La actual tendencia por incorporar las tecnologías emergentes a los sectores empresariales es una tarea cotidiana que poco a poco se van incrementando en México, donde la evolución tecnológica en los negocios es innegable. Uno de los programas que se han implementado en miles de Pymes tanto para el cumplimiento contable como fiscal es el sistema ERP, Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, que se refiere a los sistemas tecnológicos que permiten integrar las operaciones de una empresa, especialmente las relacionadas con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.
Aunque cuenten con menús o módulos, los ERP’s funcionan como sistemas integrales, pues son programas que cuentan con acceso a una base de datos centralizada, que puede integrarse con programas de contabilidad, de procesos de calidad, de control de inventario, entre otros, por lo que son consistentes y muy completos, además de ser de gran ayuda para incrementar la eficiencia y productividad de una empresa.
Cuando buscamos un ERP necesitamos un conjunto de sistemas de gestión empresarial, con diferentes procesos que se encuentran estrechamente relacionados con otros programas que la empresa tenga; de este modo estamos hablando de un sistema a la medida de cada empresa para poder registrar la información de las operaciones en las áreas de producción, logística, inventario, envíos y contabilidad, que permiten optimizar los procesos, reduciendo los tiempos de trabajo y los costes operativos.
Un sistema ERP debe tener la cualidad de adaptarse al tipo de empresa en la que se implemente, sin importar su tamaño o giro comercial, por ello son cada vez más los negocios que solicitan estos servicios, pues satisfacen las necesidades de gestión de varias áreas en las empresas, como los recursos financieros, humanos o contables.
Aquellas empresas con un amplio volumen de facturación implementaron sistemas ERP desde hace varios años para el control de las entradas y salidas de ingresos a sus cuentas empresariales, ya que mantener un seguimiento adecuado puede ser una tarea muy compleja; en la actualidad estos sistemas se han integrado con los programas para crear y llevar la contabilidad en medios electrónicos que solicita el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, con el resultado de empresas más sólidas y transparentes en sus operaciones contables y fiscales, pues la información se actualiza de forma automática, sin errores humanos o tipográficos.
Las empresas que no cuentan con un ERP pueden estar perdiendo dinero actualmente; si bien cada negocio es diferente y cuenta con características propias, todos necesitan una gestión integral e inteligente y esta puede brindárnosla la tecnología, con la cual las empresas pueden tener la administración que requieren para mejorar sus operaciones, rentabilizarlas y tener mejores ingresos.
El principal propósito por el que una empresa debe incorporar un sistema ERP es para hacer más eficiente el manejo de la información de la empresa, permitiendo dar respuestas rápidas a las problemáticas que se presenten, así como tomar decisiones rápidamente y reducir costes operativos; las empresas, especialmente las Pymes, pueden y deben tener uno de estos sistemas, aunque su elección depende del tamaño, tipo, procesos, recursos y necesidades de cada empresa.
Las principales características que diferencian a los ERP de otros programas de gestión empresarial es que son modulares y configurables; son modulares porque cuentan con diferentes programas o módulos que gestionan los departamentos que puede tener una empresa, como el de ventas, marketing, almacenes o el área de recursos humanos; todos comparten información en una base de datos común que es la columna vertebral del ERP. Son configurables porque pueden modificarse para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa, como la gestión del inventario o los puntos de venta.
Las ventajas de esta clase de servicio son:
- Permiten rentabilizar procesos, porque son de gran ayuda para planifica los tiempos y las tareas para que cada trabajador sea más productivo.
- Son personalizables con base en las características de cada empresa.
- Pueden adquirirse con costes muy bajos y de acuerdo con el presupuesto del negocio.
- Mejora la comunicación interna, creando apoyos entre diferentes departamentos.
- Permiten mantener el control de las operaciones, y hacerlo de forma más sencilla.
Cuando una empresa busca un software a medida debe enfocarse en un sistema ERP que le ayude a hacer más eficiente el manejo de la información de las diferentes áreas de la empresa, que se adapte a sus necesidades y sea lo más fácil de implementar y utilizar para los empleados encargados de dicha área. En el mercado se pueden encontrar soluciones con base en módulos, así como paquetes de acuerdo con las necesidades de cada empresa, incluso podemos encontrar soluciones prediseñadas que se pueden adaptar a áreas concretas, como los almacenes para facilitar el control del inventario, o para el área de contabilidad.
Si bien la opción que elijas para tu negocio dependerá del presupuesto que tengas, es muy importante que estudies las opciones que tengas a tu disposición, que compares la calidad de los servicios (más que los precios) y elijas aquella que se adapte a las necesidades de tu negocio y que además ofrezca servicio técnico y asesoría para que implementarlo no sea un dolor de cabeza, sino una respuesta a las necesidades del negocio.
Antes de elegir, plantéate preguntas como “¿cuáles son las necesidades de la empresa?”, “¿cuál es el volumen de trabajo que se maneja?”, “¿qué departamentos tiene la empresa y cómo trabajan?” Estas preguntas te ayudarán a elegir si requieres un programa hecho a la medida, un diseño predeterminado, un sistema modular o uno con menos recursos pero que te ayuden a incrementar la rentabilidad de tu negocio sin salirte de tu presupuesto ni sacrificar la calidad.
Si tu negocio aún no cuenta con un sistema ERP, acércate a nosotros. En Evolve It encontrarás el ERP SAP Business One, que te ofrece más que un programa, una plataforma de negocios que te ayudará a rentabilizar tu negocio. ¡Conócenos!