Organizando nuestra cartera vencida con Sistema SAP

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Una de las múltiples rutinas de las empresas es la de monitorear las cuentas por cobrar, así como los pagos de los clientes en tiempo real. El Sistema SAP es la herramienta clave que nos ayuda a responder rápidamente a la dinámica fluctuante del mercado. En ocasiones tenemos la necesidad de identificar cuentas riesgosas, para no poner en peligro la salud financiera de la empresa, o en su defecto, identificar aquel eslabón que nos impide fortalecerla.

Todas las empresas buscan la expansión de sus alcances, sin embargo ello implica la eficiente gestión de sus recursos financieros. En particular uno de los mayores desafíos de las compañías en crecimiento es el de mantener una liquidez adecuada para poder cumplir sus compromisos con proveedores y acreedores, así como para invertir en proyectos que les permitan seguir evolucionando, ser una empresa rentable y hacer un uso eficiente de los recursos con los que cuenta.

Para lograr la liquidez, un factor clave es la efectiva gestión de sus cuentas por cobrar o lo que se conoce como la cartera vencida de clientes. La cartera vencida es un problema común y que todos buscamos mejorar. El manejo correcto de este proceso aporta un valor importante para la salud financiera de la empresa, y se convierte en una herramienta que aporta la capacidad de que los administradores maximicen sus recursos por medio del capital de trabajo. Ser emprendedor es una labor retadora y no exenta de dificultades, especialmente en México, en donde el 45% de las empresas tienen dificultades para cobrar facturas vencidas y dos de cada diez empresarios, declaran tener al menos el 10% de su cartera vencida.

El software SAP y las cuentas por cobrar

Una de las mayores ventajas del software, es que brinda procesos automatizados, integrados y colaborativos para la gestión de cuentas por cobrar, lo que le permite a los departamentos de contabilidad, gestionar mejor los cobros y las controversias, optimizar la facturación y reducir el riesgo crediticio de los clientes.

Obtendremos una significativa reducción en la cartera vencida, olvidándonos de las deudas que no tienen fin, lo que nos permitirá hacer una mejor inversión con el capital disponible de la empresa. Las nuevas oportunidades de negocio y las operaciones a favor del crecimiento, así como las nuevas alianzas, serán parte de la estrategia, les compartimos algunas de las funcionalidades que ayudarán a que la cartera vencida no crezca, sino que al contrario, logren reducir sus cuentas por cobrar exponencialmente.

● Función de alertas

El personal de cobranza encontrará de gran utilidad esta función de configuración de alertas de SAP, la cual permite notificar de forma automatizada a los usuarios, cuando se cree una factura de clientes que cuenten con saldos vencidos. Además de crear alertas para el personal de tesorería, al generar Notas de Crédito. Algunas de las actividades que podemos llevar a cabo a través de esta funcionalidad, las cuales nos ayudarán a controlar mejor la empresa y lograr el crecimiento esperado, son las siguientes.

  1. Responder a la alerta: Ya sea internamente en el SAP, externamente, por correo electrónico o mensaje de texto. Incluso se puede realizar por medio de la aplicación móvil de SAP.
  2. Crear diferentes tipos de alertas definidas por el usuario según las necesidades de la empresa.
  3. Activar alertas predestinadas, por ejemplo, para otorgar algún descuento en un documento de venta efectuado, ofertas, pedidos, entregas y facturas.
  4. Modificar o desactivar alertas según se requiera.
  5. Visualizar alertas y autorizaciones.

● Función de informes de antigüedad de saldos de SAP

Nos permiten analizar las cuentas, ampliar y restringir las condiciones de pago de los clientes, de acuerdo a su historial crediticio y su capacidad de solventar esos créditos.

Esta opción nos da la posibilidad de detectar a los clientes morosos y restringir el crédito cuando sea necesario, además de iniciar las campañas de cobranza. Las empresas deben fomentar el hábito de realizar estos chequeos constantemente para evitar que los montos de clientes morosos sigan creciendo. Al realizar estos análisis seremos testigos de cómo nuestra empresa adquiere mayores beneficios.

● Función de autorizaciones electrónicas

Sistema SAP cuenta con la funcionalidad completa de autorizaciones, con la que el Gerente puede configurar las etapas de autorización durante la implementación del sistema, para restringir a los usuarios los documentos que podrán o no editar.

El software SAP nos permite brindar un servicio de excelencia a los clientes, al contar con toda la información necesaria y aportar valor al negocio a través de una eficiente gestión del capital de trabajo y una empresa con salud financiera con datos de nuestra cartera de clientes confiables y en tiempo real a través de procesos optimizados y automatizados. La aplicación de las mejores prácticas de negocios y la integración con todas las áreas administrativas y operativas de la organización.

Les invitamos a elegir su software de SAP para las cuentas por cobrar

● SAP S/4HANA Finance para gestión de cuentas por cobrar

Nos permite monitorear las cuentas por cobrar, así como los pagos de los clientes en tiempo real, permitiendo priorizar las cuentas vencidas para los cobros.

● Aplicación de efectivo SAP

Permite automatizar tareas de rutina y convertir nuestro negocio basado en algoritmos, además es posible reducir las iniciativas de contabilidad manual, que nos ahorrarán mucho tiempo, dinero y esfuerzo

● SAP S/4HANA Finance Cloud para integración de créditos

Nos presenta la opción de solicitar información crediticia, que nos permita tomar las decisiones adecuadas en el momento correcto. El monitoreo del riesgo crediticio podrá ser automatizado.

En Evolve It les invitamos a ampliar su solución on-premise con innovaciones para aprovechar el machine learning, traer el expertise de agencias de crédito a sus procesos y mejorar la colaboración de los clientes a través de un portal de pago. Esperemos que les haya sido de utilidad el tema de hoy, sobre la cartera vencida. En nuestra próxima entrada les compartiremos la contraparte, es decir, de qué manera el software SAP me facilita las “Cuentas por pagar”. Nos ponemos a sus órdenes para resolver cualquier duda, además de orientarlos sobre el Sistema SAP que mejor se adapta a las necesidades de su empresa.

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