Llevar la contabilidad de un negocio, empresa o despacho de manera correcta es una de las tareas más difíciles hoy en día, sobre todo cuando se habla de trabajadores independientes, despachos, pequeñas empresas y negocios pequeños.
Sin importar el tamaño de la empresa, las tareas contables suelen ser uno de los dolores de cabeza más comunes para los empresarios. Una de las principales razones por las que esto sucede es que, a pesar de no ser una ciencia compleja, la contabilidad requiere de conocimientos y habilidades específicas que solo un especialista del área conoce y sabe manejar.
No obstante, en muchas ocasiones resulta complicado contratar los servicios de un contador o encontrar uno que lleve a cabo sus funciones de manera cabal y eficaz. Por fortuna, hoy en día existen herramientas que ayudan a compensar estos problemas y a satisfacer las necesidades contables de las empresas. Una de estas herramientas es el software de contabilidad.
Esta herramienta es un programa de computación diseñado específicamente para llevar a cabo los registros contables de las operaciones de una empresa o negocio. Por supuesto, existen diferentes programas, algunos con usos y características generales, otros mucho más especializados en algún tipo de funciones o algún tipo de empresa, negocio o función.
No es sorpresa, sin embargo, que muchos empresarios aún tengan dudas respecto del uso de este tipo de herramientas, sus ventajas, desventajas, los beneficios que puede ofrecer, su efectividad y cómo elegir uno.
El primer punto es saber elegir de manera correcta el programa adecuado para la empresa. La correcta elección de un software de contabilidad puede determinar en gran medida los resultados de esta, pues la información contable y financiera en toda organización es fundamental para la toma de decisiones, la generación de estrategias y el rumbo que el negocio pudiese tomar. Por esto, la elección correcta de un sistema informático es de vital importancia para el crecimiento y desarrollo de la empresa.
Una vez hecha la elección, el resto es mucho más sencillo, pues solo tiene que llevarse a cabo la implementación adecuada del sistema para que este comience a registrar y contabilizar las operaciones. Este tipo de programas de cómputo son una buena herramienta para mantener el control de las operaciones de una empresa, pero es necesario que los usuarios conozcan los beneficios que su uso les ofrece y algunos detalles que podrían resultar no tan favorecedores.
Un sistema informático diseñado para realizar tareas contables ofrece como primera ventaja la velocidad, pues tiene la capacidad de registrar, almacenar, procesar, buscar y proporcionar información de manera rápida y precisa, sin necesidad de buscar archivo tras archivo, papeles, documentos, hojas o tarjetas.
Otra ventaja del uso de un sistema automatizado es que el volumen de producción puede ser incrementado de manera considerable, esto derivado de la rapidez con la que el sistema trabaja y procesa la información. Asimismo, al comenzar a utilizar un software de contabilidad se puede notar de manera inmediata una clara reducción de errores, ya que el sistema realiza las operaciones de manera automática y su margen de error es mínimo, prácticamente nulo.
Con el uso de un sistema como este los procesos se automatizan y esto, además de agilizar las operaciones y ahorrar tiempo de análisis, ayuda a tener la información siempre disponible y de manera automática. De esta forma basta con solicitar los datos, archivos o información requerida y de manera automática se tendrá. Diarios, registros, estados financieros, inventarios, informes especiales, balances financieros, cualquier registro que se necesite se tiene siempre a disposición del usuario.
Los gastos y costos de la empresa pueden ser reducidos al utilizar una herramienta de este tipo, pues se requiere una menor cantidad de personal en el área contable, ya que la mayoría de las tareas se concentran en el sistema. En general, un sistema de este tipo ofrece grandes beneficios para cualquier negocio o empresa, siempre y cuando la elección del programa haya sido adecuada, al igual que su implementación y que, una vez en operación, la información se ingrese de manera oportuna y correcta.
No se puede decir que existan desventajas en el uso de un sistema informático contable, pero hay algunos detalles que deben ser considerados por los usuarios. En primer lugar se debe tener un equipo contable para analizar y dar validez a los resultados que el sistema arroje, pues un programa como este no sustituye al contador, sino que lo complementa.
Una falla en el sistema, apagón, actividad electromagnética o accidente podría resultar en una pérdida total de la información si no se cuenta con un respaldo adecuado, al mismo tiempo el sistema podría ser susceptible a fraudes o espionaje si no se cuenta con un sistema de seguridad electrónica adecuado.
Finalmente, se debe considerar que el sistema requiere mantenimiento y actualizaciones, lo que, dependiendo del programa, podría resultar en un alto costo monetario, adicional a la compra e implementación del programa, que ya requiere una inversión considerable.
Se puede concluir que un software de contabilidad resulta muy útil para las empresas, sobre todo tomando en cuenta las necesidades actuales de las organizaciones, pero es muy importante que el empresario considere todos los detalles y características del sistema que desea implementar y de su empresa para que la elección sea la mejor.
Por supuesto, solicitar apoyo o asesoría a un experto en este tipo de sistemas informáticos es lo ideal, pues el experto puede ofrecer diversas opciones con base en las necesidades y características de la empresa. Y qué mejor experto que Evolve-IT, el mejor equipo de consultores en el uso e implementación de sistemas para la gestión y administración empresarial.