Dentro del software empresarial que debe tener en su negocio está el sistema de nómina y así poder llevar una gestión adecuada y segura. Para estructurar la nómina es necesario recopilar una serie de información de los empleados y concerniente a la empresa. Los datos que se requieren con nombres completos, cuentas bancarias, seguro social, direcciones, datos salariales, entre otras.
Al tratarse de información delicada, la empresa debe poner mucha atención en protegerla, pues lo que menos quiere es que exista un mal uso de estos datos, que se pierdan o algún externo tenga acceso a ella.
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¿Por qué proteger los datos de la nómina?
La nómina es una tarea clave dentro de las actividades de Recursos Humanos, es un documento que debe salir a tiempo y en forma, con los cálculos bien hechos, el salario en orden y con los impuestos bien calculados. Asimismo, es necesario gestionar la manera en la que se manejan los datos que mes a mes se requieren para su realización.
Algunas de las técnicas que puede usar es documentar la información personal que tiene en su base de datos, tener claro quienes tienen acceso a ellos y cuál es la procedencia de cada uno de la información. Si dentro de su empresa tiene un sistema SAP será más sencillo saber con quien comparte la información, de hecho, puede tener restricciones para que solo aquellos que usted elija puedan verlos.
También es bueno que se cuestione si realmente necesita todos los datos que tiene almacenados, si se da cuenta que tiene información obsoleta o que no es esencial, deseche y quédese solo con lo realmente necesario.
Asimismo, deje claro dentro de su empresa qué medidas tomará si detecta usos ilegales o inadecuados con la información confidencial.
Por otro lado, los sistemas contables tienen opciones de protección, una de las herramientas es la contraseña, el control de acceso. También puede estar tranquilo pues estos programas garantizan un almacenamiento seguro, incluso tiene un respaldo por si algo pasa. Si tiene dudas puede preguntar a su proveedor sobre las herramientas de protección del sistema de nómina.
Aspectos por considerar para una buena protección de información de nómina
Una de las prácticas que puede hacer para asegurar que los datos estén a salvo es realizar una evaluación de los posibles riesgos, esto es útil para determinar si los procesos que tiene, los sistemas o los encargados o usuarios en general de los programas contables representan un peligro para la seguridad de los datos. Cuando tenga bien identificado cuales son los factores de riesgo entonces es tiempo de hacer cambios en los métodos de trabajo, en las políticas y controles internos.
En este sentido, si no cuenta con un control de acceso para su software empresarial, ponga contraseña y restrinja el ingreso solo al personal que se encargue de hacer la nómina o necesite consultar los datos. También puede implementar la desconexión de los empleados para sacarlos del sistema después de un tiempo de no tener actividad dentro del programa.
Además, divida las tareas de la nómina, quizá puede poner a dos personas a que se encarguen de su gestión. Hacer una separación de actividades puede ayudar a disminuir los conflictos y la posibilidad de algún fraude.
Asimismo, debe haber un control de la entrada de información y de los cambios de los datos ya existentes. Para lograr esto puede colocar la opción de solicitar autorización para la realización de los movimientos.
También es buena idea hacer revisiones frecuentes sobre la información de la nómina, al monitorear los datos será posible identificar posibles problemas a tiempo y evitar complicaciones o incluso prevenir fraudes. Junto a esto, no olvide actualizar de manera frecuente las medidas de seguridad, los antivirus, las contraseñas y más.
Finalmente, si ya tiene todos los datos almacenados en la nube o dentro de sus sistemas y cuenta con un respaldo, evite en la medida de lo posible conservar documentos en papel. Pero si es realmente necesario, no olvide que también debe resguardarlos y protegerlos de terceros.
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