Uno de los softwares clasificados como ERP para pequeñas y medianas empresas que han tenido mejor aceptación y bueno volúmenes de venta en México es SAP Business One. México representa para el fabricante de software SAP el cuarto país donde mas se vende SAP Business One a nivel mundial.
El equipo comercial y de consultoría de Evolve IT ha tenido experiencia comercializando e implementado otros ERP’s de talla mundial y ambos concluyen que SAP Business One tiene grandes ventajas sobre otras aplicaciones y quizás son estas las que hacen que el ERP para pymes de SAP tenga un éxito tan abrumador.
A continuación listamos las principales características o las ventajas que consideramos que le han dado un gran éxito a SAP Business One en México:
Facilidad de uso. Una aplicación de software difícilmente tiene éxito si no es fácil de utilizar. SAP Business One tiene un uso muy similar a Microsoft Windows y a Microsoft Office por lo que los usuarios que no conocen SAP se les facilita o se les reduce la curva de aprendizaje lo que ayuda a disminuir la resistencia al cambio que es uno de los factores principales para no tener una implementación exitosa independientemente de la herramienta a la que se quiera cambiar.
Muchas empresas pymes tienen personal con bajo nivel de formación o incluso sin ningún tipo por lo que se vuelve todo un reto el poder modernizar empresas que vienen de trabajar en papel e inician su contacto con computadoras y directo a la utilización de un ERP. En este tipo de situaciones es fundamental iniciar con herramientas sencillas de utilizar y/o fáciles de aprender por lo que SAP Business One ha podido satisfacer ambas necesidades.
Nivel de personalización. Si bien hay usuarios que pueden tener años de experiencia en otras aplicaciones siempre van a desear o tratar de tener condiciones similares a las que venían trabajando. En este punto no nos referimos a los procesos, nos referimos a simples temas de captura o de visualización de datos en las ventanas. Es muy recurrente escuchar de los usuarios que en su sistema anterior podían ver al mismo tiempo determinado conjunto de datos o que capturaban menos datos en la ventana por citar algunas menciones.
En SAP Business One la configuración de las ventanas y los campos permiten satisfacer hasta los gustos mas exigentes; en la nueva versión hasta es posible eliminar de la pantalla todos los campos que no sean necesarios capturar o bien reposicionar los campos en las ventanas además de ocultar y renombrar campos.
Si bien estas funciones muchas veces no aportan valor directamente a la organización, permiten hacer una transición de sistemas mas suave y genera menos conflictos al momento de la implementación. En ocasiones hay muchas personas que solo se dedican a buscar defectos o pretextos para no utilizar el sistema o incluso sabotear el proyecto. Con este tipo de nivel de personalización o de capacidad de adaptación del sistema se vuelve complicado para estas personas el poder estar en contra del cambio cuando prácticamente a todas sus solicitudes se les puede atender de manera positiva.
Ya sea por resistencia al cambio, por necesidad o incluso necedad el sistema está preparado y ayuda a resolver este tipo de problemáticas. Con otros sistemas estos cambios son posibles pero muchas veces solo a través de desarrollo, programación o alteración del código fuente lo que trae impactos negativos en el mantenimiento del sistema a largo plazo y por supuesto en altos costos iniciales al momento de la implementación.
Apego a los temas legales/fiscales. SAP está comprometido con la versión que es específica de México en cuanto a los asuntos legales y fiscales. En los últimos años hemos visto que la Secretaría de Hacienda a implementado muchos cambios en el afán de tener mayor visibilidad de la recaudación y por supuesto del cobro de la misma por lo que se hizo obligatoria la facturación electrónica, la contabilidad electrónica y hace unos años más atrás se cambiaron las tasas del impuesto al valor agregado así como la homologación de las tasas de la frontera.
Todos estos cambios han tenido un impacto directo a nivel sistemas o softwares de gestión empresarial. SAP está comprometido en implementar en Business One estos cambios y así lo ha ido haciendo. Algunos de nuestros prospectos se decidieron por SAP porque con sus herramientas actuales o no había soporte para funcionalidades nuevas o bien tenían que realizar trabajos adicionales para poder sustentar su operación.
El surgimiento de la facturación electrónica y contabilidad electrónica fue un gran acontecimiento para dejar sistemas obsoletos y migrar a plataformas actuales y SAP fue uno de los ganadores y reforzó su imagen de ser un ERP preparado para los cambios que se puedan llegar a presentar.
Soluciones de industria. SAP Business One puede administrar cualquier negocio en cuanto al tema contable-administrativo ya que todos ellos requieren de llevar contabilidad, de comprar, de vender, de cobrar o pagar, pero no todos los negocios tienen las mismas problemáticas para controlar su operación.
La operación de cada negocio es muy variable. Por ejemplo, hay negocios que viven de atender rápido a sus clientes como en retail con puntos de venta; hay empresas que requieren controlar sus proyectos en cuanto a ingresos y egresos por actividades o bien hay empresas que requieren controlar y costear cada actividad de su proceso de manufactura.
Hay muchas aplicaciones de software que pueden responder a cada una de estas necesidades específicas pero no tienen una integración o funcionalidad contable-administrativa como lo son los clásicos puntos de venta que administran todo menos la contabilidad o softwares especializados en manufactura pero que no facturan o no tienen contabilidad.
Hoy en día con SAP es posible tener lo mejor de estos dos mundos: las funciones contables-administrativas totalmente integradas a soluciones operativas por tipo industria. SAP tiene funcionalidades para vender en empresas de tipo retail pero si se quiere tener todo el potencial de una solución de punto de venta SAP puede proveer de soluciones de punto de venta totalmente integradas y que despliegan todo el potencial contable-administrativo con el de cualquier punto de venta de clase mundial.
Así mismo podemos platicar de soluciones para industrias como la textil, de alimentos, maquinaria, proyectos, manufactura discreta o por proceso y muchas otras mas. SAP Business One no solo cubre la operación básica de una empresa, también es capaz de especializarse hasta en industrias poco atendidas como son el de la industria petrolera o de manufactura agrícola.
Con SAP no hay limitaciones por adaptabilidad, por nivel de funcionalidad, por nivel de recursos humanos o por tipo de industria. SAP es capaz de aportar valor a las organizaciones en situaciones complejas y ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos.