El evaluar y comprar un ERP no es tan sencillo como cuando uno compra una hoja de cálculo o un procesador de textos. El ERP en términos coloquiales es como si fuera una caja con muchos botones, focos y palancas, es decir, no es algo que uno pueda empezar a utilizar con simplemente leer un manual de miles de páginas!
La mayoría de los ERP son aplicaciones altamente configurables que requieren de la guía de un especialista, llamado consultor, cuya labor es echar a andar esa aplicación de acuerdo a los procesos de la organización.
En esta entrega nos enfocaremos únicamente en los puntos principales a evaluar de la casa consultora o distribuidor de software que implementa la aplicación del ERP. Tomaremos como un hecho, que hemos seleccionado adecuadamente el ERP en cuanto a funcionalidad, soporte y valor que aportará a la organización.
A nuestro parecer, el modelo que genera mayor valor al cliente al momento de evaluar y comprar un ERP es el modelo de distribuidores. Existen fabricantes de ERP que venden su software de manera directa y hay otros fabricantes que venden su aplicación a través de distribuidores.
Decimos que el modelo de distribuidores es mejor para los clientes porque cuando se trata de precios, los distribuidores buscan y se esfuerzan en ofrecer mejores servicios, valores agregados y precios competitivos. La mayor parte de las veces, el fabricante respalda y apoya a sus distribuidores por lo que tenemos dos organizaciones trabajando en conjunto por nuestro ERP.
Cuando se compra al fabricante de forma directa, si no llega a existir empatía alguna o no se está de acuerdo con los costos, existen solo dos opciones: continuar bajo las reglas o negociaciones a las que se pueda llegar o cambiar de ERP.
Si partimos de la idea de que pueden existir mejores condiciones con distribuidores, entramos en la disyuntiva de cómo evaluar y comprar un ERP cuando tengo varias opciones que a la vista parecen ofrecer lo mismo.
Existen distribuidores cuya carta principal de presentación serán los premios recibidos por el fabricante por altas ventas de la aplicación. Este es un punto donde muchas empresas caen en la trampa.
El que una casa consultora sea muy buena vendiendo el ERP no quiere decir forzosamente que sea una buena opción al momento de implementar. Aquí un punto interesante a preguntar sería, de su total de implementaciones, ¿cuántas han terminado con éxito?, ¿cuántas en tiempo? y ¿qué tan satisfechos están los clientes con su implementación?
Otros distribuidores optan por demostrar los muchos años que llevan en el mercado o los múltiples casos de éxito publicados. Sin duda alguna el tener años en el mercado o historias de éxito es una muestra de solidez, pero las implementaciones son llevadas a cabo por personas, no por empresas.
Cosas que llegan a suceder después de evaluar y comprar el ERP a la casa consultora, que demostró tener la mayor cantidad de referencias e implementaciones, es que envía a un consultor junior recién salido de la universidad y cuya experiencia en procesos es corta.
De nada nos va a servir para nuestra implementación que la casa consultora tenga mucha experiencia si la persona que nos implementa no tiene ese nivel de experiencia y cúmulo de éxitos que tiene la casa consultora.
En resumen, al evaluar y comprar el ERP es valioso contar con el respaldo de un gran fabricante y de un buen distribuidor, pero el catalizador principal que hará que nuestro ERP funcione adecuadamente es el equipo de consultoría asignado a la implementación de nuestro ERP.
Antes de firmar con la casa consultora es importante revisar el curriculum de los consultores y en la medida de lo posible entrevistarlos y pedir referencias de sus proyectos de implementación.
Los proyectos ERP no son de tecnología, son de personas. Si no ensamblamos un equipo humano adecuado, con la experiencia y habilidades necesarias, el alcanzar el objetivo inicial planteado al evaluar y comprar el ERP será más difícil.
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