Cuando se decide implementar el ERP SAP Business One deben estar conscientes que como toda implementación de un ERP, se deben asumir ciertos retos y factores de riesgo que se deben controlar para garantizar el éxito. Como empresa deben preparar a todo su personal para trabajar junto con el consultor externo para prepararse a asumir los factores que podrían poner en riesgo el éxito de la implementación, de los que podemos destacar la poca colaboración de los directivos y gerentes, el incumplimiento del cronograma o plan de trabajo y la falta de disponibilidad de recursos como tiempo y dinero, por mencionar algunos.
El implementar un ERP es una gran oportunidad para obtener una herramienta que ayudará a crecer a su negocio y debe aprovecharse al máximo. Ya que estos sistemas pueden mejorar de forma significativa los procesos del negocio, como por ejemplo brindar beneficios en el sentido que va de acuerdo con las mejores prácticas, reducir costos, aumentar la productividad y tener una mejor posición con respecto a los competidores gracias a las mejoras en la calidad de su servicio y la producción de sus productos.
Pero muchas empresas suponen que invertir dinero en un software ERP asegura por completo el éxito del sistema y se obtendrán de inmediato todos sus beneficios, ignorando que existen ciertos factores de riesgo tanto internos como externos que deben ser controlados y tomados en cuenta. De lo contrario se desencadenarán una serie de problemas que arruinarían por completo el alcance y éxito de la herramienta.
Principales factores de riesgo en la implementación de un sistema ERP
Así como existen beneficios al implementar SAP Business One, los factores de riesgo pueden hacer fracasar el uso de este ERP. Los factores de riesgo rara vez están directamente relacionados con el sistema, sino que se relacionan con el capital humano, financiero y administrativo que conforma a su empresa. La mayoría se puede evitar con la correcta planeación y capacitación previa a su implementación, no obstante para otras cuestiones es necesario invertir largas horas de trabajo.
- El factor de riesgo que más podría afectarlos es el no definir el alcance que tendrá el proyecto. Cuando se piensa implementar un software ERP es importante que desde el inicio del proyecto se definan muy bien las necesidades y se establezcan objetivos claros. Cuando no se cuenta con un objetivo claro, resulta difícil que todos los involucrados puedan trabajar en sintonía durante y después de la instalación del sistema. Antes incluso de elegir el sistema ERP, deben asegurarse de que el personal de su empresa iniciando con los directivos de cada departamento, tengan claro que objetivos se buscan con la implementación del ERP y de esta manera será posible determinar el alcance real del proyecto a corto, mediano y largo plazo.
- Otro factor que puede poner en riesgo el éxito en la implementación de un ERP es no tener claro las limitaciones de costo y tiempo que tiene su negocio. La mayoría de las empresas que fracasan implementando este tipo de tecnologías lo hacen por no contar con el presupuesto o tiempo necesario para instalarlo en toda su empresa, capacitar a su personal e invertir cada que se necesite. SAP Business One es uno de los ERP que es más versátil y se puede adaptar a cualquier tipo de negocio, pero se debe tener en cuenta antes de iniciar el proyecto, que se debe planificar junto con el proveedor la forma en que va a implementarse, incluyendo si su empresa tiene limitaciones de costo y tiempo. De esa manera se podrá planificar una implementación conveniente para todos y que sea 100 por ciento viable.
- Un tercer factor de riesgo es la falta de capacitación de los líderes de equipo, directivos y gerentes. La capacitación debe involucrar a todo el personal que tenga que utilizar el software, pero los líderes son los que tienen que poner el ejemplo y que cuenten con el conocimiento necesario para tomar las decisiones y facilitar tareas. Sus líderes están obligados a participar en las jornadas de capacitación para que aclaren todas sus dudas respecto al uso del sistema y que conozcan los beneficios de los ERP. De lo contrario podrían comenzar a cometer errores o divulgar entre su personal información errónea que afecte la funcionalidad.
- Un factor de riesgo que no suele considerarse como tal es la intervención de la alta dirección, sobre todo cuando no logran de involucrarse durante todas las fases del proyecto y no se encuentran informados del alcance que tendrá dentro de la empresa. Debido a que los ERP representan un cambio importante en las operaciones de las empresas, es importante que los más altos directivos estén dispuestos a colaborar y a mantener interés durante todo el proceso.
- Otro factor de riesgo que también es muy común en las empresas, es que no cumplan con todo el plan de trabajo. Cuando se implementa un ERP como SAP Business One, se hace mediante un plan de trabajo y deben comprometer a cumplirlo. De lo contrario, el ERP sólo quedará en la empresa con un software más y no se explotará al máximo su potencial, representando una inversión fallida. Dentro del plan de trabajo se debe considerar a todos los usuarios de la empresa y compaginar sus actividades diarias con la operación.
- El último factor de riesgo que mencionaremos es que la empresa no este dispuesta al cambio en su sistema de operaciones. Es común observar como algunos dueños de negocios desean que sus empresas obtengan grandes cambios y mejoras, pero al mismo tiempo se aferran a sus viejas prácticas de negocios y sistemas que ya no aportan beneficios significativos. Por ello, es importante que tengan la mente abierta y entiendan que los cambios que traerá el ERP traerán beneficios a la empresa.
Si su empresa está a punto de implementar el software ERP deben asegurarse de tener en cuenta todos los factores de riesgo y solicitar la ayuda de especialistas para conocer cómo evitarlos y enfrentarlos de ser necesario. Para la implementación de SAP Business One, los mejores especialistas que los asesorarán durante todo el proceso los encontrarán en Evolve-IT, donde tendrán un servicio integral para desarrollar un proyecto a largo plazo con el mejor ERP del mercado. Comuníquense con nosotros para más información a nuestros teléfonos, vía telefónica o desde nuestro sitio web.