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Desde hace algunos años, la implementación de un sistema de gestión empresarial en las compañías modernas dejó de ser un lujo para convertirse en una necesidad. Principalmente debido a que hablamos de una herramienta de suma relevancia que contribuye en el funcionamiento y eficiencia interna de cualquier organización. Desde la automatización de tareas hasta la centralización de la información, hablamos de una gran ventaja que destaca a las marcas sobre la competencia.
Estos sistemas son un conjunto de aplicaciones software integradas que permiten automatizar y gestionar los procesos operativos y administrativos de una empresa desde una base de datos única. En términos sencillos, funciona como una especie de sistema nervioso de la organización contactando todos los departamentos para que la información fluya sin interrupciones.
Sistema de gestión empresarial: centralización de la información
Uno de los principales motivos por los que el sistema de gestión empresarial se ha convertido en una necesidad para las empresas modernas es la posibilidad de contar con información centralizada. En lugar de tener datos dispersos en múltiples hojas de cálculo o correos electrónicos, un sistema unifica toda la operación en una sola fuente.
La información, de hecho, se actualiza constantemente, lo que facilita su aprovechamiento y veracidad. Además, este tipo de software permite un acceso en tiempo real, es decir, todos los departamentos pueden consultar la misma información actualizada.
Es importante mencionar que al contar con este tipo de herramienta se elimina la duplicidad de información. Se evitan que diferentes áreas trabajen con datos contradictorios, duplicados o desactualizados. De manera que todos los departamentos manejan exactamente la misma información.
Esto último es crucial pues se evitan los errores humanos y se facilita en gran medida la toma de decisiones. Lo que impacta positivamente en el crecimiento de las organizaciones. Otros motivos de importancia que convierten a un ERP en una necesidad son:
Optimización y automatización de procesos
Es necesario mencionar que, en las empresas modernas, un gran número de errores se generan debido a la intervención manual o humana en tareas repetitivas. Esto es algo que no sucede con un software empresarial.
Estas herramientas automatizan la facturación, el control de inventarios, el seguimiento de pedidos para liberar tiempo de importancia para que los colaboradores se centren en otras actividades de importancia. Al disminuir la carga manual se reducen drásticamente las equivocaciones humanas en registros contables o logísticos. Algo que optimiza los procesos y los resultados obtenidos.
Mejora en los procesos de toma de decisiones
Un punto clave sobre este tipo de software es que es capaz de transformar los datos brutos en inteligencia de negocios. Principalmente debido a que puede generar informes financieros o de ventas con un solo clic. De igual forma, permite identificar tendencias de mercado y comportamientos de los clientes para anticiparse a la demanda. Esto, por supuesto, a través de un análisis predictivo detallado.
Escalabilidad y crecimiento
Un negocio que depende de la memoria del dueño o de procesos manuales tienen un techo muy bajo. El sistema, en este sentido, proporciona una base necesaria para que la empresa crezca sin que la operación se vuelva un caos. También permite añadir módulos a medida que la empresa lo requiere, por ejemplo, módulo de recursos humanos, CRM o producción.
Control de costos y rentabilidad
Un sistema ERP es una ventaja crucial cuando se trata del control de costos y rentabilidad debido a que proporciona visibilidad total sobre los recursos para identificar dónde se puede estar perdiendo dinero. Mediante la función de gestión de inventario evita el exceso de stock o la falta de insumos para optimizar el flujo de caja. Por otra parte, puede realizar seguimiento de márgenes para conocer con exactitud cuánto gana por cada producto o servicio vendido tras deducir todos los costos operativos.
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Un sistema de gestión empresarial es una necesidad para las empresas modernas debido a todo lo que el software es capaz de ofrecer para su funcionamiento, eficiencia y crecimiento. Es por esto por lo que B1Pro deja a su disposición sus soluciones software de calidad que se adaptan a las necesidades específicas de su empresa. Podrá contar con asesoría y atención personalizada para asegurar una implementación y aprovechamiento exitoso.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tarda en implementar un sistema de gestión?
El tiempo puede llegar a variar según la complejidad de la empresa, el tipo de software y la cantidad de procesos o módulos necesarios. Desde unos pocos días hasta algunos meses en los casos más complejos.
¿Es necesario ser una gran empresa para tener un sistema de gestión?
No, para nada. De hecho, actualmente es posible hallar en el mercado soluciones que se adaptan a cualquier tipo de empresa, desde las más pequeñas hasta las grandes corporaciones.
¿Qué diferencias hay entre un CRM y un ERP?
Son herramientas que ofrecen enfoques distintos. El ERP se enfoca en procesos internos como la contabilidad, el inventario y la eficiencia operativa de la empresa. El CRM se enfoca exclusivamente en el ciclo de ventas, marketing y la relación directa con el cliente.
Revisado por:
Yail E. Ramírez Alpízar
Ayudo a las pymes a controlar y aumentar la rentabilidad de sus negocios a través de tecnologías de la información
LinkedIn: Yail Ramírez