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El software de contabilidad, al igual que el software SAP, hoy en día representa una gran ayuda en las empresas que requieren de un mejor manejo de cada uno de sus recursos. Como sabemos, el área contable de una empresa es de las más importantes por la naturaleza de los temas que se manejan en ella, y por eso mismo es que requiere de un buen control, manejo y organización por parte de los encargados y trabajadores de este departamento, y qué mejor que llevar a cabo dicho trabajo con sistemas de apoyo que en la actualidad ofrecen aplicaciones y herramientas que permiten tener una mejor organización y administración con respecto a los recursos de la empresa.
Sin embargo, a pesar de que ya muchas compañías y negocios trabajan sobre este esquema, hay quienes aún no han tomado la decisión de implementarlo, esto se debe en gran medida a que aún existen dudas al respecto, las cuales trataremos de aclarar a lo largo de este artículo.
1. ¿Cómo saber si los equipos con los que se cuenta dentro de las empresas pueden soportar un sistema de contabilidad actual?
En la actualidad, la mayoría de las empresas cuentan con equipos rápidos y funcionales, esto en parte por las revisiones y actualizaciones que el área de sistemas lleva a cabo, es por eso que aunque no se trate de equipos de última generación, la gran mayoría de ellos son capaces de resistir este tipo de programas; de cualquier manera, siempre es importante preguntar al proveedor sobre las especificaciones y requerimientos para ir a la segura y que el software sea funcional y cumpla con su objetivo.
2. ¿Estos sistemas cuentan con acceso a la nube?
Hoy en día prácticamente todos los sistemas empresariales que se encuentran en el mercado tienen la posibilidad de resguardar información, facturas, imágenes y hasta videos en la nube, esto con el objetivo de que dicha información se encuentre segura en todo momento, y no solo eso, sino que también en caso de fallo de los equipos o algún otro problema, las personas con los permisos adecuados puedan hacer uso de ella y consultarla mediante cualquier otra computadora. Debemos decir que en la actualidad la nube ha traído a los usuarios del software de contabilidad y otros más, como el software de inventarios, muchas ventajas y beneficios con las que anteriormente no se contaba y debido a esto se llegaba a perder información valiosa. Ahora que se trabaja bajo este esquema, la información se encuentra respaldada y se puede trabajar prácticamente desde cualquier lugar en caso de problemas, de esta manera se optimizan tiempos y se puede seguir trabajando sin impedimentos.
3. ¿Qué hay de los cursos y soporte?
Una vez que se ha tomado la decisión de implementar este o algún otro tipo de software dentro de la organización, es importante acercarse con el proveedor para saber qué tipo de soporte ofrecen en caso de problemas con el funcionamiento de alguno de los sistemas o sus herramientas y aplicaciones, es importante que exista disponibilidad en ese tema para no perder tiempo valioso de trabajo. Asimismo, es esencial preguntar si la empresa cuenta con algún tipo de curso que permita a los usuarios futuros de dichos sistemas operarlos de manera adecuada y aprovechar al máximo cada una de sus funciones.
4. ¿Cuánto tiempo lleva adaptarse a este tipo de sistemas?
Esto depende en gran medida del tipo de trabajo que se ha realizado anteriormente en la empresa; por ejemplo, si la empresa hasta el momento llevaba la contabilidad de manera tradicional, pero siguiendo las leyes fiscales actuales, es normal que el proceso pueda alargarse un poco más mientras todos los procesos se actualizan y la información se carga al sistema, estamos hablando probablemente de un par de meses, que aunque puede ser mucho para algunas empresas, se debe tomar en cuenta que al final los resultados y la nueva forma de trabajo valdrán la pena el tiempo que el cambio tomará. Si por el contrario la empresa ya manejaba algún sistema contable, pero desea actualizarse según la tecnología que hoy en día se encuentra disponible, el tiempo que este cambio pueda tomar será mínimo, ya que los trabajadores ya tienen conocimiento sobre el manejo de este tipo de sistemas, y lo único que deben hacer es adaptarse a los nuevos cambios y su funcionalidad.
5. ¿Los datos que se suben al software de contabilidad permanecerán seguros?
Es norma que en las empresas exista esta preocupación, sobre todo porque la información con la que se trabaja es vulnerable y debe estar segura en todo momento, por eso es importante que sepan que trabajar con estos nuevos sistemas es sumamente seguro, de hecho lo es mucho más que contar con cientos de documentos que en cualquier momento pueden dañarse o extraviarse; además se debe tener en cuenta el papel que la nube juega, en donde la información también está segura y disponible. Sin embargo, para que la seguridad sea total, se debe dar permisos y claves de acceso únicamente a personas de confianza que tengan que ver con el departamento, y ellas a su vez deben actuar con responsabilidad ante el manejo de sus claves y contraseñas, así como del sistema y los datos que en él se encuentran.
Esperamos que esta información les sea de gran ayuda si tienen en mente adquirir un software contable para su compañía o negocio. En Evolve IT tenemos todo lo necesario para que su empresa pueda optimizar cada uno de sus procesos y planificar muy bien sus recursos, es por eso que ofrecemos a nuestros clientes sistemas contables, así como un excelente software administrativo, los cuales sabemos de sobra que pueden traerle múltiples beneficios a sus procesos y procedimientos.
Si tienen además de estas alguna otra pregunta en cuanto a nuestros productos, no tengan la menor duda en contactarnos por medio de nuestras líneas telefónicas y con gusto les brindaremos la información que necesiten.
En Evolve IT estamos para servirles y para ayudarlos a mejorar sus procesos y procedimientos de cada uno de sus recursos empresariales.