¿Por qué hacer una implementación por fases?

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Es muy común que las empresas voltean a evaluar un sistema ERP cuando la cantidad de problemas que sufre la operación ya son demasiados.

Basado en que los problemas son múltiples y los requerimientos son variados, se listan todas aquellas funcionalidades que deberá tener el ERP y los problemas que debe de resolver.

El primer motivo por el cual es bueno hacer una implementación por fases es el alcance.

implementación por fases Por ejemplo, la empresa actualmente no cuenta con una tienda por internet, pero debido a que el ERP trae ese módulo que se percibe como un valor para la organización, se desea hacer la implementación de esta en un inicio junto al resto de partes funcionales como contabilidad, ventas, compras, etc…

Hay que tener en cuenta que la habilitación de un módulo involucra tiempo del personal de la organización, y si tomamos en cuenta que también hay que cumplir con el trabajo del día a día, el tener un alcance de proyecto muy amplio requerirá un esfuerzo importante que implica riesgos y que afecta directamente en el éxito o fracaso del proyecto.

Dentro de los riesgos que se corren se encuentran la mala preparación de información para carga, cansancio del personal que afecta su desempeño en tareas como el análisis de requerimientos o capacitación, mayor tiempo de implementación y por ende mayor costo tanto de proyecto como hacia la organización.

Lo ideal es comenzar con lo mínimo indispensable para que la operación se alivie sin tampoco perder funciones con las que ya se cuenten. Generalmente en segundas fases se encuentran la incorporación de funciones o procesos no existentes en la organización.

Otro motivo para hacer una implementación por fases es la capacitación.

Este motivo va relacionado con el anterior. Entre mas puntos de menú, mas funciones, mas clicks tenga que aprender el usuario final (derivado de un mayor alcance de proyecto), con mayor facilidad olvidará alguna operación que impactará directamente en el aprovechamiento del ERP.

No es lo mismo dominar solamente el módulo de inventarios que también tener que entender el módulo de planeación y reabastecimiento de inventarios y mas cuando antes no se manejaban!. La sugerencia es tener inventarios y posteriormente la planeación de inventarios. Muchas ocasiones las segundas fases sirven para pulir los conocimientos de la primera fase de la implementación.

El tercer motivo para hacer la implementación por fases son los reportes.

Administración FinacieraUn tema clásico de una implementación es la famosa “reportitis”. Los usuarios y la dirección piden indiscriminadamente un gran volumen de reportes que además de incrementar el costo de la implementación inicial, también pueden significar un punto de conflicto a lo largo del proyecto.

En muchas ocasiones el no contar con el reporte de toda la vida significa frenar el proyecto y dejarlo a la deriva.

Todo buen ERP tiene un conjunto básico de reportes que se encargan de resolver la problemática del dia a dia de todos los departamentos de la organización, pero muchas veces por desconocimiento o por omisión se interpreta la no existencia de ellos y la razón principal para necesitar el desarrollo de nuevos.

Cuando se orienta al usuario a utilizar los reportes nativos y a explorar las opciones del sistema, el usuario se da cuenta que la lista de 20 reportes que pudo pedir en un inicio se recortó a quizás 3 o 4.

Lo que es un hecho es que la solicitud de información nunca termina, pero se sugiere como primer paso el cubrir la información de la operación para que en una segunda fase desarrollar lo que realmente haga falta y aporte un valor real a la organización.

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