Automatización de facturas a proveedores con Business ONE | B1Pro

Automatización de facturas a proveedores con Business ONE


Cualquier trabajo manual, por difícil o repetitivo que sea, puede convertirse en una pérdida de tiempo y recursos manuales. Automatizar las facturas de los proveedores con Business ONE es una forma más eficiente, lo que genera flujo de caja y ganancias operativas. Como parte del proceso de facturación correcto, este reduce significativamente los costos y las horas de tratamiento de datos.

En esta publicación, describimos los beneficios de automatizar las facturas de los proveedores con el software SAP para que sepa cómo puede ayudar a su negocio.

Proceso de automatización de pagos

Un proceso de facturación típico administrado por un equipo de cuentas incluye un flujo de trabajo desde la recepción hasta el pago de una factura. Por lo general suele incluir los siguientes pasos:

  • Recepción de facturas manualmente o utilizando el software de Factura Electrónica.
  • Registro en el programa de contabilidad y libro mayor.
  • Protocolos de aceptación.
  • Presentar facturas para su aprobación, rechazo o modificación.
  • Envío de facturas a los proveedores.
  • Pago de facturas mediante transferencia bancaria o cheque

Con tantos pasos, es natural que las empresas, incluso las más pequeñas con cientos o miles por mes, puedan ahorrar mucho tiempo, horas de trabajo y errores al automatizar estos procesos mediante la implementación del sistema SAP.

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

A diferencia de los procesos de pago manuales, la automatización acelera el proceso utilizando software de facturación local o gestión digital. En lugar de depender de personal dedicado para administrar las facturas en papel, el sistema lo ayuda a extraer datos de los recibos e integrarlos con el ERP de su empresa (como Business ONE).

Luego encripta automáticamente cada cuenta con la designación de libro correcta; realiza un cotejo con el fin de verificar las facturas con su orden de compra y genera el informe de recepción. Posterior a ello, las envía inmediatamente a quienes necesitan aprobación y finalmente remite las aprobadas al departamento de finanzas para su pago.

En general, todo el proceso se acelera, reduciendo en gran medida el costo de procesamiento de una factura. Algunos datos afirman que las soluciones de automatización de facturas de los proveedores reducen los costos hasta un 80% y los procesan un 74% más rápido.

Los beneficios de automatizar las facturas de proveedores

Además de reducir costes y agilizar procesos, automatizar la facturación a proveedores tiene ventajas que conviene tener en cuenta:

  • Los problemas se resuelven más rápido ya que mejora la cooperación con los proveedores.
  • La eficiencia de la operación aumenta a medida que se incrementa la velocidad de procesamiento.
  • Elimina el factor humano por lo que los errores involuntarios son imposibles.
  • Optimiza el proceso de emparejamiento.
  • El almacenamiento eficiente lo ayuda a compartir toda la información cuando la necesita, lo que mejora el cumplimiento.
  • El papel desaparece para formar un sistema sin papel altamente eficiente.

Es imposible no notar las muchas ventajas de un sistema de procesamiento de facturas automatizado. Esto no solo aumenta la productividad y la eficiencia, sino que también garantiza la continuidad del negocio en caso de que se interrumpa por cualquier motivo. Algunos beneficios específicos son:

Proceso eficiente

Las facturas se procesan al instante, eliminando cuellos de botella, aumentando el rendimiento y agilizando el procesamiento; lo que reduce drásticamente los errores y los pagos duplicados, evita retrasos y mejora la satisfacción general del proveedor.

Mayor precisión

El software de automatización de facturas elimina los procedimientos de entrada manual que consumen mucho tiempo y son propensos a errores mediante la recopilación datos directamente de los recibos, lo que facilita la integración y la validación de información.

Mejor manejo del dinero

El procesamiento automatizado de facturas le brinda un mayor control sobre su flujo de caja y presupuesto a medida que el proceso mejora la transparencia general.

No tiene sentido facturar de forma más rápida, precisa y compatible con otros sistemas de gestión empresarial. Este puede ser el primer paso para mejorar la eficiencia de la empresa en su conjunto, por no hablar de la cantidad de costos que se pueden ahorrar. Por eso, Business ONE ofrece una integración perfecta con el resto de su compañía, así como funciones avanzadas de informes que le permiten verificar fácilmente el estado de sus cuentas.

No espere y pregunte por la implementación del sistema SAP Business ONE con el cual accederá a este y muchos más beneficios de integración tecnológica en empresas grandes, pequeñas y medianas de todo tipo de rubros e industrias. Si tiene dudas específicas que no hayamos respondido en este artículo o desea expandir información sobre otros temas relacionados a este software, escríbanos al chat de WhatsApp +52 (55) 6629 8244, al correo monterrey@evolve-it.com.mx o a través del chat en línea que encuentra en nuestro sitio web.

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