Antes de la era de la computación los sistemas contables eran papeles de todo tipo como pólizas de ingreso, de egresos de diario, hojas tabulares así como los estados financieros.

El tener información para tomar decisiones era un proceso muy lento y laborioso, implicaba tener un ejército de personas que se la pasaban “arrastrando el lápiz”.

Se escucha muy fácil y quizás hasta obvio pero muchísimas contadores batallaron enormemente para dejar de arrastrar el lápiz y empezar a capturar en una computadora. Hubo muchas personas que eran de la idea de que era más seguro arrastrar el lápiz que encomendar su trabajo a unos fierros que quién sabe que estarán haciendo por dentro.

La inseguridad de saber si la computadora estará haciendo bien los cálculos era un tema para la mayoría. ¿Qué garantía hay o cómo saben si los movimientos están correctos? Se preocupaban más de lo que pudiera salir mal que de los beneficios potenciales que traía.

Otro tema importante fue perderle el miedo a la computadora. Aunque las personas estuvieran convencidas de que su trabajo por medio de la computadora sería más eficiente o simplificado, el aprender a utilizar esta nueva herramienta de trabajo fue otra barrera a superar.

En su momento para muchas personas fue impensable el cambiar sus sistemas contables que llevaban de forma manual a llevarlos a través de una computadora. Hoy en día prácticamente vemos como algo normal el utilizar una computadora y llevar nuestros sistemas ahí. Difícilmente vamos a encontrar a alguien que diga que es mejor llevar todo de forma manual que en una computadora. Podemos decir que este cambio ha sido totalmente superado.

Así como para muchos de nosotros nos tocó vivir ese cambio de los sistemas manuales a los sistemas por medio de computadoras ahora vivimos otro cambio importante que quizás muchos no se han dado cuenta.

Vivimos la misma situación de la resistencia al cambio pero ahora no es para salir de lo manual para entrar a la computadora ahora es salir de los sistemas contables aislados para ingresar a la era de los sistemas ERP.

Los contadores de hoy ya se acoplaron perfectamente a trabajar en una computadora, confían 100% en sus datos y quizás no conciben su trabajo sin una computadora. En otras palabras, se sienten con control de su trabajo como siempre lo han tenido.

En un ERP los contadores perciben pérdida de control. En un ERP la gran mayoría de las operaciones del negocio genera contabilizaciones automáticas, es decir, los contadores dejan de ser capturistas pero no significa que los que capturan las operaciones están ingresado pólizas a la contabilidad.

Muchos contadores piensan que el sistema va a contabilizar mal o que sus compañeros que no son contadores van a contabilizar mal, que sus cifras no van a estar bien y que por eso no se debe de ocupar un ERP.

Un ERP contabilizará tal cual se le configure y los usuarios que capturan el día a día no necesitan ser contadores porque ellos no capturan las pólizas contables, ellos simplemente capturarán una factura, un movimiento de inventario y de la contabilidad el ERP se encarga.

El ERP simplifica tareas, disminuye errores y permite trabajar en sincronía con todos los departamentos de una organización, siendo proveedor de información de primera mano y el corazón de toda la empresa.

Todas las empresas grandes y trasnacionales funcionan con un ERP. Prácticamente les sería imposible trabajar de otra forma que no sea a través de él. Todos aquellos contadores que ya trabajaron en ambientes colaborativos (como lo es un ERP) y que regresan a trabajar en organizaciones que no poseen un ERP consideran que es viajar al pasado.

Sus primeros objetivos que buscan completar es la adquisición de un ERP ya que no pueden concebir trabajar nuevamente con sistemas contables aislados. Esto sería como estar trabajando con una computadora y regresar a arrastrar el lápiz nuevamente.

Hoy en día nos vemos inmersos en esta problemática nuevamente, en donde se está batallando para romper ese paradigma de que el ERP es solo para empresas grandes y que los sistemas actuales son suficientes así como antes las computadoras solo eran para empresas grandes y las pymes no las necesitaban.

Cualquier empresa no importando el tamaño o su giro puede sacar provecho de un ERP. Quizás con los sistemas contables aislados de ahora pudiera percibir que su operación está controlada o que es suficiente pero tarde o temprano si crece el negocio necesitará entrar al mundo del ERP.

En ocasiones también se habla que un ERP es caro y que aunque se sepa que se necesita, quizás no sea el momento por el aspecto económico pero hasta en eso las cosas también han cambiado mucho.

Un ejemplo de ellos es SAP, que tiene la mala fama de ser caro, difícil de implementar y que lleva años el tenerlo funcionando. SAP desde hace 12 años tiene en México una versión de su ERP para pequeñas y medianas empresas llamado Business One.

SAP Business One como ERP viene a reemplazar todos esos sistemas contables no solamente como un ERP cualquiera sino con el valor de las mejores prácticas de negocio pulidas por SAP a lo largo de 40 años en mas de 100 países alrededor del mundo todas ellas integradas en el software ERP.

Correr tu negocio sobre la plataforma de SAP Business One es sinónimo de excelencia y calidad  en procesos empresariales.

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