Cómo beneficia un software a los procesos contables de las Pymes

 En Business One, Software de contabilidad

El software de contabilidad es una herramienta que facilita la correcta gestión del área contable de cualquier negocio, la que resulta clave para el éxito de sus operaciones y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Como respuesta al creciente número de usuarios de software para la gestión contable, actualmente es posible encontrar numerosas opciones, pero en el mercado las soluciones que ofrece SAP Business One son las más recomendadas gracias a que presentan herramientas para una administración integral de múltiples operaciones en el negocio.

Para que ustedes conozcan más acerca de los beneficios que ofrece el módulo de contabilidad SAP Business One y la manera en que se integra a un negocio, dedicaremos esta publicación en nuestro blog a hablar del tema.

Como ya hemos explicado en publicaciones anteriores en el blog de Evolve It, el Business One se compone de diferentes módulos con funcionalidades específicas que permiten a diferentes tipos de usuarios encontrar una solución a la medida de sus necesidades. Es por la facilidad de uso de este sistema, por la manera en que se integra sin dificultad y por los costos de su operación, que se recomienda a pequeñas y medianas empresas que busquen una opción para mejorar la administración y gestión de diferentes procesos empresariales.

El software cuenta con un módulo de gestión confiable y financiera en el que se ofrece a los usuarios diferentes funcionalidades para la automatización de tareas contables que se realizan en el día a día, incluyendo el registro de asientos en el libro diario y en el libro mayor y la agilización del cálculo de impuestos y de transacciones en múltiples divisas, funcionalidades que sin lugar a duda permiten optimizar las operaciones financieras de la empresa.

Reducir costos y tiempo invertido en las actividades relacionadas con la gestión contable son las principales ventajas de implementar un software de contabilidad SAP Business One. Las actividades bancarias de la empresa pueden llevarse a cabo desde el software, incluyendo el procesamiento de pagos y extractos bancarios, la conciliación de cuentas y la administración del flujo de caja. Llevar un seguimiento a los presupuestos y generar informes que permitan hacer un cotejo de los datos reales con los que fueron presupuestados, esto con datos actualizados en tiempo real, es posible con el software y resulta imprescindible para conocer la posición real de la empresa en el mercado.

Otra de las funcionalidades del módulo contable es que las operaciones financieras se pueden integrar con otros procesos del negocio, como las compras y las ventas. Anteriormente en este blog hemos explicado a detalle cuáles son las tareas que pueden hacerse con el módulo de compras, ventas e inventarios y de la mano con la gestión contable se abre la posibilidad para el negocio de hacer más rápidas las transacciones, y con esto, mejorar el flujo de caja y hacerlo más visible. En este módulo se permite hacer configuraciones para la gestión automática de procesos como asientos, contabilidad de deudores, contabilidad de costes, seguimiento de activos fijos, control de presupuestos y la supervisión de costos de proyectos, además de la ya mencionada gestión bancaria. El software cuenta con la opción de un procesamiento de conciliadores, emisión de ficheros, extractos bancarios y pagos con diferentes medios, incluyendo efectivos, tarjetas de crédito, transferencias bancarias y cheques.

La generación de informes es una de las herramientas más sobresalientes del software, y en este módulo los informes pueden ser financieros y de análisis. Al generar un informe se puede configurar el tipo de informe, ya sea el estándar, o bien, personalizado según lo que se desea analizar para mejorar la planificación de negocio y agilizar los procesos de auditoría. Otra característica es que la información contable se puede consultar en cualquier momento accediendo a la plataforma desde un dispositivo conectado a internet, pues los datos se almacenan en la nube. La plataforma funciona por SAP HANA, lo que significa que los usuarios pueden tener acceso a gráficas para el análisis de los datos, lo que contribuye a tomar mejores decisiones para el negocio.

Para utilizar el software es necesario adquirir una licencia y seguir un proceso de implementación al entorno de trabajo, lo que toma un tiempo variable según las características del sistema ya existente, tema del que hablaremos en próximas ocasiones. Ahora bien, aunque el módulo contable ofrezca muchos beneficios antes de adquirir una licencia conviene preguntarse si realmente es requerido en el entorno de trabajo y la manera en que puede contribuir efectivamente a mejorar las operaciones. La respuesta que puede darse sin pensar tanto es que sí, que en todo caso y en cualquier situación contar con un software para la gestión contable es una gran ventaja, pero probablemente ustedes quieran hacer un análisis más detallado de la manera en que pueden beneficiarse antes de decidir invertir en una licencia.

Si su empresa es pequeña o mediana y se encuentra en constante crecimiento, contar con medios que permitan la optimización de recursos y tiempo es una de las necesidades principales en el negocio, y para ello disponer de sistemas contables para la gestión, así como de otros aspectos relacionados con las operaciones del negocio, es altamente deseable. Esto permite reducir el número de personal que labora en un departamento y con las opciones de automatización se reduce el tiempo que debe invertirse en mantener las bases de datos actualizadas así como las imprecisiones, además de resultar mucho más sencillo el acceso a la información y tener una visión integral y global del estado del negocio, esto siempre actualizado en tiempo real.

Para conocer más acerca de la manera en que un software de contabilidad puede beneficiar a su negocio, los invitamos a ponerse en contacto con nosotros, les brindaremos información detallada y una idea mucho más clara de la implementación de los sistemas a su entorno de trabajo. En Evolve IT facilitamos licencias para software de administración y gestión de diferentes procesos empresariales y podemos brindarle asesoría especializada en la elección de la solución que se adapte mejor a sus necesidades.

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