El software para inventarios se enfoca al control de las mercancías dentro del negocio. La gran mayoría se ocupa de las actividades de inventario involucradas en las ventas, compras y movimientos dentro de las bodegas. Algo que todos tienen es un kardex (para rastreo de movimiento por movimiento de cada tipo de artículo) y mostrar reportes sobre las cantidades disponibles tanto a nivel compañía como a nivel almacén.

Las funciones clásicas de un software de inventarios son las del proceso de ventas y de compras. Cuando llega mercancía del proveedor se registra un movimiento de ingreso y aumentan los niveles de inventario, cuando se le surte a un cliente al registro del movimiento las cantidades de inventario disminuyen.

Es de gran trascendencia para las empresas el poder saber la cantidad de inventario disponible en las bodegas o almacenes, pero es vital para la supervivencia del negocio el poder tener herramientas que ayuden a evitar o inhibir la pérdida, extravío o merma del inventario.

Ya que tenemos certeza que las piezas que deben de estar están en las bodegas, la información que arroja el software de inventarios nos puede dar visibilidad real de cuántas piezas tenemos en los almacenes disponibles para poderlas ofrecer a los clientes.

software para inventarios

En muchas organizaciones es importante conocer y estudiar qué tanto se están moviendo los productos del almacén para poder determinar cuántos se deben de comprar y cuántos se deben de tener en la bodega sin caer en un punto de escasez ni tampoco de sobre inventario.

En algunos casos el software para inventarios tiene la capacidad de poder recibir esta información y almacenarla como dato de referencia aunque en la mayoría esto se maneja por fuera o está en la cabeza de cada persona responsable de almacén y/o de compras. Otra función del software para inventarios es mover de manera lógica la mercancía entre diferentes bodegas con la intención de tener la cifra exacta de inventario que tiene cada almacén.

Hasta ahora hemos platicado de las funciones generales de un software para inventarios que pudiéramos pensar que satisfacen la mayor parte de las necesidades de empresas que gestión mercancías, pero la realidad es que se requieren de otros controles o funcionalidades. En principio, por regulación de las autoridades, cuando se hacen compras de importación hay que llevar controles adicionales en las mercancías.

Estos controles adicionales se llaman pedimentos. Cuando una organización importa se tiene que registrar la fecha, la aduana y número de pedimento asociándolos al producto que se importa de tal suerte que cuando se facturen estos productos, en la factura venga la información antes mencionada.

El software para inventarios debe de tener la capacidad de llevar el control de esta información de tal suerte que si queremos saber qué inventario tenemos disponible también debería tener la capacidad de arrojar la información de los pedimentos. Junto con los pedimentos, generalmente viene un control llamado número de lote aunque el manejo de lotes no es exclusivo de los pedimentos.

El control de lotes se refiere a la asignación de un número o código que identifica un grupo de productos similares. Al tema de los lotes viene asociado algo que se llama trazabilidad que es el poder determinar a través del lote a qué proveedor le compramos y a qué cliente se lo vendimos. Esto es muy común en la industria farmacéutica o de alimentos.

Otro control similar al de los lotes es el de números de serie. A diferencia de los lotes que hay un identificador para un grupo de productos, en el número de serie el control es uno a uno, es decir, un identificador único para cada unidad básica de inventario. Igualmente se requiere que exista la posibilidad de la trazabilidad para identificar el origen (compra) y el destino (venta) o bien el movimiento entre almacenes.

Generalmente el manejo de números de serie se requiere en equipos como pueden ser televisores, computadoras, máquinas, equipos, etc… El control de los números de serie puede ser llevado en conjunto con controles de garantías o para servicio técnico.

Otros controles que pueden ser requeridos y que comúnmente no los incluye un software de inventarios es el de ubicaciones dinámicas o bins. Cuando se ingresan al almacén productos las aplicaciones se quedan hasta el punto de informar que hay X cantidad de unidades en la bodega, pero no te dicen o no te permiten decirle en qué parte de la bodega se encuentran.

Algunas aplicaciones lo permiten pero solo si todas las unidades permanecen en una misma sección, por ejemplo, las plumas están en la sección A, pasillo 1, estante 1B. Pero si unas plumas están en la sección A, pasillo 1, estante 2B y otras en el 3B ahí es cuando la mayoría de los sistemas no cuentan con la funcionalidad para soportar este control.

Con un ERP como SAP Business One no solo se tienen los controles tradicionales de inventario sino que se va mas allá al tener control al fino detalle como es el de las ubicaciones dinámicas, el control de lotes, números de serie, pedimentos, múltiples unidades de medida por producto, capacidad de definir múltiples almacenes y tener procesos de conteo cíclico de inventario.

Con el ERP también se establecen mecanismos de planeación de inventarios para buscar tener el menor dinero parado en forma de inventario buscando impulsar la liquidez y mantenimiento los niveles de servicio deseados con los clientes. Los procesos de inventarios en un ERP están integrados totalmente con procesos de reabastecimiento, ventas, servicio, manufactura y por supuesto manteniendo el costeo de los productos con impacto directo en la contabilidad.

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