La parte más fundamental de un negocio es su inventario. En él podemos estar al corriente de lo que hay en bodegas, existencia y lo que se ha vendido. Antes se tenía que llevar a mano y tomaba horas de los empleados mantenerlo al día. En la actualidad eso cambió gracias al software de inventario.

Estos softwares para llevar el control del inventario gestionan el registro de la empresa, en él podemos tener un acceso fácil a los productos existentes, las compras y ventas. Facilita el rastreo de la información.

Asimismo, optimiza la gestión logística del producto, especialmente en el caso del e-commerce donde automatiza los procesos del comercio, por ejemplo: lleva un control de los pedidos, el transporte, cálculo de costos, almacenamiento, envío y entrega. Por lo cual elimina la necesidad de que lo haga alguien personalmente, ahorrando tiempo y costos para llevar a cabo las tareas que puede hacer el software.

software para inventarios

¿Cuáles son sus características?

Estas son algunas de las principales características que deben tener el software de inventario:

  • Sistema automatizado. Los mejores softwares para inventarios tienen la opción de automatizar el proceso.
  • Se actualiza con escáneres. Pasar el código de barras de un producto actualiza el automático este sistema, o alguna forma que se le comunique al sistema que ese producto ya fue vendido. Esto con el fin de mantener un rastreo de cada producto.
  • Notificaciones del stock. En el caso de que algún producto se esté agotando, tiene la capacidad de avisarme para volver a llenar el stock. Esto sirve para tener un buen seguimiento de cuáles son los productos que tienen mayor demanda.
  • Generación de informes. Así como los empleados antes hacían un informe diario, el programa es capaz de hacer informes con la información que se necesite para llevar el mejor control posible.
  • Registros de orden de compra. Esto permite un seguimiento de los artículos que está almacenando.

Tipos de Software de inventario

Tipo ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) es un tipo de software que ayuda a las empresas a planificar sus recursos. En él se puede llevar el control de la contabilidad, el abastecimiento, administración de proyectos, el cumplimiento, el control de riesgos, entre otras. Algunos incluyen la opción que ayuda a planificar, presupuestar, informar y predecir los resultados financieros de la empresa.

Uno de los más populares es SAP Business One que pueden conseguir en Evolve IT: Consulting & Solutions. Estos son algunos de sus beneficios:

  • Pueden obtener más conocimientos claves de su empresa.
  • Optimiza el trabajo.
  • Menos riesgos.

Software de almacenamiento local

Existen algunos de estos softwares para inventarios que necesitan la instalación de servicios y equipos de hardware. En este caso pueden ser ERP o los más sencillos tipo Kardex que no dan más beneficios que saber que productos existen dentro del almacén.

Software en la nube

El software de inventario en la nube tiene más ventajas, ya que puede acceder a la información en cualquier lugar y momento, mientras que el de almacenamiento local solo puede ser revisado a través de la computadora donde fue instalado.

A pesar de que pueda pensarse que el hecho de que la información está guardada en la nube lo hace más fácil al hackeo, estos sistemas tienen los más altos estándares de seguridad. En el caso del ERP que controla más áreas empresariales, cada área solo tiene el acceso limitado a su trabajo, es decir, no podrán conocer los datos que se pueden acceder desde la gerencia.

Licencia o pago por uso

Hay software del cual solo tienes que comprar la licencia una vez, mientras también existe la opción de pagar una especie de suscripción. La mayoría ya son por suscripción, lo cual da la ventaja de que en caso de que haya actualizaciones o mejoras puedas acceder a ellas sin tener que comprar un nuevo programa para ello.

¿Qué deben tener en cuenta a la hora de elegir el software de gestión para inventario?

Lo que deben tomar en cuenta para escoger un software de gestión y control de inventario es las necesidades de su negocio. Eso les guiará sobre cuáles funciones necesitarán. Igualmente, aquí les compartimos algunos detalles que pueden servirles para elegir la mejor opción para su negocio.

▪         Seguridad

Los datos que almacenan los softwares de gestión de inventario pueden ser muy sensibles, por lo cual es importante que tengan la seguridad necesaria para no llegar a las manos equivocadas.

Por otra parte, la pérdida de esta información puede ser perjudicial para la empresa, incluso recuperarla puede significar una gran inversión monetaria. Por eso es muy importante que la herramienta que decidan utilizar proteja muy bien su información y ofrezca la opción de tener respaldos seguidos, para que en caso de que se borre o haya un error en el sistema, se pueda acceder al respaldo y no perder ninguna información valiosa para la toma de decisiones de su empresa o negocio.

▪         Precio

Adquirir un software que sirve para la gestión y control del inventario de su negocio significa una Buena inversión de dinero. Por suerte en la actualidad hay muchas opciones de estos softwares en distintos precios.

El SAP Business One del cual somos mayoristas en Evolve IT: Consulting & Solutions, está a un precio competitivo. Sin embargo, esta inversión tiene ROI, ya que les ofrece la mejor opción de software de administración de recursos empresariales que hay en el mercado. Existe la versión instalable y la de la nube.

▪         Las funciones que incluye

Algunas empresas no necesitan un programa de gestión de inventario con tantas funciones, por eso es muy importante que piensen en las necesidades que debe cumplir para su negocio este sistema.

Cada vez hay más funciones en los programas que existen en el mercado. Por ejemplo, existen los que siguen por completo el recorrido de compra de los productos, los que toman registro de los productos que más se venden y los que más tiempo tardan en vender. Estas funciones son las que nos ayudan a hacer crecer nuestra empresa con más facilidad.

Si necesitan un software que les de ayuda para tomar decisiones el tipo de ERP como lo es SAP Business One es una gran opción para ti.

▪         Servicio de atención y soporte

Puede resultar importante saber cuál es la disponibilidad de las personas especializadas para la atención a clientes. Ya que en caso de que haya una falla en el sistema, podrán saber qué tan rápido obtendrán una respuesta.

▪         Ventajas y desventajas del software

Finalmente, suele ser de gran ayuda comparar las ventajas y desventajas de los softwares que existen en el mercado. Así podrán tener un panorama más completo de lo que el sistema puede hacer por ustedes.

Si desean conocer más sobre nuestros servicios en Evolve IT estaremos disponibles para ayudarlos en todo lo que necesiten. Pueden comunicarse con nosotros a través del chat que se encuentra en nuestro sitio web o bien pueden contactarnos a través del WhatsApp +52 55 6629 8244. Igualmente, pueden visitarnos en nuestras sedes ubicadas en Blvd. Antonio I. Rodríguez 2100 Piso 11 Col. Santa María. Monterrey, N.L. CP.64650 o en Depto. 304-B, Av. Homero 538, Polanco V Secc, Miguel Hidalgo, 11560 Ciudad de México.

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