Si su negocio es pequeño o recién está comenzando, es importante que tenga en cuenta los posibles errores contables que se pueden presentar para evitar cometerlos y de esta manera direccionar y predecir el estado financiero de la compañía, en especial cuando se tiene un porcentaje limitado de dinero a invertir. Incluso hay casos en los que busca personas o compañías que inviertan capital en su compañía y que soliciten un registro financiero que les permita conocer a dónde se va el capital, por lo que es importante tener un software empresarial que recabe estos datos.
Con un software de administración de negocios es posible mantener un seguimiento del flujo financiero de la compañía, permitiéndole mantenerse informado con claridad del estado de su empresa, incluyendo ineficiencias en el proceso que le cuestan dinero, administración de los gastos, potenciales de crecimiento que le permitan evolucionar la compañía y muchos más datos que se presentan de una manera intuitiva, versátil y familiar.
No obstante, hay una serie de errores contables que se presentan muy a menudo en el proceso contable de las compañías, particularmente porque en los primeros años de la compañía es uno de los departamentos a los que menos se le pone atención, pues inicialmente se busca aumentar la producción y conseguir el mayor número de clientes base. Pero, pronto se darán cuenta de que tener un sistema de gestión empresarial vinculado con el estado de las finanzas del establecimiento es sumamente útil y necesario.
Implementar uno de estos programas no es complicado, no le llevará mucho tiempo y minimizará los riesgos durante la operación contable; reduciendo de esta manera los errores más comunes de este departamento:
Tomar decisiones incorrectas
Día a día, las pymes se encuentran en un constante reto para evolucionar y no caer en el mercado, esto implica tomar muchas decisiones que afecten el rendimiento comercial del establecimiento. Con la contabilidad es posible tener datos y herramientas que le permitan fundamentar una decisión con el fin de aumentar el índice de clientes, las ganancias, productividad, entre otros aspectos clave, pero si esta información no se recopila adecuadamente o si no es presentada de manera clara no se podrá tomar el camino apropiado.
Con un software empresarial como SAP Business ONE es posible obtener una gran cantidad de indicadores de su propio negocio desde el área contable, los cuales se presentan de manera clara e intuitiva, permitiendo conocer con claridad la decisión que se debe tomar y los resultados que se esperan en el corto, mediano y largo plazo.
Por ejemplo, con esta recopilación de datos identificará rápidamente un punto de fuga del capital, en donde se esté invirtiendo demasiado dinero sin ser necesario para el funcionamiento del negocio, permitiéndole fundamentar un recorte de presupuesto para ese departamento con el fin de moverlo a otra sección que requiere de más inversión para lograr resultados más eficientes, esto sin que ninguna de las dos áreas se vea perjudicada.
Guardar la información en hojas de cálculo
Una de las principales herramientas de un departamento contable son las hojas de cálculo y es que es una herramienta que le permite explotar todo el potencial de la contabilidad de manera rápida e intuitiva; pero, es un error confiar en estos programas para almacenar los datos contables, pues encontrar un dato en concreto o comprenderlo es muy complejo, en especial si no tiene experiencia avanzada con estos programas.
Por su parte, algunas de las desventajas principales de las hojas de cálculo es que consumen mucho tiempo, es muy complejo garantizar una colaboración simultánea en el equipo de contabilidad, es mucho más sencillo que los datos se pierdan debido a errores humanos, no le permite tomar decisiones rápidas y acertadas, entre otras.
Actualmente, es mucho más sencillo y práctico manejar herramientas que trabajen con una tecnología en la nube, pues no sólo son más sencillas de utilizar, sino que también evitan el riesgo de replicar algún error humano.
Así mismo, con un software empresarial es posible automatizar datos repetitivos para que estos no deban ingresarse manualmente cada vez que se realiza un reporte, por ejemplo, los datos bancarios de los empleados, sus números de identificación, sus salarios, el valor de los impuestos que deben descontarse, entre otros; permitiendo un trabajo más rápido, organizado y profesional.
Tener los registros en físico
Una práctica contable que se considera desactualizada y nada recomendada es la de almacenar los registros y demás papeleo en archivadores físicos, y es que no sólo es un proceso tedioso, sino que corre el riesgo de que los datos se pierdan para siempre debido a la degradación natural del papel; por eso, una práctica útil e implementada en un software empresarial es la capacidad de mantener los registros en la nube, de forma que se tenga un archivo digital en el que se incluyan estos reportes.
Esto es especialmente útil durante una auditoría, en donde se pide que los datos estén organizados para que las autoridades pertinentes tengan la capacidad de supervisar apropiadamente.
Estos son algunos de los errores que previene con un software empresarial, si desea conocer más información de las soluciones que ofrecemos como proveedor del sistema SAP, lo invitamos a que se comunique con nosotros a través del correo monterrey@evolve-it.com.mx o mediante el chat que encuentra en nuestro sitio web.