A continuación listamos las principales funcionalidades del módulo de Finanzas de SAP Business One. Este módulo contempla funciones de la mayoría de los sistemas contables o de un software de contabilidad.

Catálogo de cuentas. Permite definir hasta 5 niveles de cuentas que están agrupadas en Activos, Pasivo, Capital, Ventas, Costo de ventas, Gastos, Financieros y Otros Ingresos y Egresos. El catálogo de cuentas está listo para cumplir con los requerimientos de la contabilidad electrónica y también permite que ciertas cuentas se definan como confidenciales para hacer visible el saldo de la cuenta solo a personal autorizado.

Asiento. En esta opción es donde se capturan las pólizas manuales (como las de cualquier software de contabilidad) y se visualizan las pólizas creadas automáticamente por el sistema. Las pólizas pueden ser contabilizadas en pesos y en una moneda alternativa que generalmente son dólares. Para ciertas cuentas, clientes o proveedores el sistema permite llevar el sado en una tercer moneda.

Borradores. Como cualquier otro  software de contabilidad, en SAP Business One cuando se requiere capturar pólizas largas o bien que se desea guardar la captura de la póliza antes de afectar la operación, se tiene la oportunidad de guardar estos movimientos como borrador.

Plantillas de contabilización. El sistema permite guardar pólizas como plantillas para que en el momento que se requieran contabilizar se manden llamar, se hagan los ajustes necesarios y se contabilice en el sistema. En algunos sistemas contables le llaman a esta opción pólizas modelo.

Contabilizaciones Periódicas. Esta función permite programar la ejecución de una póliza previamente configurada cada determinado tiempo, como por ejemplo, cada mes, cada quince días, etc…

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Diferencias de tipo de cambio. Cuando se tienen operaciones en moneda extranjera esta funcionalidad permite revaluar las deudas de clientes y proveedores al tipo de cambio del cierre de mes de forma automática. El usuario tiene oportunidad de elegir las cuentas contables relevantes así como el tipo de cambio del cierre. También el sistema permite reversar estos movimientos automáticos el primer dia del siguiente mes si así se desea.

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Centros de Costo. Esta poderosa función ayuda al análisis detallado de los egresos e ingresos. Por ejemplo, solo es necesario definir una sola vez la cuenta de gastos de luz a pesar de que tengamos 10 sucursales y cada sucursal tenga varios departamentos. Definiendo centro de costos podemos determinar cuánta luz gastó cada sucursal y cada departamento ya sea por asignación directa o por prorrateo. Se pueden definir hasta 5 clasificaciones de centros de costo. Cada clasificación no tiene límite de opciones. Ejemplo, puedo definir la clasificación sucursal, departamento y línea de negocio. Para cada clasificación de sucursal como podría ser DF, Monterrey y Guadalajara no tengo límite de ciudades.

Proyectos. Permite obtener de manera sencilla todas las operaciones relacionadas a un proyecto o bien determinar un estado de resultados para dicho proyecto. En los tradicionales sistemas contables este tipo de contabilización se lleva mediante cuentas especiales o cuentas creadas específicamente para este fin. En SAP Business One con esta funcionalidad se evita la creación de cuentas contables adicionales y permite capturas mas sencillas.

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Modelos de informes financieros. Esta opción ayuda a construir un estado financiero diferente de la estructura original del catálogo de cuentas cargado en SAP Business One. Por ejemplo, si quisiera obtener un estado financiero por sucursal o por proyecto puedo eliminar las cuentas que no son necesarias para solo dejar las cuentas relevantes con este propósito.

Presupuestos. Permite definir uno o más presupuestos que están basados en el catálogo de cuentas. Cada definición de presupuesto recibe el nombre de escenario. Al definir un escenario principal de presupuesto habilita al sistema para poder monitorear que la operación se sujete a la definición de dicho presupuesto, como por ejemplo, si tengo definido 12 mil pesos mensuales para gastos de representación en el momento que genere una contabilización que sobrepase el monto de 12 mil pesos el sistema me puede informar, me puede restringir o me puede someter a la autorización de otro usuario el poder registrar la transacción.

Activos Fijos. Permite la definición de activos fijos, realiza el cálculo de la depreciación así como las contabilizaciones relacionadas.

Cierre de año. Realiza de forma automática las contabilizaciones para dejar en cero las cuentas de resultados así como inicializar los saldos de las cuentas de balance.

Reportes. Algunos reportes que se obtienen en este módulo son:

  • Estados financieros (Balance, Balanza de Comprobación, Estado de Resultados) con las variantes de proyecto, centro de costo y referencias.
  • Libro mayor
  • Antigüedad de saldos
  • Flujo de efectivo
  • Presupuestos
  • Comparativos
  • Impuestos
  • Activos fijos
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