En las empresas, como bien sabemos, debe haber un sistema para llevar el control y administración de los recursos, de los departamentos, de las entradas y salidas de dinero. Es por ello que el software de contabilidad es altamente utilizado. En épocas anteriores, esta actividad se realizaba con mucho más esfuerzo y tiempo. Ya no es necesario más. ¿Pero cuáles han sido los cambios que la tecnología ha implementado? ¿Cómo saber cuál es el mejor software para tu empresa? Nosotros en Evolve it, Consulting and Solutions, te lo decimos.
Seleccionar el mejor software de contabilidad para tu negocio no es tarea fácil. Es cierto que existen varios productos que brindan un buen servicio. Sin embargo, debes tener en cuenta cuál es el que más se adapta a tus necesidades. Esperamos poder ayudarte a tener éxito en tu organización a través de esta información.
Pero antes de iniciar veamos cuáles son los beneficios que un software de contabilidad como el SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) provee:
Se eliminan o actualizan archivos de información que pueden ocupar muchísimo espacio físico, y además, se crea una copia automática de seguridad.
Las constantes actualizaciones que se realizaban a mano sobre los controles, ahora se hacen de manera automática en el software cargado a la computadora. Primera cualidad: ahorro de tiempo al actualizar y ahorro de espacio físico.
Además, la información en los documentos permanece y se desarrollan conforme se trabaja en ellos, en tiempo real. Se puede modificar y ver los archivos de manera que los datos se reflejen para el contador y también para el cliente o el asesor. Así hay mayor efectividad de comunicación entre ambas partes. También es posible cargar o descargar datos de la nube, de cuentas bancarias, de transacciones de crédito y otros procesos al tiempo en que se requieren. Estos procesos son tan fáciles de realizar y tan fáciles de traspasar a archivos, que en verdad vale la pena.
El tiempo que se requería para migrarlos manualmente era demasiado. Ahora no es necesario perder tanto tiempo. Así, uno tiene más oportunidad de enfocarse en otras actividades, de análisis, por ejemplo, y prospección. Así, las tareas de “arrastrar el lápiz” como se conocía antes, quedan automatizadas y en segundo plano. Lo importante es usar la capacidad para tareas más importantes: cómo utilizar el dinero de la manera más adecuada para hacer crecer la empresa, cómo obtener el mayor retorno de inversión, cómo gastar menos, cómo reducir gasto de tiempo en producción (ya se ahorró tiempo en el proceso de contabilidad). Incluso los software primitivos en general, aún requerían de ingreso de datos que quitaban tiempo para todas las acciones a prospección.
El software de contabilidad actual de SAP prevé todo esto. Así como se busca que las máquinas reemplacen esfuerzos, así los software de contabilidad buscan reducir los esfuerzos. De hecho, el principal objetivo de cualquier dispositivo o invento tecnológico es facilitar nuestras vidas. Si un software para facilitar tu trabajo no cumple con ese único requisito, no lo utilices, no lo necesitas. Lo que necesitas es tomar decisiones efectivas de negocio. ¿De qué otra manera llevar esto a cabo si dedicas tu tiempo a actividades que SAP puede completar fácilmente y a tiempo récord? Por otro lado, la comunicación, globalización, conexión a internet, permite que accedas a tu información, archivos y datos, en tiempo real desde cualquier lugar, y usando cualquier dispositivo que tenga conexión directa a una red de internet. En caso de emergencias, puedes solucionar los problemas. Ello sólo puede significar mayor eficiencia en tus procesos. Observa las facturas pendientes, disposiciones de efectivo, saldos de cuentas varias, a todas horas, en todo lugar, y todo ello sólo con el bello invento del internet.
Como comentamos previamente, puedes tener acceso a datos desde la nube, o bien, desde alguna laptop, tableta o bien, tu celular. Esa es la ventaja de los software actuales, compatibles con los dispositivos móviles.
Lo que todo esto significa es una flexibilidad mayor en tu empresa, negocio o rama de la industria. Puedes tener control y supervisión de tus finanzas, aún si no estás físicamente presente laborando en el lugar de trabajo. ¿No es ello que todos deseamos al final de cuentas? Más libertad para dedicar nuestras vidas a lo que nos interesa, y no sólo al trabajo.
¿Cómo elegir el mejor sistema de contabilidad digital?
Muy sencillo: pon en una balanza las necesidades varias que tu empresa tiene.
Pueden ser tan generales o específicas como se requieran. En realidad, existen software como los que nosotros manejamos, que tienen funciones en extremo útil, que quizás no se te hayan ocurrido antes. No hay problema, porque el software de contabilidad como SAP, es muy sencillo de aprender a utilizar. De hecho, unos conocimientos básicos de contabilidad permiten que se maneje a nivel general, y entre más conocimientos tengas de contabilidad, más se abren las opciones porque tú mismo las vas requiriendo y desarrollando.
Esperamos que este artículo te haya servido y que te animes ya a probar un software de contabilidad más enfocado a tus necesidades, que te permita desarrollar las actividades en tiempo y forma actualizadas y reales, y te dé la libertad de poner en perspectiva tus prioridades para tomar decisiones sabias sobre tu empresa. No se te olvide preguntarnos de nuestras soluciones integrales en consultoría, contabilidad y finanzas.