Un sistema ERP es una aplicación de software cuyo objetivo principal es la planeación de los recursos empresariales (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning).

Nos referimos a la planeación de los recursos empresariales al conjunto de procesos involucrados en la operación y administración de cualquier empresa, como por ejemplo, procesos de suministro, facturación, cobranza, contabilidad, compras, manufactura etc…

La característica fundamental de un ERP es que es capaz de soportar y administrar estos procesos antes mencionados a través de un software que posee una única base de datos, es decir, todos los datos e información inherentes a todos los procesos empresariales están almacenados en un único repositorio de información o una sola base de datos.

Es muy común que empresas recién formadas ya sea por tema de costos o por simplicidad comienzan a administrar sus empresas mediante hojas de cálculo, libretas, o aplicaciones de software aisladas que no tienen comunicación entre sí.

Cuando una empresa tiene su información repartida o dividida entre diferentes plataformas y personas genera barreras invisibles dentro de la organización. Dichas barreras dificultan el acceso a la información, genera duplicidad y cuando se es requerida es difícil encontrarla e integrarla dados los diferentes medios en los que se encuentra.

Pongamos como ejemplo 3 medios de información: el sistema de facturación, la hoja de cálculo de la cobranza y el sistema de contabilidad.

En el sistema de facturación se ubican todas las facturas que genera la organización donde se encuentran datos como el de clientes y productos. En la hoja de cálculo tenemos datos de facturas, clientes, fechas de pago y cobros. En el sistema de contabilidad tenemos datos de clientes como cuentas contables con registros de cargos y abonos que se ingresan manualmente por estas operaciones.

Cuando no se tiene un sistema ERP y se tienen que mantener estos 3 medios de información hay varios datos que se capturan más de una ocasión, como por ejemplo, el dato “Cliente”. En el sistema de facturación se da de alta el cliente, en la hoja de cálculo se captura el cliente y en el sistema de contabilidad también se ingresa el cliente. Un mismo dato con un mismo fin capturado 3 veces.

La captura de un mismo dato más de una vez no solo acarrea el problema de esfuerzos repetidos y por ende más tiempo perdido sino que también implica la probabilidad de ingresar mal la información a alguno de los sistemas.

Después del fin de mes y al momento de hacer un cierre generalmente se cotejan los datos de todos los sistemas. El terror comienza cuando después de haber ingresado 1000 facturas y 1000 registros contables nos damos cuenta que el total de facturas da 100,000 y en registros contables tenemos 90,000. ¿Qué hacer?, ¿Qué sistema está correcto? o ¿Los dos están mal?

Aquí viene el paso de revisar documento por documento, factura por factura ingresada en ambos sistemas para determinar si están todos los documentos capturados o si hay alguno que no esté capturado correctamente. Nuevamente regresamos al problema de invertir más tiempo que eso se traduce en dinero o dejar de hacer cosas más productivas para la organización.

Hasta ahora hemos mencionado dos inconvenientes de trabajar en aplicaciones aisladas: revisiones adicionales (tiempo) y capturas repetidas (tiempo). Otro inconveniente que va de la mano de los dos anteriores es la calidad de los datos y de la información.

Si tenemos que esperar a final de mes para cotejar que los datos ingresados a los sistemas son correctos, ¿qué pasa a mitad de mes? ¿Cómo poder tomar decisiones acertadas? ¿Cómo corregir el rumbo? ¿Cómo evitar acciones antes que las cosas sucedan?

Uno de los principales activos de cualquier organización, después de los recursos humanos quizás sea la información. El conocer la situación actual de la empresa en cualquier momento puede ser fundamental para la toma de decisiones. El mercado puede tener cambios repentinos y para adaptarnos a este mundo cambiante debemos de tener la capacidad de tomar decisiones en el momento.

Cuando se manejan sistemas aislados esto pudiera no ser posible. Decimos que no es posible porque si hay que integrar y cuadrar información esto podría llevar días de trabajo y si se necesita reaccionar rápido la oportunidad quizás ya haya pasado. Esto equivaldría a estar leyendo el periódico de hace 3  o 4 días para tomar una decisión sobre si cambiar o no divisas o vender o comprar acciones en la bolsa.

Con un sistema ERP la cosas se facilitan. Se evitan las capturas duplicadas, se impulsa la productividad y la calidad de la información se incrementa. Un sistema ERP no va a evitar que el usuario capture mal un documento o un dato pero si le puede ayudar a determinar de manera mas rápida y sencilla en donde se ubican los errores y poder corregirlos en el momento.

El saber que la operación fluye, en la mayoría de los casos sin errores, permite tener la confianza y la seguridad que las decisiones basadas en la información que arroja el sistema son veraces y oportunas permitiendo a la organización estar un paso adelante del resto.

Un ERP como SAP Business One no solo ofrece los valores del párrafo anterior sino que también el mismo software sugiere procesos llamados “mejores prácticas” que son procesos predeterminados en cuanto a configuración que son el resultado de la experiencia de la empresa alemana SAP a través de 40 años alrededor del mundo.

Sistemas ERP hay muchos y la gran mayoría trabaja resolviendo las problemáticas expuestas al principio de este texto, pero solo SAP integra esa experiencia de 40 años dentro del mismo ERP. Con SAP no solo se invierte en un sistema ERP, se invierte en una plataforma de negocios que sirve como guía para llevar a su organización al éxito al igual que lo ha hecho con otras 50 mil empresas pyme alrededor del mundo.

 

Sistema ERP 2
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