Las aplicaciones ERP por sí mismas no almacenan la información que capturan los usuarios. Los ERP requieren de un repositorio para almacenar dicha información. Ese repositorio de información se le conoce como base de datos.
Así como existen muchas clases de ERP, también existen diversas opciones de base de datos.
Algunos ERP trabajan con bases de datos propias, es decir, con bases de datos que solo funcionan para esa aplicación y otros ERP trabajan con bases de datos de fabricantes comerciales como Microsoft u Oracle.
La elección de una buena base de datos para el ERP es muy importante. Dado que la base de datos es el lugar donde se alojaran los datos del día a día de la compañía es fundamental que esos datos se encuentren seguros, se pueda tener acceso a ellos y de forma rápida.
Algunos ERP que tienen bases de datos propias pueden llegar a tener desventajas. En ciertos casos, aunque el usuario capture mucha información al ERP, cuando este quiere sacar reportes sobre esa información capturada, el ERP y/o la base de datos no le permite hacer extracciones de información.
Cuando no tenemos libertad de hacer consultas a la base de datos perdemos la flexibilidad de generar reportes a la medida y en cierta medida se pierde uno de los objetivos que tiene el ERP que es el de brindar información oportuna.
Bajo esta óptica, un ERP al que no se le pueda extraer la información que se le ingresa pudiera no ser una buena opción.
Cuando tenemos un ERP que trabaja con bases de datos comerciales se tiene la principal ventaja de que la información puede ser consultada en todo momento, lo que hace posible la generación de cualquier tipo de reportes.
Otro punto a favor de trabajar con una base de datos comercial es que se puede encontrar fácilmente en el mercado laboral personas con conocimientos técnicos en estos repositorios que eventualmente pueden llegar a ayudar a la empresa sin que para este represente altos costos en consultoría, comparándolo con otras base de datos no tan globales.
Cuando nos encontramos en la situación sobre qué base de datos utilizar y los puntos anteriores han sido superados, solo queda revisar los costos y las capacidades técnicas, como puede ser la cantidad de información que soportan, los tiempos de respuesta y sobre todo, qué tan bien trabaja o se acopla al ERP en cuestión.
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