Para facilitar el control y la gestión de las operaciones y finanzas, toda empresa requiere de un software administrativo, un programa o aplicación de cómputo diseñado y especializado para automatizar y llevar a cabo muchas de las funciones administrativas de una organización.
Con el enorme auge de los medios electrónicos, los sistemas informáticos, la gran capacidad de los procesadores y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías para el uso empresarial que se ha dado ya desde hace un par de décadas, muchas compañías han implementado en sus sistemas diferentes tipos de programas de cómputo para agilizar, facilitar y mejorar muchos de sus procesos.
Los sistemas de informática se han convertido en herramientas de uso común, infaltables en toda empresa, que facilitan la organización, el procesamiento y el análisis de la información que se genera día a día con cada operación que se realiza.
Específicamente, un software administrativo es una herramienta que se ajusta a las necesidades y características de una entidad para administrar y gestionar la información que se genera en las diferentes áreas. Este tipo de sistema puede ayudar a aumentar las ventas, a controlar los gastos, a tener un mejor registro de la información de los clientes regulares, a consolidar operaciones, a llevar la contabilidad de manera más precisa, entre otras ventajas.
Dado que las labores administrativas en toda organización son muy variadas, los programas y aplicaciones de cómputo diseñados con un propósito administrativo y empresarial también son variados. Existen los programas de contabilidad, que se encargan del manejo de todos los registros contables de una empresa, realizan cálculos de impuestos y nómina, generan facturas y recibos, categorizan las operaciones y generan balances financieros.
También están los programas diseñados para realizar y controlar el inventario de una empresa. Estas aplicaciones registran todas las operaciones de entrada y salida de mercancías del almacén o almacenes con los que cuente la entidad, e incluso de otras áreas, de esta manera se tiene un inventario bastante preciso, casi exacto, de los productos, materia prima y hasta maquinaria y equipo de la organización.
Los programas punto de venta, son otro tipo de aplicaciones de cómputo utilizadas de manera común por las empresas, sobre todo las que se dedican a la compra y venta de artículos. Este tipo de sistemas registran todas las ventas que realizan las tiendas de la entidad, realizan los cálculos, cortes de caja, emiten notas, recibos y facturas, incluso pueden llevar el inventario.
Otro tipo de software administrativo son los programas de manufactura o de costos, aplicaciones que se encargan de registrar los gastos y costos de fabricación de un producto, la cantidad de materia prima requerida, los insumos consumidos, el personal que interviene en la producción, tiempo de mano de obra, la maquinaria involucrada, de esta manera el programa realiza un cálculo mucho más preciso de lo que un artículo puede costar al fabricarse y lo que debería costar en el mercado para recuperar la inversión y a su vez obtener una ganancia aceptable.
Por supuesto, existen muchos otros programas de cómputo que se utilizan en las organizaciones para agilizar y facilitar los procesos administrativos: programas de cálculo y control de nómina, para planeación y proyección de negocios, de mercadotecnia, de cálculo de impuestos, entre muchos otros.
Sea cual sea el programa o aplicación del que se trate, todos estos sistemas de manejo y control de información permiten a los empresarios y empresas manejar los datos de manera automatizada con el fin de generar de manera más rápida, confiable y eficaz, información sobre las diversas actividades que realiza la organización y que dicha información sea utilizada por los empresarios para la toma de decisiones o generación de estrategias de negocios.
Para que un programa como estos sea útil debe ofrecer facilidad en su uso y manejo, permitir que los procesos se realicen en el menor tiempo posible y ayudar a incrementar la productividad de la empresa, tanto del capital humano como de los recursos materiales y financieros. Desde luego, el programa debe ser adaptable, moldeable, flexible, cubrir los requerimientos de la empresa para que su funcionamiento sea el deseado y así satisfaga las necesidades de la entidad y la ayude en su crecimiento y desarrollo.
El software administrativo que la empresa elija para su gestión debe contar con las características requeridas por la empresa, saber con qué programas es compatible, qué aplicaciones pueden mejorar su desempeño y si se requieren de otro tipo de programas para complementar sus funciones.
Existen incluso algunos programas que realizan todas las funciones (contabilidad, inventario, nómina, punto de venta, etcétera) de manera integral, pero se debe ser cuidadoso al momento de configurar el sistema e ingresar los parámetros, pues de hacerlo incorrectamente, todas las operaciones podrían ser erróneas.
Y precisamente por la importancia de estos dos últimos puntos es que nosotros ofrecemos nuestros servicios. En Evolve-IT somos expertos en la implementación de todo tipo de software administrativo, manejamos programas de contabilidad, sistemas punto de venta, sistemas de manufactura, programas de inventarios y sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), dependiendo del que mejor se adapte a las necesidades de la organización.
Somos una empresa con más de una década en el mercado, somos distribuidores oficiales en el país de sistemas SAP, uno de los corporativos más grandes especializados en diseño y desarrollo de software para la gestión y administración empresarial. Ofrecemos los mejores sistemas ERP que cumplen con todas las funciones requeridas de una empresa, siempre escuchando y analizando las necesidades del cliente para ofrecerles lo que requieren y piden.
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