Implementar un programa de cómputo con fines administrativos como un software punto de venta, de contabilidad o de inventarios en una empresa siempre es una decisión importante. Los empresarios suelen preguntarse si esto es realmente necesario, qué beneficios ofrece, qué mejoras se verán en los procesos, cuáles serán las ganancias, si la inversión valdrá la pena e incluso si será funcional el programa o aplicación elegida.
La incertidumbre al adquirir herramientas como estas es común, pues son sistemas que requieren de una inversión económica, a veces considerable, y su funcionamiento no está garantizado al 100%, no por el sistema en sí, sino porque la efectividad del sistema depende de qué tan bien haya sido elegido, que cumpla con las características requeridas por la empresa y que haya sido correctamente implementado.
En general, la respuesta a la mayoría de estas preguntas es que la instalación de un programa que ayude a la empresa con el manejo y registro de sus operaciones es una inversión que siempre vale la pena. Uno de los principales problemas al implementar un software punto de venta, o cualquier otro tipo de programa para la administración, es que muchos empresarios eligen por su propia cuenta y sin el asesoramiento adecuado el programa que utilizarán para el registro de sus ventas.
Pero antes de implementar cualquier sistema es necesario reflexionar y entender que todas las organizaciones tienen características diferentes y por ello no cualquier sistema puede ser funcional en cualquier empresa. Incluso no es posible que aquellas empresas que realizan actividades similares o pertenecen al mismo régimen o giro comercial y tienen objetivos y operaciones comunes puedan implementar el mismo sistema, esto debido a que sus procesos, políticas y estructuras son diferentes, por lo tanto, el sistema a implementar debe ser también diferente.
Quizás no necesariamente diferente, pero sí ser configurado con base en las características de la empresa, sus necesidades, su tamaño, su estructura, y no con un configuración general, porque no funciona de la misma manera una empresa cuyo giro es la compra y venta y tiene diferentes tiendas en diferentes lugares que una empresa que produce y vende sus propios productos.
Al momento de pensar en implementar en una empresa un software punto de venta es fundamental entender algunos aspectos.
Todo programa de cómputo con fines de gestión y administración empresarial tiene un conjunto de procedimientos específicos y estandarizados de almacenamiento y manejo de la información y otros procesos que son mucho más flexibles y que se adaptan a las necesidades de la empresa, siempre y cuando el sistema haya sido configurado de manera adecuada.
Por lo tanto, para adquirir e implementar un sistema de cómputo para administrar las ventas de una entidad es necesario conocer sus características generales, el tipo de ventas que hace, el inventario, el número de tiendas, el número de terminales, etcétera, incluso los detalles o características que pudiesen parecer intrascendentes pueden servir para elegir e implementar el mejor programa posible y configurarlo de la mejor manera.
Un sistema de administración de ventas no está compuesto solo por el software, también se requiere de un hardware. Terminales de ventas, impresoras de tickets, registradora, pantallas y monitores, teclados programables, lectores de código de barras, lectores de tarjetas, puntos de venta inalámbricos, dispositivos de captura de firma, incluso terminales de información multimedia para información al cliente, son los tipos de aparatos que puede requerir el sistema.
Es importante tomar en cuenta que al igual que las funciones son programables y no todas requeridas, no todo este hardware es requerido por la empresa para el funcionamiento del sistema y mejoramiento de sus operaciones. Las grandes ventajas que ofrece un software punto de venta sin duda superan a las pocas posibles desventajas.
Con un sistema bien implementado se puede tener un excelente control de la contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, los activos, control de inventarios, relaciones de compras, facturación, estadística de ventas, administración del almacén, pronóstico de ventas, logística, arqueo y corte de cajas y presupuesto financiero.
Como se puede ver, a pesar de ser un programa diseñado para el control y manejo de las ventas, la información registrada y generada es útil para muchas áreas y departamentos, no solo para las ventas. Las posibles desventajas de una herramienta como esta son los costos de compra, implementación y mantenimiento, pero por lo general, si el sistema es el adecuado y su implementación fue la correcta, la inversión es recuperada y multiplicada de manera rápida.
En Evolve-IT conocemos las dudas y reservas que puede tener un empresario al implementar un sistema, precisamente por eso nosotros ofrecemos asesoría antes de ofrecer cualquier producto y analizamos las características y requerimientos de la empresa para poder ofrecer el mejor de nuestros servicios. Contamos con experiencia en la implementación de software punto de venta y sistemas ERP que podrían realizar las mismas y más funciones, todo dependiendo de las necesidades que el cliente tenga.
Cabe mencionar que nuestro servicio no se limita a la primera implementación de algún sistema, también llevamos a cabo la transición de un sistema a otro, orientación en el uso de los programas y realizamos reimplementaciones, es decir, si en una empresa se realizó una mala configuración de algún programa, nosotros lo reconfiguramos para que su funcionamiento sea el ideal y siempre ofrecemos servicios de consultoría para el manejo y mantenimiento adecuados de los sistemas.
Solo queda agregar que quedamos a tu disposición para cualquier duda, aclaración o solicitud de servicios que tengas y con gusto te atenderemos.