones de ERP, no solamente con SAP, sino con otros fabricantes. Así que ya lo sabe, si desea alcanzar el éxito en su negocio, no dude en contratar los servicios de Evolve-It.

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