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SAP Business One es un software empresarial ampliamente usado por muchas pyme debido a sus múltiples funciones, que permiten gestionar una gran variedad de actividades, como las relaciones con los clientes, finanzas, ventas, etcétera. Se trata de una solución única que ayuda a optimizar procesos y acelerar el crecimiento de forma rentable.
Las mentes detrás del sistema SAP, líder mundial en software empresarial, lo diseñaron especialmente para las pyme, sin embargo, hay algunas empresas que no saben cómo utilizarlo al momento de implementarlo. Les diremos en esta publicación cómo navegar y trabajar en el sistema de forma inicial. Cabe agregar que esta publicación está dirigida para aquellos que desconocen el sistema.
Ingresar al software empresarial SAP Business One
Accedan al sistema y hagan clic en el ícono del software empresarial SAP Business One. Aparecerá una pantalla que indica el nombre de la sociedad, un bloque de usuario y otra de clave de acceso. En la instalación puede haber varias sociedades, por tal motivo deben dar clic en «modificar sociedad».
Se mostrará una ventana con una lista de sociedades habilitadas en el servidor. Elijan la razón social a la que desean acceder y hagan clic. Posteriormente coloquen el código del usuario, su contraseña y pulse «OK». Cabe agregar que la navegación en los campos se realiza con la tecla «TAB».
Al pulsar «Ok» serán ingresados a la sociedad que escogieron. Encontrarán en la parte izquierda el «Menú principal». Sepan que todas las ventanas del sistema tienen los botones de «Minimizar», «Maximizar» y «Cerrar». Encontrarán una barra de herramientas en la parte de arriba con herramientas similares a las de Microsoft Office, como vista preliminar; imprimir; enviar por correo electrónico o por fax; exportar como Excel, Word o PDF; entre otras.
Bloquear Pantalla
En la barra de herramientas encontrarán también el símbolo de «Bloquear pantalla», que es una de las funciones básicas con las que deben empezar para aprovechar las ventajas principales de SAP Business One. Denle clic y serán enviados a una ventana donde deben ingresar el usuario y la contraseña. Se trata de una opción útil cuando no desean que otras personas realicen actividades con su usuario y donde podrán bloquear el sistema.
Modo búsqueda y modo creación
Ingresen nuevamente a la ventana principal y en el «Menú principal» seleccione «Inventario». Hagan clic para que se desplieguen las opciones de los módulos. Seleccionen ahora «Datos maestros de artículo» y den un clic para que se abra una ventana. Ahora bien, la mayoría de los documentos poseen dos modos: modo búsqueda y modo creación. El modo de búsqueda se refiere a la disposición del sistema para buscar algún dato o documento. ¿Cómo saber si están en este modo? Se percatarán porque los campos son de color amarillo.
Si desean cambiarse al modo creación para capturar un nuevo documento, hagan clic en el botón de la barra de herramientas que dice «Crear». Encontrarán que todos los campos cambian al color blanco, con excepción del primer campo, que está habilitado en ese momento para la captura. Si desean pasar al modo búsqueda, encontrarán habilitada el ícono de unos binoculares en la barra de herramientas.
Es importante señalar que al hacer clic en «Datos maestros del artículo» del software empresarial siempre se abrirá el modo de búsqueda. Ocurre lo mismo en el módulo «socios de negocios». Ahora bien, todos los documentos de «Compras-Proveedores» y «Ventas-Clientes» aparecen siempre en modo de creación.
Buscar datos en ventanas
En el modo de búsqueda tienen la opción de buscar por código, descripción u otros campos en color amarillo. Por ejemplo, si en el campo de descripción ponen la palabra «vídeo», el sistema buscará todos los artículos del sistema que tienen la palabra «video». En caso de realizar una búsqueda más compleja, coloquen en la descripción la inicial de lo que desean encontrar y coloquen después un asterisco, por ejemplo, «V*ۛ». Presionen «Buscar» y el sistema arrojará todos los productos que en descripción inicien con V.
Otro ejemplo de búsqueda es colocar cualquier letra seguida de asterisco, por ejemplo, «a*». Al presionar «Buscar», el sistema mostrará artículos que inician con cualquier letra, y tengan en algún momento la vocal A. Una vez que encuentren el producto que requieren, elíjanlo y presionen el botón «Seleccionar» o «Enter» para que el sistema les devuelva los datos de él.
Otra forma de buscar en el sistema de gestión empresarial es utilizar las flechas es la navegación entre registros. Para aplicarla, seleccionen las cuatro flechas que encontrarán en la barra de herramientas. Presionen cada uno para que el sistema los lleve a los registros, ya sea en orden alfabético o de forma secuencial.
Vista preliminar
Otra función importante es mirar la vista preliminar, es decir, mirar la manera en que será impreso el documento. Presionen el primer ícono de la barra de herramientas, que dice «Presentación preliminar». Se abrirá una ventana en la que deben hacer clic en el botón «Aceptar». El proceso tardará un poco, debido a que es un reporte de Crystal Reports, una aplicación disponible para el sistema. Al terminar, se les mostrará una vista del documento. Para imprimirlo, solo hagan clic en el ícono «Imprimir» de la barra de herramientas.
Exportar a Excel, Word, PDF
Si desean exportar los datos a Excel, presionen el ícono «MS Excel». Se abrirá una ventana donde deben escribir un nombre para el archivo y elegir una ubicación. Presionen «Guardar» y el documento estará listo. Lo mismo ocurrirá al exportar en Word. Solo presionen el ícono «MS Word». Si desean guardar el documento como un archivo PDF y no como una impresión, presionen el ícono «PDF».
Parametrizaciones de formulario
Quizá, dentro de la ventana de pedidos habrá campos dentro del área de detalle que no les sirven o no desean visualizar nuevamente. Hagan clic en «Parametrizaciones de formulario» y se abrirá una ventana donde encontrarán una pestaña llamada «Formato de tabla». En ella pueden habilitar los campos que desean o no visualizar.
Si desean cambiar el orden de las columnas, deben dejar presionado el botón del mouse en la columna que desean cambiar de sitio. Aparecerá un rectángulo que deben mover y soltar en la ubicación que deseen.
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