Los métodos físicos y analógicos que se utilizaban de manera común en las empresas para llevar a cabo labores administrativas, fiscales y contables han sido prácticamente descartados por completo en la actualidad, mientras la necesidad de contar con programas de cómputo que faciliten la realización de estas labores es cada vez más importante.

Entre los programas más demandados en la actualidad está el software de contabilidad, cuya creciente demanda se debe sobre todo a las grandes ventajas que ofrece al automatizar y agilizar el registro de operaciones y minimizar la probabilidad de comisión de errores.

Este tipo de sistemas informáticos son altamente funcionales y prácticos para el mundo empresarial actual, pues gracias a su diseño, la calidad de este y las funciones que cumple se ha convertido prácticamente en una herramienta indispensable para toda organización, pues toda entidad tiene la necesidad y obligación de llevar al día su contabilidad.

Software de contabilidad

Entre las funciones más importantes que hacen de este tipo de aplicación un activo imprescindible para muchas empresas está el registro de operaciones de forma completamente sistematizada, de manera que solo es necesario ingresar datos de facturas, pólizas o recibos para tener los registros contables al día, lo que facilita en gran medida las labores de cualquier entidad correspondientes a esta área.

Asimismo, estos programas contienen una gran capacidad de almacenamiento, por lo que es posible guardar toda la información contable, fiscal y financiera de la empresa sin problemas de espacio ni gasto de recursos como artículos de papelería. Adicional a esto, un software de contabilidad suele ofrecer la opción de guardar la información en la nube, lo que implica tener un respaldo de seguridad de la información que impide que esta pueda perderse en caso de algún accidente o siniestro.

Esta misma característica permite que la información y los datos estén siempre disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar, pues basta con ingresar desde cualquier terminal conectada al sistema para obtener información contable o fiscal y los tiempos de búsqueda se reducen prácticamente a segundos.

Al mismo tiempo, un programa de este tipo disminuye de manera considerable la comisión de errores, además de procesar y evaluar la información y generar datos, reportes e información relevante que resultan de gran utilidad para los encargados del área y los mismos empresarios, sobre todo cuando se trata de toma de decisiones y generación de estrategias.

Pero las funciones tan importantes que realiza un programa de cómputo de este tipo no son las únicas características que lo convierten en una herramienta altamente funcional, práctica y útil para las empresas. Hay otras características que hacen de este tipo de sistemas un activo que resulta sumamente redituable.

Es fundamental que un software de contabilidad sea adaptable, pues cada empresa tiene características diferentes, comenzando por el giro empresarial o comercial al que pertenece, por lo que tiene necesidades generales que comparte con otras entidades, pero al mismo tiempo cuenta con necesidades muy específicas que derivan de las operaciones particulares que la organización realiza.

Por lo tanto, un buen programa contable requiere tener diferentes opciones y características de programación e instalación para poder satisfacer las diferentes necesidades de cada empresa que pueda hacer uso del programa.

Una segunda característica importante que deriva de la primera, es que el programa debe ser adaptable no solo a las necesidades de la empresa, sino también a los sistemas que esta maneja. Muchos programas de administración empresarial son buenos pero presentan el inconveniente de no ser compatibles con muchos otros sistemas, lo que hace que las organizaciones que los adoptan cambien por completo su sistema, implicando un gasto mayor.

Por el contrario, un programa compatible con sistemas comunes, como Office, por ejemplo, es mucho más práctico, rentable y genera menores complicaciones para su implementación, ya que requiere menos tiempo y recursos para su instalación y el vaciado de datos.

Otra característica importante que tienen estos programas es que pueden ser personalizados según los diferentes tipos o niveles de usuarios. En toda empresa hay jerarquías y cada área tiene también diferentes rangos y en muchos casos, para tener un mayor nivel de seguridad, los empleados y usuarios de un sistema tienen acceso a la información de la empresa según su rango. Por esta razón es importante que un sistema de este tipo ofrezca la opción de personalizar el sistema según el nivel del usuario.

Por supuesto, al tratarse de un programa para uso empresarial, se entiende que los usuarios no son necesariamente expertos en el manejo de equipos de cómputo por lo que un software de contabilidad suele ser muy fácil de usar, además de ser intuitivo y ofrecer diferentes opciones para soporte y ayuda al usuario.

Otras características que hacen tan funcionales y prácticos a estos sistemas son su capacidad para generar informes a partir de la información que se ingresa a ellos, los altos niveles de seguridad que ofrecen gracias a sus diferentes protocolos de programación, su capacidad para evolucionar y crecer junto a la empresa, es decir, comenzar con operaciones contables sencillas de una empresa pequeña hasta llegar a manejar la contabilidad de una gran corporación.

Queda claro que un programa de cómputo de este tipo es realmente funcional y de gran utilidad para cualquier empresa, pero es necesario, cuando se está por adquirir e implementar un sistema de este tipo, seguir algunas recomendaciones: no basarse en el precio del producto sino en las funciones y beneficios que ofrece, solicitar asesoría para elegir la mejor opción con base en las características de la empresa y realizar una implementación adecuada con la ayuda de un experto en el área.

Cumplir con estas últimas tres recomendaciones es realmente sencillo, pues basta con solicitar información sobre el tipo de software de contabilidad, la implementación y la asesoría que ofrece el mejor grupo al respecto: Evolve-IT.

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