Cómo evitar errores al implementar un business intelligence software

El perfeccionamiento de los business intelligence software se dio hace ya un par de décadas y desde entonces se han convertido en una herramienta de gran utilidad, casi indispensable, para cualquier empresa, sobre todo cuando se trata de tomar decisiones.

A pesar de que en un principio estos programas se consideraron como una herramienta exclusiva y útil solo para analistas y ejecutivos de alto nivel de una organización, la realidad es que un sistema de este tipo tiene funciones y aplicaciones que sirven y ayudan a una entidad en todos los niveles.

Los altos ejecutivos no son los únicos que tienen entre sus tareas la toma de decisiones, pues el jefe, gerente o encargado de cada área de una empresa también debe llevar a cabo análisis de información, evaluación de datos, generar estrategias y tomar decisiones. Para facilitar todas estas tareas, sin importar el nivel, puesto, área o departamento, se requiere contar con una herramienta de apoyo con las tareas de captura, administración, procesamiento e interpretación de la información de la empresa.

Desde inicios del siglo XXI las herramientas de inteligencia de negocios se comenzaron a implementar, pero la evolución de estos programas no ha parado y cada vez hay más y mejores opciones. Debido a las necesidades actuales del mercado y el mundo de los negocios, los empresarios y usuarios de estos programas cada día exigen mayores ventajas como rapidez, funciones intuitivas, interacción de información, procesos automáticos, etcétera.

La gran oferta de programas que existen en el mercado y las crecientes demandas y exigencias del mercado por tener más y mejores sistemas para la administración empresarial han provocado que algunas empresas cometan errores al momento de cambiar o transferir sus sistemas, adoptan programas inadecuados, llevan a cabo transiciones de manera inadecuada o implementan un programa que no se ajusta a sus necesidades o lo hacen con una configuración errónea.

Hay una serie de errores muy comunes que cometen muchas empresas al momento de implementar un nuevo business intelligence software y que provoca pérdidas y fallas en todos los procesos, convirtiéndose en una mala inversión que genera muchos más problemas de los que soluciona, sin contar los gastos adicionales. Sin embargo, por fortuna, estos errores son fáciles de evitar si se tiene claro el tipo de programa requerido por la empresa, sus necesidades y se lleva a cabo la implementación de manera correcta.

El primer error que se suele cometer es adquirir un sistema sin realizar un análisis previo de la entidad que permita identificar de manera clara el objetivo de la organización y en consecuencia el programa tiene altas probabilidades de resultar prácticamente inútil. Para todo proyecto, tener un objetivo claro desde el inicio es fundamental. Cuando no se tiene este objetivo definido, los resultados tienden a ser malos.

Evitar cometer este error es sencillo, pero requiere de planeación estratégica, paciencia y un grupo de expertos en las diferentes áreas para que realicen un análisis integral de lo que la empresa requiere en materia de inteligencia de negocios. Cabe mencionar que no se requieren de grandes y enormes objetivos, simplemente es necesario plantear un objetivo general bien definido.

Otro un error muy común es implementar un sistema y no darle mantenimiento, actualización ni gestión. Se debe considerar que un programa de inteligencia de negocios, como cualquier otro software, requiere mantenimiento, actualizaciones e incluso ser reemplazado cuando ya no resulta funcional. Existen organizaciones que han trabajado con el mismo sistema durante veinte años, lo que implica que el programa en la actualidad muy probablemente ya no tenga la capacidad, funciones ni características requeridas para ofrecer un buen análisis de la información.

Hay programas cuyo tiempo de vida es extenso y con las actualizaciones periódicas que se aplican pueden seguir funcionando sin inconvenientes, pero hay otros que las mismas compañías diseñadoras descartan para dar paso a nuevos proyectos. Es importante entonces que los encargados del área conozcan el programa y le den el mantenimiento requerido y en caso de ser necesario, lleven a cabo la transición de la información a otro sistema.

En muchas compañías el manejo y elección de los programas que se utilizan en las diferentes áreas es realizado por una sola área, específicamente los departamentos de TI (tecnologías de la información). Este es otro error común, pues es de suma importancia involucrar a todos los que tendrán contacto con el sistema y así saber qué se requiere, las necesidades del área y las características de las tareas. De esta forma se puede elegir el programa más adecuado para la empresa.

Uno de los más grandes errores que se comenten en este aspecto es elegir el programa que resulta más barato. A decir verdad, el precio no es sinónimo de calidad, y ciertamente este tipo de herramientas no son del todo baratas, sin embargo, para que se pueda considerar como una buena inversión que ofrezca ventajas operativas y beneficios económicos, es necesario realizar un análisis y elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y no solo a su bolsillo.

Cabe mencionar que la oferta es tan amplia que seguramente se puede encontrar un sistema que se adapte al presupuesto de la entidad y a sus necesidades al mismo tiempo. Finalmente, un error más que hace pensar a algunos empresarios que un business intelligence software es innecesario, es el hecho de no explotarlo al máximo. Muchas empresas implementan un sistema de inteligencia de negocios más por requisito que por verdadera convicción y por ello no lo utilizan de manera adecuada.

Da poco sirve tener un programa que integra, analiza y ofrece información, si esta no es utilizada, por ello los miembros de una empresa deben entender que el objetivo primario de este tipo de sistema es generar información con el objetivo de que los usuarios la utilicen para tomar decisiones.    Cuando este concepto está bien entendido, la eficiencia y utilidad de un programa de este tipo se nota de manera inmediata.

Es completamente normal encontrar estos errores en muchas empresas, sin embargo, las soluciones y formas de evitarlos son realmente sencillas, simplemente se requiere contar con la información adecuada, realizar un análisis de las necesidades de la empresa y contar con un experto como Evolve-IT que brinde asesoría y apoyo al respecto.

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