En la entrega anterior mencionamos las características básicas de un software de ventas, como la agilidad para la atención al cliente y su interacción con otros procesos como las compras y los inventarios. En esta ocasión, mencionaremos características de infraestructura tecnológica.
El software de ventas o punto de ventas generalmente está diseñado para poder soportar la operación de una o varias tiendas o sucursales.
La problemática principal cuando se tiene mas de una tienda, es que hay que tener comunicadas las tiendas para temas como productos, promociones, precios, inventarios y clientes.
Cuando la solución de punto de venta no es robusta, quizás le sea familiar escuchar que una vez al dia se envían archivos de Excel para que manualmente se actualicen los precios e inventarios. Esto acarrea problemas de consistencia de información y demanda mucho tiempo el tener al día la información.
Cuando el software de ventas posee estas características, otro punto delicado a tratar es el de las comunicaciones. ¿Qué pasa si el enlace a internet se pierde? ¿Cómo voy a actualizar la información de los precios si ya no hay internet?
En muchos casos si no hay internet, no hay ventas y si no hay ventas, el negocio está perdiendo rentabilidad. ¿Le ha tocado que le digan que no hay sistema? Este es un tema común en los puntos de venta cuando se tratan de aplicaciones que están en línea.
Con estar en línea nos referimos a que debe existir una comunicación directa entre el servidor central y la tienda. Cuando la comunicación se pierde no hay modo de acceder a los datos y esto provoca que no se pueda vender en el software de ventas.
¿Qué se puede hacer en estos casos? Existen aplicaciones de punto de venta que se dice que pueden trabajar “fuera de línea”. Fuera de línea significa que cuando se pierde el enlace con el servidor central, la tienda aún puede seguir vendiendo ya que dentro de la tienda se cuenta con una réplica de la información del servidor central.
La aplicación de punto de ventas seguirá vendiendo mientras no existe la comunicación, pero todas esas ventas que no han sido reportadas al servidor central, donde se consolida la información de todas las tiendas, serán automáticamente reportadas en el momento en que la comunicación se reestablezca
Si este software de ventas no está integrado con el ERP, aunque usted siga vendiendo a pesar de la adversidad, va a seguir teniendo dificultad para poder planear el reabastecimiento de las tiendas (pronóstico de ventas contra inventarios contra liquidez), controlar sus gastos contra el presupuesto o tener visibilidad de negocios globales con proveedores.
En nuestra siguiente entrega mencionaremos estos procesos que la mayoría de los puntos de venta no cubre o no poseen procesos robustos para soportarlos.
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