3 Razones importantes para documentar el proyecto del ERP

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Un ERP es un software el cual es algo intangible, es decir, que no se ve a simple vista o no lo podemos tocar. Por tanto, es complicado poder cuantificar o identificar los avances que pueda tener la implementación de algo que no podemos ver o tocar.

A diferencia de la construcción de una casa (por citar un ejemplo) en donde físicamente y visiblemente podemos ver los avances de la construcción, en el caso de la implementación del ERP el único modo de poder tener visibilidad de los avances del proyecto es generar documentación de sus fases y sus actividades, pero estas no son las únicas razones por las cuales se debe documentar el proyecto del ERP.

El documentar el proyecto del ERP es importante por 3 motivos:

documentar el proyecto del erpSoporte técnico. El documentar el proyecto del ERP con un enfoque  de soporte facilita las tareas al equipo de mesa de ayuda para resolver incidencias en la instalación del ERP. Esta documentación es fundamental sobre todo cuando se desarrollan configuraciones o hay procesos especiales que cuando dejan de funcionar u ocurre una excepción pudieran llegar a detener la operación. Cuando se posee la documentación, el personal de la mesa de ayuda (ya sea el consultor o el cliente) puede resolver los incidentes de forma más rápida y concreta.

Cambios de personal. Tanto la casa consultora como la organización que implementa el ERP no están exentos de tener rotación de personal ya sea antes, durante o después de la implementación del ERP. Cuando se tiene como proceso el documentar el proyecto del ERP, si llegara a haber algún cambio en el personal, el personal nuevo que se incorpore podría consultar la documentación e incorporarse más rápido al proyecto. Cuando no se documenta, se le tiene que explicar desde cero al nuevo personal corriendo el riesgo de omitir algún detalle que mas adelante pudiera impactar en el proyecto.

Historial. El documentar el proyecto del ERP no es solamente firmar la asistencia a una capacitación, los documentos de diseño o una batería de pruebas. Es bueno documentar con fino detalle como por ejemplo cuando el consultor promete o realizó un adicional o cuando un usuario recibió mas de una capacitación sobre el mismo tema. Tomando en cuenta los ejemplos anteriores, si el consultor promete algo y no quedó asentado, si hubiera un cambio de consultor, el nuevo consultor no estaría obligado a realizar el adicional ya que no está asentando en ningún lugar. También si el consultor realiza el adicional y no lo asienta, podría estar dejando sin visibilidad a la mesa de ayuda o terminando el proyecto en mas tiempo sin alguna justificación. En el caso del usuario que ya ha tomado varias capacitaciones, el dejar evidencia de esto ayuda a tomar decisiones en cuanto al desempeño de la persona o incluso en cuanto a la calidad de las capacitaciones pero sin duda es una señal de alarma para el comité del proyecto que pudiera derivar en una toma de decisiones.

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