Sistema ERP
Un sistema ERP es una aplicación de software cuyo objetivo principal es la planeación de los recursos empresariales (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning).
Nos referimos a la planeación de los recursos empresariales al conjunto de procesos involucrados en la operación y administración de cualquier empresa, como procesos de suministro, facturación, cobranza, contabilidad, compras, manufactura, entre otros.
Características generales del sistema ERP
La característica fundamental de un ERP es que es capaz de soportar y administrar estos procesos antes mencionados a través de un software que posee una única base de datos, es decir, todos los datos e información inherentes a los procesos empresariales están almacenados en un único repositorio de información o una sola base de datos.
Es muy común que empresas recién formadas ya sea por tema de costos o por simplicidad comiencen a administrar sus empresas mediante hojas de cálculo, libretas o aplicaciones de software aisladas que no tienen comunicación entre sí.
Cuando una empresa tiene su información repartida o dividida entre diferentes plataformas y personas, genera barreras invisibles dentro de la organización que dificultan el acceso a la información, genera duplicidad y cuando se es requerida es difícil encontrarla e integrar datos en los diferentes medios en los que se encuentra.
Pongamos como ejemplo 3 medios de información: el sistema de facturación, la hoja de cálculo de la cobranza y el sistema de contabilidad.
En el sistema de facturación se ubican todas las facturas que genera la organización donde se encuentran datos como el de clientes y productos. En la hoja de cálculo tenemos datos de facturas, clientes, fechas de pago y cobros. En el sistema de contabilidad tenemos datos de clientes como cuentas contables con registros de cargos y abonos que se ingresan manualmente por estas operaciones.
Cuando no se tiene un sistema ERP y se mantienen estos medios de información hay varios datos que se capturan en más de una ocasión, como el «Cliente». En el sistema de facturación se da de alta, en la hoja de cálculo se captura y en el sistema de contabilidad también se ingresa.
La captura de un mismo dato más de una vez no solo acarrea el problema de esfuerzos repetidos y, por ende, más tiempo perdido; sino que implica la probabilidad de ingresar mal la información a alguno de los sistemas.
Después del fin de mes y al momento de hacer un cierre generalmente se cotejan los datos de todos los sistemas. El terror comienza cuando después de haber ingresado 1,000 facturas y 1,000 registros contables nos damos cuenta de que el total de facturas da 100,000 y en registros contables tenemos 90,000. ¿Qué hacer?, ¿qué sistema está correcto o los dos están mal?
Aquí viene el paso de revisar documento por documento, factura por factura ingresada en ambos sistemas para determinar si están todos los documentos capturados o si hay alguno que no esté capturado correctamente. Nuevamente regresamos al problema de invertir más tiempo que eso se traduce en dinero o dejar de hacer cosas más productivas para la organización.
¿Cómo optimizar el proceso y evitar errores con ERP?
Hasta ahora hemos mencionado dos inconvenientes de trabajar en aplicaciones aisladas: revisiones adicionales (tiempo) y capturas repetidas (tiempo). Otro inconveniente que va de la mano de los dos anteriores es la calidad de los datos y de la información.
Si tenemos que esperar a final de mes para cotejar que los datos ingresados a los sistemas son correctos, ¿qué pasa a mitad de mes?, ¿cómo poder tomar decisiones acertadas?, ¿cómo corregir el rumbo?, ¿cómo evitar acciones antes que las cosas sucedan?
Uno de los principales activos de cualquier organización, después de los recursos humanos, quizás sea la información. Conocer la situación actual de la empresa en cualquier momento puede ser fundamental para la toma de decisiones. El mercado puede tener cambios repentinos y para adaptarnos a este mundo cambiante debemos de tener la capacidad de tomar decisiones en el momento.
Cuando se manejan sistemas aislados esto pudiera no ser posible. Decimos que no es posible porque si hay que integrar y cuadrar información esto podría llevar días de trabajo y si se necesita reaccionar rápido la oportunidad quizás ya haya pasado. Esto equivaldría a estar leyendo el periódico de hace 3 o 4 días para tomar una decisión sobre si cambiar o no divisas o vender o comprar acciones en la bolsa.
Con un sistema ERP las cosas se facilitan. Se evitan las capturas duplicadas, se impulsa la productividad y la calidad de la información se incrementa.
Un sistema ERP no va a evitar que el usuario capture mal un documento o un dato pero si le puede ayudar a determinar de manera más rápida y sencilla en donde se ubican los errores y poder corregirlos en el momento.
Saber que la operación fluye, en la mayoría de los casos sin errores, permite tener la confianza y la seguridad que las decisiones basadas en la información que arroja el sistema son veraces y oportunas permitiendo a la organización estar un paso adelante del resto.
Un ERP, como SAP Business One, no solo ofrece los valores mencionados, también el mismo software sugiere procesos llamadas «mejores prácticas» que son procesos predeterminados en cuanto a configuración que son el resultado de la experiencia de la empresa alemana SAP a través de 40 años alrededor del mundo.
Integra SAP Business One, el mejor ERP, con B1Pro
Hay muchos sistemas ERP y la gran mayoría trabaja resolviendo las problemáticas expuestas al principio de este texto, pero solo SAP integra esa experiencia de 40 años dentro del mismo ERP. Con SAP no solo se invierte en un sistema ERP, se invierte en una plataforma de negocios que sirve como guía para llevar a su organización al éxito al igual que lo ha hecho con otras 50,000 empresas pyme alrededor del mundo.
En B1Pro estamos disponibles para ayudarlos en todo lo que necesiten. Pueden comunicarse con nosotros a través del chat que se encuentra en nuestro sitio web, a través del WhatsApp +52 (55) 6629 8244 o visítenos en nuestras sedes ubicadas en Blvd. Antonio I. Rodríguez 2100, Piso 11, 64650, Col. Santa María, Monterrey, N. L. o en Depto. 304-B, Av. Homero 538, Polanco V Secc., 11560, Miguel Hidalgo, Ciudad de México.