¿Cómo tener una mejor gestión de tiempo?

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La gestión de tiempo es esencial para las empresas, con su aplicación, desde los gerentes hasta los empleados podrán ser más efectivos y tener un mejor control de las tareas y sus asignaciones. Para poder administrar mejor el tiempo, una de las mejores herramientas es contar con un software para empresa que tenga un módulo de gestión de tiempo y asistencia.

En Evolve-IT encuentra el software que está buscando, nos especializamos en distribuir SAP Business ONE. Con más de 15 años de experiencia en el mercado ofrecemos innovación tecnológica y soporte para las etapas de implementación, postimplementación y mantenimiento de los programas empresariales.

¿Qué hacer para una buena gestión de tiempo?

Cuando se cuenta con habilidades efectivas de administración del tiempo es posible obtener mejores resultados en el trabajo; además de tener las herramientas para soportar el estrés y vivir una vida más satisfactoria fuera del trabajo.

Para tener éxito con este proyecto hay estrategias que podemos implementar.

Enfoque

Para poder tener la mente enfocada debe tener claro qué actividades realizará en el día, además de lo que desea conseguir durante la jornada laboral. Está en la actividad con la que debe comenzar su día, incluso antes de consultar su correo electrónico. Determinar en lo que quiere enfocar en su día no le tomará mucho tiempo, y en cambio ahorra muchas horas durante la jornada, pues evita distraerse en actividades que no necesita hacer. Además, puede crear recordatorios y calendarios de actividades dentro de software administrativo, repartir tareas y crear horarios, esto le facilitará aún más su día.

Lista de tareas

Asegúrese de enlistar las tareas que debe hacer en su día, puede crear un programa en donde incluya las de toda la semana y después desglosarlas por día. No tiene que hacer el desglose para toda los siete días, eso puede realizarlo al inicio de cada jornada. Además, según el puesto de cada empleado, puede actualizar su lista varias veces durante el día si es necesario, agregar nuevas actividades y borrar las que ya ha terminado.

Es bueno que haga una descripción de cada tarea, sobre todo de lo que es urgente. Además, no olvide separar las actividades importantes y urgentes. También puede enlistar actividades estratégicas y operativas. Incluso puede colocar un horario estimado para cada una de las tareas, de cualquier forma, si cuenta con sistemas de control de tiempo tendrá el dato preciso de las horas que cada trabajador, incluido usted, invierte en las actividades.

Tener este conocimiento ayuda a detectar problemas en los procesos y crear estrategias que ayuden a optimizar mejor el tiempo de trabajo.

Tareas de valor

Una de las prácticas efectivas para tener una mejor gestión de tiempo es priorizar aquellas actividades que hagan crecer a la empresa, la consideración de alto valor. Sin duda tendrá una larga lista, pero no todo los pendientes tendrán un impacto efectivo y directo para la empresa. Por lo tanto, aunque tenga una serie de pequeñas tareas y pueda ser sencillo ir tachándolas, no lo haga, en cambio, primero enfóquese en aquellas que quizá sean más laboriosas, pero son de valor agregado. Quizá las otras puede pasarlas a alguien más, delegar tareas también es una manera de administrar el tiempo.

Con un software SAP tiene la posibilidad de delegar tareas y que los empleados involucrados en determinado proyecto permanezcan conectados. Puede ver los avances y el desarrollo de cada uno, esto permite tener una visión integral, y ayuda a determinar qué actividades deben realizar primero. También da la posibilidad de conocer qué es lo que requiere el equipo de trabajo, quizá algún cambio o reordenamiento de asignaciones, entre otros.

No interrupciones

Algo importante que evita perder tiempo es la detección de las actividades que lo distraen de las tareas esenciales. Para esto, es necesario que identifique lo que lo interrumpe, y después encuentre una solución. Para ejemplificar, si contestar el teléfono, checar el correo o cualquier otro medio de comunicación lo distrae e interrumpe su flujo de trabajo cuando está en medio de algo importante, entonces deje de hacerlo. En realidad, determinar un horario para revisar correos, responder llamadas y más, es lo mejor que se puede hacer. Así mantiene su concentración en la tarea que debe terminar ese día.

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