Es bien sabido que la contabilidad es una de las tareas más importantes para cualquier empresa, pues sobre ella se fundamentan las decisiones financieras y de inversión de una compañía. Un sistema contable efectivo se encarga de contener los registros, de forma manual o computarizada, de todas las transacciones financieras con el propósito específico de categorizar y analizar la información del manejo de los recursos de la organización con diversos propósitos. Por ellos, cuando un contador selecciona un sistema contable, debe comprender las necesidades y objetivos del negocio.
Sin embargo, llevar a cabo las tareas de contabilidad de forma manual debe ser una labor muy ordenada y en esa medida, bastante complicada, pues los contadores deben dar seguimiento a un sinfín de detalles técnicos que requieren de mucha concentración y si se comete algún error, es necesario revisar cientos de documentos para conocer en qué parte del informe global financiero se cometió la equivocación. La contabilidad manual puede abrumar muy pronto a una persona; además, contratar un personal de tiempo completo que se dedique a esta tarea no es nada económico.
En la actualidad, los avances tecnológicos y científicos han permitido a las empresas reducir los costos de operación en el área de contabilidad. Gracias a los novedosos sistemas de software de contabilidad las empresas u organizaciones han logrado mantener el orden en sus finanzas, esto se debe a que la gran mayoría de los sistemas computarizados de contabilidad cuentan con procesos automáticos que detectan y comprueban de inmediato cualquier error matemático.
Es muy común en el área de contabilidad que ocurran errores en las cuentas si se realizan de forma manual, pero con los sistemas computarizados de contabilidad es posible evitarlos. Cuando ocurre un error en las finanzas de la empresa puede desencadenar reacciones negativas que podrían costarle millones de pesos a la entidad. Cuando esto ocurre, es necesario recurrir a las demás aéreas de operatividad de la empresa para determinar en qué estrato se cometió el error, situación que representa una pérdida de tiempo y de productividad.
Contar con un sistema totalmente automatizado como lo es el software de contabilidad, reduce al 100% las posibilidades de que pueda existir un error humano que pueda costar pérdidas a la empresa. Hoy en día, el mercado global y cambiante que se ha formado a través de la implementación del sistema Neoliberal no permite que las empresas cometan errores financieros o de inversión; si esto ocurre, la empresa podría irse a la quiebra. No por nada los especialistas en economía han denominado a nuestra época como la era del Capitalismo Salvaje.
Es claro, entonces, que limitar el error humano en la era del Capitalismo Salvaje es vital para la permanencia de un negocio en el mercado global. Además, el sistema de contabilidad computarizado tiene la asombrosa capacidad de generar informes en cuanto lo desee el personal del área gerencial, situación que, en condiciones normales, podría llevar hasta una semana a un equipo compuesto por seres humanos. Esto representa una amplia ventaja sobre la competencia; en el caso de una inversión, por ejemplo, resultaría más rápido para el área gerencial saber si la compañía cuenta con finanzas sanas que le permitan invertir en una nueva opción de negocio.
Además, un software de contabilidad puede desarrollar informes completamente personalizados. Esto quiere decir que si el área gerencial desea saber los gastos que se han efectuado en el pago de nóminas, en el alquiler de las oficinas, en la comercialización o el costo de las operaciones diarias, el sistema computarizado de contabilidad será capaz de desglosar en tan sólo unos minutos el balance solicitado. Cuando este sistema se utiliza de forma correcta, permite a la empresa contemplar las necesidades de presupuesto, indicando a los inversionistas, de forma rápida, en qué se ha gastado su dinero.
Un informe contable preciso y oportuno puede capacitar a los altos ejecutivos de la compañía a tomar decisiones correctas, pues la información brindada por el sistema de contabilidad computarizado les da la posibilidad de incrementar sus posibilidades de éxito a la hora de tomar una decisión. Estos sistemas representan una ventaja no sólo para los inversionistas, sino para los contadores, quienes ofrecen mejores resultados a sus superiores.
Por otra parte, un software de contabilidad permite a los encargados del área tener respaldos almacenados en la computadora o en línea. Esto representa una ventaja, pues se han registrado casos en donde se extravían los documentos y los contadores deben realizar de nueva cuenta el informe. Gracias a este sistema computarizado es posible que las empresas se mantengan al día en el registro de sus finanzas, evitando cobro excesivo de impuestos por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito público (SHyCP).
Por último, es importante mencionar que el beneficio más importante que ofrece este sistema de contabilidad es que reduce costos en la contratación de personal especializado. Un servicio humano de contabilidad no es nada económico, pues al menos se requieren de cinco empleados, dependiendo la capacidad financiera del negocio, que trabajen de tiempo completo. El software de contabilidad elimina la mayor parte del trabajo manual que realizan los contadores, por lo que sólo un contador puede ser suficiente para satisfacer las necesidades de la empresa.
Si usted está pensando en la posibilidad de implementar un software de contabilidad para el mejor manejo de las finanzas de su empresa u organización debe saber que lo más importante es que un grupo de expertos le brinde asesoría para que conozca cuál es sistema de contabilidad computarizado que más se adapta a las necesidades y objetivos de su caso. Evolve-IT es una empresa que se encarga de brindar asesorías para que la implementación de su sistema de contabilidad sea la más adecuada.
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