Software ERP: ¿Me tengo que adaptar a él o él a mi?

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Cuando orientamos a las empresas de cómo realizar su proceso de evaluación del Software ERP, frecuentemente nos topamos con dos posturas:

La primera dice que el software ERP es el que se tiene que moldear a las necesidades de la organización y la otra postura nos habla de que la organización es la que tiene que modificar sus procesos para que estos se acomoden a lo que puede hacer el software ERP.

Para ambas posturas hay ventajas y desventajas. A nuestro parecer consideramos que no hay una respuesta correcta para el común de las empresas, sino que cada organización es especial y única y por lo tanto con base en su individualidad hay que realizar un análisis caso por caso. Aquí citamos las principales características que nos pueden ayudar a decidir si resulta mejor adaptarnos al software ERP o que el se adapte a nosotros.

software erpVicios en los procesos de la operación. Todas las empresas poseen excelentes procesos operativos o administrativos que gracias a ellos mantienen a la empresa competitiva en el mercado quizás ya por muchos años. Dicen vulgarmente que no arregles lo que ya funciona bien, ¿pero las cosas que no trabajan tan bien como uno quisiera? Si decidimos adaptar el ERP a nuestros procesos cuando estos tienen vicios, lo único que quizás logremos después de la implementación del ERP es automatizar los propios vicios, por lo que los beneficios potenciales que puede traer consigo el ERP se estarían perdiendo.

Procesos de negocio con mejores prácticas. Aunque son muy pocos los software ERP que cuentan con procesos de negocio considerados como mejores prácticas, vale la pena hacer una revisión de estos contra los procesos de la organización. De manera general los procesos denominados como mejores prácticas son procesos probados a lo largo de muchos años y que han demostrado aportar éxito y valor a las organizaciones. En este punto el no adaptarnos a las mejores prácticas es estar dejando de lado un gran valor que aporta el ERP intrínsecamente.

Funcionalidad. Muchos clientes descartan utilizar un ERP porque el sistema que utilizan actualmente (muchas veces sistemas a la medida) aparentemente realiza funciones que el ERP no. Tenemos el ejemplo clásico de que un usuario dice que el ERP no le funciona porque tiene que dar dos clicks mas que en su sistema actual o que los reportes que utiliza son en forma vertical y el ERP los da en forma vertical. La mayor parte de las ocasiones cuando se revisan estos casos, no hay un impacto significativo en la operación en cuanto a carga de trabajo o errores de captura. Nos ha tocado vivir con muchos usuarios el rechazo a cambiar su forma de capturar o reportear con el sistema para meses después escuchar que el trabajar con el ERP les ha resultado muy benéfico y que el cambio de sistema ya lo han superado.

Costo Total de Pertenencia (Total Cost of Ownership). Siempre será nuestro deseo que el ERP funcione tal cual nosotros lo deseemos. Habrá adaptaciones que se tengan que hacer que sean sencillas de realizar, pero habrá otras que no tanto. Si cuantificamos el esfuerzo que implica adaptar el ERP para que tenga un comportamiento muy similar al sistema anterior simplemente porque así lo deseamos, nos daremos cuenta que dar un par de clicks adicionales es perfectamente manejable y es mas beneficioso para la compañía el adaptase a lo existente que desarrollar algo específico para la organización.

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