Para qué sirve y cómo elegir un sistema ERP

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Como se sabe, un sistema ERP (nombrado así por las siglas de Enterprise Resource Planning) es un programa de cómputo diseñado para la planificación de los recursos empresariales, un software para gestionar y administrar las tareas empresariales.

Hoy en día hablar de este tipo de herramientas para el mejoramiento de las tareas de una empresa es algo bastante común y el mercado es cada vez más amplio, existen más y más compañías diseñadoras de este tipo de herramientas y más entidades que las utilizan para automatizar y mejorar sus procesos generales. No obstante, aún hay un gran sector dentro de la población empresarial que aún no se convence por completo de utilizar un programa de este tipo, sobre todo porque se sigue preguntando para qué puede servir una herramienta como esta y qué ventajas ofrece.

Algunos saben el uso que tiene y las ventajas de este tipo de software, pero no saben cómo elegir el programa adecuado para su empresa y en casos aún más serios hay quienes siguen sin saber de manera clara qué es un sistema ERP.

Responder este tipo de interrogantes es un poco más sencillo de lo que pudiese parecer, pero se requiere un experto para ello. Es por esto que a continuación Evolve-IT responderá de manera breve, clara y concisa estas preguntas. Un Enterprise Resource Planning es un programa de cómputo diseñado de manera especializada para llevar a cabo procesos administrativos generales y específicos de las diferentes empresas, es decir, es un sistema único de administración de la información y datos generados por una entidad.

En un programa como este toda la información ingresada confluye y es analizada, procesada y utilizada principalmente para la toma de decisiones en las diferentes áreas de la organización: producción, recursos humanos, compras, ventas, estrategias, etcétera. Cabe mencionar que existen diversos tipos de software en el mercado que cumplen con este tipo de funciones, algunos son generales y tienen la capacidad para adaptarse a las necesidades de la empresa y otros tienen tareas mucho más específicas y especializadas. Incluso el tamaño y alcance de los programas puede variar.

La definición en sí del programa puede ser suficiente para que se entienda la utilidad que la implementación de un programa de este tipo puede tener para cualquier compañía, sin embargo, es posible ampliar un poco más la información para que esto quede completamente claro. El uso más básico que se le puede atribuir a un programa informático con este tipo de características es el de ofrecer ayuda para llevar a cabo la administración y gestión general de la información y recursos de manera automática de cualquier tipo de organización, lo cual facilita el control, conocimiento y manejo de una empresa.

Sin embargo, la utilidad de un sistema como este va más allá. Una empresa que ha implementado un programa de planeación de recursos empresariales obtiene como primer beneficio de manera inmediata la automatización de sus procesos, lo que ofrece un alto grado de control, disminución de costos, enorme eficiencia y eficacia en los procesos. Como consecuencia, la segunda ventaja que se tiene es incrementar la competitividad de la organización, pues los tiempos que se requieren para la administración y gestión se reducen y el tiempo para tareas de producción, negocios, ventas y generación de estrategias incrementa.

Además, un sistema ERP tiene la función para integrar la información general de las diferentes áreas y analizarla de manera integral, por lo que la toma de decisiones que se realice con base en los resultados también es integral. En otras palabras, con un programa de este tipo no es posible dejar de lado u olvidar algún punto de análisis importante.

Un software de este tipo además puede ser adaptado a las necesidades de la empresa y sustituir cualquier otro sistema, pues suelen estar diseñados de manera modularizada, es decir, tienen segmentos, partes o subprogramas específicos para la administración de las diferentes tareas y operaciones realizadas dentro de una empresa como la contabilidad, la producción, las ventas, las finanzas, los recursos humanos, la mercadotecnia, entre otras.

Por supuesto, la modularización depende del tamaño y tipo de entidad que se trate, sus necesidades y el tipo de programa elegido. Y el tipo de programa elegido depende en gran medida también de las características de la compañía. Para elegir el sistema adecuado se debe realizar un análisis cuidadoso de la empresa, conocer su tamaño, sus departamentos, sus necesidades, sus expectativas de crecimiento, las operaciones que lleva a cabo y los requerimientos de cada programa.

Pero en realidad, lo más importante al respecto es la implementación del programa. Actualmente existen diversos programas que realizan este tipo de funciones y la mayoría cuentan con características similares, sin embargo, el funcionamiento adecuado no depende tanto de su diseño y capacidad como de su correcta implementación. Implementar el sistema de manera correcta, activar los módulos adecuados, aplicar la configuración ideal y realizar los ajustes específicos es lo que hará que el sistema funcione de la mejor manera. Por ello es recomendable que se acuda con un experto para que este realice el análisis de la organización y aplique la implementación del programa.

Entonces, en resumen, las respuestas a estas preguntas comunes son: un sistema ERP es un programa de cómputo para la gestión y administración empresarial; sirve para automatizar los procesos, disminuir costos y tiempos de producción y operación y tener un mayor control sobre los procesos; y el programa se elige con base en las necesidades de la empresa tomando en cuenta que lo más importante es la implementación.

Evolve-IT, como empresa experta en el área, recomienda ampliamente el uso de este tipo de herramientas y pone a disposición del cliente sus servicios para elegir el programa adecuado con base en las características de cada organización y llevar a cabo la implementación de manera adecuada para garantizar el funcionamiento correcto del sistema.

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