Las industrias actuales requieren de toda la ayuda necesaria para poder automatizar sus procesos, impulsar la productividad de sus colaboradores y hacer crecer el rendimiento y rentabilidad de las Pymes, y SAP business one -o SAP B1- es esta herramienta. Un sistema especialmente diseñado para las industrias, que puede optimizar las labores en diferentes áreas, de las que en esta nueva entrada del blog de Evolve It te contaremos para que sepas cómo aprovecharla al máximo.
En muchas ocasiones, las empresas adquieren soluciones informáticas para aprovechar sus beneficios, sin embargo no cuentan con el apoyo profesional para visualizar los beneficios que les trae y cómo pueden utilizarlo y estas formas son:
• Conocer bien el sistema
Este es un sistema ERP cuya característica principal es la de ser muy intuitivo y fácil de utilizar, ya que no se requieren de muchos conocimientos informáticos para comenzar a utilizarlo; sin embargo si dentro de la planta laboral no hay alguien que conozca sobre sistemas, la solución puede ser contar con una capacitación rápida para conocer a profundidad cómo se usa, cuáles son sus funciones, módulos y beneficios.
Al tener plena comprensión sobre este sistema se puede aprovechar al máximo todas sus soluciones.
• Adquirir el sistema con el proveedor adecuado
Muchos negocios venden programas informáticos y ERP’s, sin embargo no todos ofrecen el seguimiento ni la atención al cliente, como la que brindamos en Evolve It; un proveedor comprometido con el proyecto y con la empresa le ayudará a implementar la solución que realmente necesita y dejando muy claras las responsabilidades de cada una de las áreas relacionadas. Incluso podría brindar una capacitación o servicio técnico para asegurarse de que el uso de la herramienta sea el ideal.
• Capacidades móviles
SAP business one cuenta con capacidades móviles, las cuales permiten tener acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, con lo que se puede lograr un mayor control de las operaciones; el usuario principal puede crear alertas, visualizar en tiempo real el estado de los inventarios y mejorar el rendimiento propio y el de los colaboradores.
Al aprovechar estas capacidades del software ERP se puede obtener el máximo beneficio de la herramienta, con el fin de agilizar los procesos, ahorrar tiempo y dinero y hacer más eficientes las labores de la empresa.
• Detectar las áreas en las que los empleados requieren ser capacitados
Cuando no se cuenta con los programas adecuados, es muy difícil detectar las áreas donde hace falta capacitación, especialmente en el área tecnológica; con un sistema ERP se pueden detectar esos picos de descenso para intervenir y brindar la capacitación necesaria para gestionar las funcionalidades y módulos del ERP, ya que si este no es utilizado correctamente, no podrá funcionar ni ser aprovechado al máximo.
• Informes y reportes
Como decíamos anteriormente, esta herramienta puede ser programada para que genere informes o reportes de forma automática, con lo que se puede sacar aún más provecho al no perder tiempo en la búsqueda de los datos.
SAP B1 permite administrar la información a través de diferentes módulos para conocer y supervisar los procesos que se realizan en la empresa, con el objetivo de agilizarlos; para conseguir esto, se deben realizar auditorías que aseguren que los datos recabados son reales y de buena calidad. Con estos reportes se pueden identificar los errores o las áreas críticas para tratar de que se les tenga mayor atención para optimizar el rendimiento.
Las actualizaciones propias del sistema permiten optimizar su rendimiento y mantener vigilado al sistema con frecuencia.
SAP business one es el ERP más utilizado en las empresas actuales, especialmente recomendado para empresas que se encuentran en crecimiento y que quieren comenzar a operar y a tener una gestión especializada, como si se tratara de grandes empresas; este sistema puede utilizarse en áreas como finanzas, ventas, inventarios, gestión de clientes, compras, producción, pagos, entre otros, donde puede optimizar los procesos y brindar acceso de forma instantánea a la información completa, con lo que se puede mejorar el proceso de toma de decisiones de la empresa.
Las industrias que utilizan el ERP SAP B1 son:
- Química. Para gestionar los inventarios, la producción y el trabajo en laboratorio.
- Retail. Donde se usa para llevar seguimiento de inventario, compras y ventas.
- Restaurantes. Para llevar registros de proveedores, costes, insumos, clientes, facturación y servicio.
El módulo “Gestión” se encarga de compilar las transacciones que se realizan en el establecimiento; el módulo “Finanzas” se encarga de la administración de transacciones financieras, permitiendo la creación y consulta de asientos, planes de cuentas, fondos de inversión, etc., además permite gestionar la contabilidad, la nómina, los pagos de rentas, de insumos, cálculos de impuestos, recibos, créditos y se puede programar una alerta para cuando se requiera una revisión. Por su parte, el módulo “CRM” permite realizar el seguimiento de los clientes, así como analizarlos y detectar cuándo es bueno llamarlos para cerrar oportunidades potenciales de venta.
En el módulo “ventas” se pueden gestionar las transacciones relacionadas con el proceso de ventas, así como localizar los datos necesarios para contactar clientes potenciales y cerrar más ventas; se pueden realizar cotizaciones, programar entregas, devoluciones, facturas, cuentas por cobrar, reportes y clientes. Mientras, en el módulo “Compras” se gestionan los datos de salientes de efectivo de la empresa, como la compra de insumos, el pago de créditos o de proveedores. Con el módulo “Inventarios” se pueden registrar los datos de todos los productos que se encuentran en stock, gestionando números de lote, precios, traslado y recuentos, datos que permitirán optimizar la producción y ahorrar en costos al detectar los gastos hormiga o los innecesarios.
Con SAP B1 también se puede gestionar al capital humano, donde se puede registrar la información importante de cada empleado de la nómina, desde sus datos fiscales hasta su fecha de cumpleaños, estado de salud general o fecha para vacaciones o aumento de salario de ley.
Poner especial atención a los módulos mencionados, permitirá optimizar las operaciones de la empresa; si bien un ERP cuenta con las mismas funciones para todas las empresas, algunos módulos se usarán más que otros para poder gestionar efectivamente la empresa.
En Evolve It contamos con el ERP business one, que te ayudará a gestionar tu empresa y mejorar sus utilidades. ¡Conócenos!