Es claro que contar con un programa de cómputo capaz de administrar, gestionar y manejar la información que una empresa genera, así como apoyar a los niveles directivos en el proceso de toma de decisiones, es fundamental en la actualidad, pues la información se ha convertido en un activo muy importante para cualquier entidad y su correcto manejo, entendimiento y uso pueden determinar el éxito o fracaso de un proyecto e incluso de toda una organización.
Es justo por esto que contar con un Business Intelligence Software es una necesidad primaria e imprescindible para cualquier empresa, sin embargo, con la existencia de tantos productos en el mercado que aseguran ofrecer y contar con las herramientas necesarias para facilitar estos procesos de gestión y administración empresarial y la adecuada toma de decisiones de cualquier empresa, es difícil llevar a cabo una elección.
Y es justo por lo anterior que Evolve-IT, empresa líder en el campo de los sistemas informáticos para la gestión empresarial, se da a la tarea de indicar el tipo de características y herramientas que este tipo de programas deben incluir para poder ser considerados como una opción viable, rentable y funcional para su implementación y uso en cualquier compañía.
Antes de comenzar, es necesario recordar que un sistema diseñado para la gestión y administración de la información de una empresa debe, por definición, tener acceso a todas las fuentes de datos de la entidad para poder recibir, analizar y evaluar la información y así proporcionar reportes, estadísticas, datos, proyecciones y alertas a los usuarios, por lo que la primera característica que debe tener un programa de este tipo es un alto nivel de seguridad, de manera que garantice la integridad y confidencialidad de la información que el sistema recibe, maneja y genera.
Asimismo, se debe tener en cuenta que existen dos diferentes tipos de programas de inteligencia de negocios: los EBIS, programas empresariales de inteligencia de negocios, o las plataformas BI. Los EBIS son programas con características y funciones estándar que tienen la capacidad de recibir información y realizar un mapeo general de esta y ofrecer datos útiles para diferentes áreas para su análisis y uso posterior. Por su parte las plataformas BI llevan a cabo procesos más complejos, realizan análisis profundos de la información y ofrecen datos muy específicos y útiles únicamente para determinados usuarios y con determinados fines.
Dejando de lado las diferencias entre estos dos tipos de Business Intelligence Software, cualquiera que sea el tipo, la marca y la complejidad, su función siempre es la misma: gestionar y administrar la información para facilitar la toma de decisiones, sobre todo a nivel directivo, y para lograr este objetivo hay cinco herramientas o funciones que el programa debe tener:
Reportes empresariales. Todo programa de inteligencia de negocios debe tener como función básica la capacidad de realizar reportes de los análisis y evaluaciones que lleva a cabo de la información recibida, pues los datos que estos reportes contienen son los que se requieren para la toma de decisiones, la generación de estrategias o la optimización de los procesos.
La complejidad, las características, el formato y el tipo de reportes que el sistema genera, dependen por completo del tipo de programa y las necesidades y requerimientos del usuario.
Cubos de análisis. Esta herramienta es fundamental para cualquier empresario y varias áreas de la organización, pues si bien la función primaria de un sistema BI es administrar y analizar la información, esto no exime a los usuarios de su tarea de análisis de los reportes generados. Sin embargo, para completar su tarea de facilitar estos procesos, este tipo de sistema debe contar con un cubo de análisis, es decir, aplicaciones que ofrecen diferentes capacidades y funciones analíticas para facilitar el análisis de los reportes.
Herramientas OLAP. Las herramientas On-Line Analytical Processing, o de procesamiento analítico en línea, son aplicaciones cuya función es permitir al usuario visualizar grandes cantidades de información de manera ágil, rápida y lo más simplificada posible. Los ejemplos más claros de la utilidad de estas herramientas son los reportes o informes actualizados de ventas, marketing y contabilidad.
Análisis estadísticos. Otra herramienta básica para cualquier entidad es la generación de análisis, gráficas y tablas con datos estadísticos, fundamental para realizar modelos predictivos del mercado, realizar análisis de las estrategias actuales de la empresa y llevar a cabo nuevas implementaciones o estrategias para optimizar el desempeño y mejorar las métricas de la organización, siempre con base en los datos estadísticos y sus extrapolaciones predictivas.
Generación de alertas. Un Business Intelligence Software con la capacidad para identificar situaciones, eventos o momentos de riesgo o de gran oportunidad para la empresa con base en el análisis de los datos e información contenida y recibida, es absolutamente necesario en la actualidad, pues gracias a estas alertas se puede evitar una caída, fallo, error, o bien, se pueden generar estrategias acertadas que generen beneficios para la entidad.
Cualquier sistema de BI realmente eficiente y funcional debe incluir estas cinco herramientas, pues se trata de funciones indispensables para que el programa cumpla con su objetivo: la adecuada gestión y administración de la información con la finalidad de facilitar la toma de decisiones.
Cualquier programa que cuente con estas cinco herramientas, sin importar sus diferentes capacidades, aplicaciones y funciones adicionales, resulta realmente funcional y ofrece al empresario los beneficios de disponer de información relevante, actualizada y en tiempo real de manera automática, tomar decisiones de manera confiable e informada, no depender al 100% de las diferentes áreas de la organización, homogeneidad en la información y comunicación constante y eficiente entre áreas.
El mundo empresarial actual ha comprendido que contar con herramientas tecnológicas para facilitar sus tareas es indispensable, sin embargo, la elección del programa adecuado sigue siendo un inconveniente común.
Por fortuna, Evolve-IT es una empresa especializada en todo tipo de sistemas informáticos para uso empresarial, pero sobre todo es una empresa con un fuerte compromiso con sus clientes, razón por la que, además de ofrecer esta importante información acerca del Business Intelligence Software, pone también a disposición de clientes e interesados sus servicios para evaluar las características y necesidades de su negocio o empresa para así ofrecer e implementar el programa más efectivo y funcional con base en dicha evaluación.
En pocas palabras: para tener el mejor programa de BI, la mejor opción es Evolve-IT.