Software administrativo

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El mundo empresarial y de los negocios es cambiante, cada día surgen nuevas necesidades, nuevas tecnologías reemplazan a las ya existentes, nuevos productos son lanzados al mercado, lo que ayer era novedoso hoy es anticuado y los clientes tienen cada vez más nuevas demandas. Por lo tanto las empresas trabajan día a día de manera exhaustiva para crecer, desarrollarse y mantenerse en el mercado, por lo que requieren herramientas que faciliten su trabajo y les apoyen en el logro de sus objetivos.

La administración de una empresa requiere dedicación, conocimiento, preparación y dinamismo, incluso en las pequeñas y medianas empresas es complicado y requiere más de una persona para lograr un buen resultado. A pesar de existir diferentes áreas en una organización que se dedican a la gestión de diferentes aspectos, la administración de la entidad sigue siendo una tarea laboriosa. Ni qué decir de un pequeño negocio o empresa.

Software administrativo-evolve-itPara esto se han desarrollado herramientas tecnológicas para facilitar y agilizar el control y planeación de las actividades de las empresas. Un software administrativo es una de esas herramientas, un sistema informático diseñado y desarrollado con el fin de ayudar en el control y gestión de las actividades de una organización o negocio. Actividades como compras, ventas, inventarios, contabilidad, análisis financiero, captura de información, entre muchas otras, pueden ser agilizadas y en cierta medida automatizadas por este tipo de sistemas.

Las funciones de un software de este tipo pueden variar dependiendo de su programación y las características de la empresa que lo utilice. Las funciones más comunes de estas herramientas son el control de clientes, que se refiere específicamente al control y registro de los montos que se reciben, los montos que aún adeuda un cliente e incluso proyecciones de ganancias. También se registra en control de los gastos, inversiones y adeudos con proveedores o acreedores.

Otra función muy común de estos programas es la emisión de documentos y comprobantes fiscales electrónicos como facturas, recibos y notas, además de llevar el control de dicha documentación. Los inventarios también pueden ser realizados por este tipo de sistemas, llevar el control de entradas y salidas de mercancía y el registro de clientes y proveedores.

Lo ideal es que este tipo de herramientas, además del registro, clasificación y emisión de información importante de un área de la empresa, tengan la capacidad para realizar evaluaciones y análisis integrales de la información que contienen, pues esto sería todavía más útil y facilitaría aun más las labores de la entidad. Tener un registro contable bien elaborado, un inventario exacto o las compras y ventas perfectamente bien documentadas es de gran utilidad, pero su información debe ser amalgamada para generar reportes completos que sirvan no sólo a su determinado departamento sino a toda la empresa y sus áreas.

Desafortunadamente, el software administrativo común no cuenta con este tipo de funciones, la gran mayoría de sistemas de este tipo registran, controlan y administran la información, realizan algunas operaciones sobre todo en cuanto a contabilidad, inventarios, compras y ventas y ofrecen reportes de cada área por separado que tiene que ser evaluados de manera independiente por el personal de la empresa, sin la posibilidad de hacer un reporte que incluya toda la información.

Contar con diferentes tipos de sistemas en diferentes áreas es una opción para solucionar algunos inconvenientes, sin embargo el problema de la integración no se resuelve. Un software administrativo puede ser complementado con uno contable, uno especializado en manejo de cartera de clientes o en inventarios, sin embargo aun con todas estas herramientas en función, sin importar lo eficientes que sean, no pueden solucionar el problema de la integración de la información.

El personal encargado de cada área o departamento, o las personas que manejen el negocio (en el caso de las pequeñas y medianas empresas), pueden llevar a cabo la integración de la información, sin embargo esto puede tomar tiempo y el objetivo de estos sistemas es precisamente disminuir los tiempos de trabajo.

Por lo anterior la mejor forma de contar con un sistema de gestión y administración empresarial eficiente y confiable es con el uso de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Éste no es realmente un software administrativo, pero es mucho más. Los sistemas ERP llevan a cabo todas las funciones que se pueden requerir en una empresa: contabilidad, administración, registro de datos, facturación, inventario. Lo más importante de un sistema como éste es que cuenta con la función de analizar la información y datos contenidos de manera integral para ofrecer reportes integrales de las actividades de la empresa, de esta forma el personal de las empresas tiene la información necesaria para tomar cualquier tipo de decisión tomando en cuenta la situación general de la empresa y no sólo una parte de ésta.

En Evolve-IT somos especialistas en la implementación de sistemas ERP, con los cuales se podrán llevar a cabo todas las funciones que tu empresa o negocio requiera, desde el registro de una pequeña compra hasta la generación de reportes integrales para la toma de decisiones, pasando por los inventarios, emisión de comprobantes fiscales y la contabilidad.

Si requieres actualizar o mejorar tu sistema te podemos ayudar a trasladar la información de tu actual software administrativo a un sistema ERP o implementar por primera vez uno. Trabajamos con el SAP Business ONE, un sistema especializado en pequeñas y medianas empresa, pero si prefieres otro tipo de herramienta, también contamos con otras opciones.

Para la implementación realizamos un análisis de tus necesidades y las características de tu negocio, para ofrecerte la mejor opción y que así tengas un sistema que cumpla con tus requerimientos.

A través de nuestras redes sociales, correo electrónico o líneas telefónicas puedes estar en contacto con nosotros, conocer más de nuestros servicios y solicitar el tipo de software o servicio que requieras para mejorar los procesos en tu empresa.

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