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Cuando se va a implementar un ERP, generalmente el consultor o la casa consultora siguen una metodología para el desarrollo del proyecto. La metodología es una serie de pasos ordenados que sigue el consultor para llevar a buen cause la implementación del ERP.
En el mercado existen diversas metodologías de implementación como existen diferentes fabricantes de ERP, pero en lo general la mayoría siguen los mismos pasos o la metodología que utilizan es muy similar. A continuación trataremos de explicar las fases o etapas que conforman un proyecto de implementación de ERP.
La primera fase de un proyecto de implementación es la preparación inicial.
En esta etapa, una vez que la empresa se decidió por una marca de ERP y por una casa consultora, se definen los recursos para el proyecto.
Dentro de los recursos se considera todo lo que tenga que ver con equipos de hardware (servidores y estaciones de trabajo), recursos humanos (tanto consultores como usuarios finales y clave) y se define el plan de trabajo.
En términos generales esta fase es una etapa de planeación del proyecto.
La segunda fase del proyecto de implementación es el diseño.
En esta etapa se define cómo quedará operando el ERP bajo los procesos que operan dentro de la empresa. Esta etapa es crucial ya que con base en las definiciones de esta etapa se concibe el resto del proyecto. Un error en el diseño puede implicar el rehacer el proyecto casi en su totalidad.
La tercera fase del proyecto de implementación es la configuración.
En esta etapa se configura el ERP bajo las especificaciones de la etapa de diseño. Esta es la etapa mas fuerte para el consultor y es donde hay menos interacción por parte de los usuarios.
La cuarta fase del proyecto de implementación es la preparación final.
Una vez que la configuración del ERP está terminada, es necesario probar que la configuración realizada esté acorde a las especificaciones del diseño.
Una vez hechas las pruebas, se procede a la capacitación del usuario final. La capacitación viene después de las pruebas y de la configuración porque es importante que el ambiente sobre el cual se realice la capacitación se asemeje lo mas posible al ambiente que vivirá día a día el usuario una vez puesto en marcha el ERP.
También en esta etapa se hace la carga de los datos saldos iniciales para arrancar la operación con el ERP. Típicamente se cargan las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, saldos de cuentas contables y saldos de inventarios si hubieren.
La última fase del proyecto de implementación se conoce como Salida a Productivo o Salida en vivo.
En esta etapa la empresa comienza a utilizar el ERP en su día a día. Los periodos de esta fase pueden variar, pero la intención es auxiliar al usuario final en sus primeras operaciones, terminar los pendientes existentes y ser el soporte de primer nivel.
Una vez completado el periodo de esta fase se firma una carta que simboliza el término del proyecto de implementación del ERP.
De ahí en adelante inicia un proceso de mejora continua y de resolución de temas de soporte técnico que pudieran llegar a existir.
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