Una de las actividades más importantes del entorno empresarial es la gestión de las compras, ya que a través de esta puede una organización tener mayores márgenes de ganancia y rentabilidad, aportando el valor que se requiere para que la mercancía producida o los servicios que se presten, sean de un valor considerable. Para que estos objetivos se puedan alcanzar, es necesario contar con una política de compras estructurada, fuerte y confiable, lo que el software SAP México puede proporcionar.
El software SAP Business One es una herramienta que brinda auxilio para manejar adecuadamente la función de compras en las empresas, así como el manejo de inventarios, con lo cual las empresas pueden incrementar su rentabilidad; hoy en el blog de Evolve It les contaremos cómo.
Dentro de las áreas que se encargan de las compras suelen presentarse diversas problemáticas, que si bien son situaciones que surgen en el departamento de compras, suelen tener un gran impacto negativo en la productividad de las empresas, ya que no se cuenta con un proceso de aprovisionamiento estructurado, ya que se presentan errores en la planeación de la compra de insumos para la producción.
Otro de los problemas comunes del departamento y proceso de compras es la falta de evaluaciones de los proveedores, analizando las condiciones de compras y de pagos, error que también impacta a los encargados del almacén; una comunicación no efectiva entre las áreas de almacén, compras, cuentas por pagar y contabilidad puede ser la principal causa de los errores en la planeación de compras, lo cual puede entorpecer la producción.
Recurrir al programa SAP México, es una alternativa que puede incrementar la eficiencia en los procesos de compras, con un mayor equilibrio económico de las empresas, ya que el personal encargado del aprovisionamiento es el principal responsable de que la empresa tenga una rentabilidad más alta, ya que obtener insumos a precios más bajos -sin perder la calidad en la producción-, permite que la ganancia neta sea mayor, además de que la cadena de suministro puede funcionar mejor, ya que tener insumos permite la producción, y tener stock significa tener mercancía para poder vender y satisfacer las necesidades del consumidor.
El ERP SAP Business One fue diseñado como la herramienta que soluciona todos los conflictos a los que se enfrenta el departamento de ventas, con el fin de optimizar los procesos y conseguir la integración de las funciones empresariales para acceder a la información en tiempo real, que permita tomar decisiones más certeras con respecto al negocio.
Por esta razón, una de las funciones más importantes de SAP B1 es la gestión de compras, con la que se puede automatizar y estandarizar los procesos, proporcionando la asistencia necesaria para realizar una planeación más eficiente, además de brindar ayuda en la administración de proveedores y seguimiento de las facturas y los pagos a proveedores.
Los beneficios de incorporar esta herramienta para la gestión de compras, son:
• Automatizar los procesos de compras
Con el uso de esta herramienta es posible ajustar los procesos para operar con base en las mejores prácticas para integrar los procesos, desde los pedidos de clientes, hasta los pagos de facturas y los procesos intermedios para alcanzar el objetivo final de venta.
SAP B1 cuenta con un módulo de administración de compras, el cual cuenta con órdenes de compra, facturación de cuentas por pagar, notas de crédito, generación de pedidos en diferentes categorías de artículos y divisas.
De este modo, los procesos son automáticos, confiables y más efectivos.
• Localizar a los mejores proveedores y precios más competitivos
Como decíamos anteriormente, adquirir insumos de buena calidad a un precio más bajo es la clave para incrementar la rentabilidad, y con un ERP especialmente diseñado para Pymes, es posible tener acceso a un historial de compras con la información de artículos, proveedores, precios, fechas y otros datos que pueden actualizarse con frecuencia para comparar fácilmente los precios y proveedores para obtener los mejores precios.
Con base en esta información, es posible lograr acuerdos con los proveedores para que fijen precios competitivos y atractivos para tener una relación más rentable y duradera con ellos.
• Centralizar la información
Sin duda alguna, la información es uno de los activos más valiosos en una empresa, y eso es algo que SAP México sabe; integrar la información general de la empresa es indispensable, especialmente la del área de compras, ya que es necesario anticipar la compra de insumos, trabajar con grandes volúmenes y organizar los gastos para poder cumplir con el pago de las facturas de los proveedores.
La información de los proveedores se almacena con los registros de datos para tenerla a la mano y consultarla cada vez que se necesite.
• Integrar la contabilidad, el manejo de inventario y la planificación de las compras
Cuando el departamento de compras está al corriente con la situación de inventario y del estado financiero relacionado con los movimientos necesarios para la producción, se puede realizar una mejor planeación de las necesidades de productos que se deben pedir y comprar para poder hacerlo en el momento justo y en la cantidad adecuada para no caer en actividades negativas como las compras innecesarias y el alto costo de los inventarios, y mucho menos en desabasto e incumplimiento con los clientes.
• Generar informes
Finalmente, la forma más efectiva de conocer qué tan exitosa es la gestión del departamento de compras y aprovisionamiento, se requiere contar con informes de los procesos, ya que son indicadores para tomar decisiones de negocios más acertadas.
Con el uso del ERP SAP Business One, crear informes es mucho más sencillo, donde se puede proporcionar la información de vendedores, pedidos, compras semanales, quincenales o anuales, los pagos pendientes a proveedores, etc.
La información es un recurso de alto valor para las empresas y con SAP México es posible tenerla en tiempo real para hacer más eficientes y productivos los procesos empresariales y de la cadena de suministro; en Evolve It podemos ayudarte a que optimices el departamento de gestión de compras y almacenes. Visita nuestra página web y conoce las soluciones que tenemos para ti.