¿Cómo elegir un sistema ERP para su empresa?

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En la actualidad gracias al avance de las tecnologías informáticas se han desarrollado softwares y sistemas para la administración y gestión para distintos procesos de las empresas. Entre estos encontramos el sistema ERP (siglas en inglés de enterprise resource planning, sistemas de planificación de recursos empresariales), que ayudan a manejar eficazmente múltiples áreas al interior de una empresa, haciendo los procesos de trabajo más eficientes.

¿Cómo funcionan?

Los sistemas ERP son un tipo de software que están destinados a la coordinación y planificación de procesos empresariales. Se conforman por una serie de herramientas que permiten realizar seguimientos y llevar el control de una amplia gama de tareas ligadas a los departamentos de recursos humanos, contabilidad, ventas, pagos, inventarios, entre otros.

Para su funcionamiento recopilan información de las diversas áreas para posteriormente unificar los datos que serán destinados a su análisis posterior. Además permiten automatizar variables y tareas, lo cual ayuda a realizar una gestión eficaz y eficiente. Pueden ser alojados en la nube, pero son más comunes los que se instalan en servidores locales dentro de la red de la empresa, para mantener la información y datos seguros, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a ellos.

Existen sistemas que son de uso libre y pueden descargarlos directamente de internet e instalarlos sin ningún tipo de licencia o permiso, pero no siempre se adaptan a las necesidades de su empresa ya que pueden tener errores y rara vez cuentan con soporte técnico. También existen los que necesitan una licencia y que son los más eficientes, ya que cuentan con soporte técnico, son modulares, así que pueden ajustarse a cada empresa y tienen actualizaciones constantes que garantizan su funcionalidad.

Beneficios de contar con ERP

Entre las principales ventajas de implementar un sistema ERP en su negocio, se pueden destacar los ahorros de costes así como la mejora en la eficiencia de muchos de los procesos operativos. Sin embargo esas no son las únicas ventajas puesto que entre las principales ventajas que los vuelven un sistema atractivo encontramos las siguientes:

  • Mejora el flujo de trabajo.
  • Optimiza la utilización de recursos.
  • Genera ahorro de tiempo.
  • Permite unificar datos, criterios y procesos.
  • Entrega datos procesados y ordenados.
  • Favorece la toma de decisiones comerciales.
  • Se puede acceder a información actualizada en tiempo real.
  • Unifica e integra los datos financieros.
  • Facilita el nexo con los proveedores.

¿Qué deben tener en cuenta al elegir un ERP?

El proceso de evaluar y seleccionar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales para una pequeña o mediana empresa puede llegar a ser una tarea muy compleja. La implementación de este debe proporcionar ventajas claves para la organización, por lo que no debe tomarse a la ligera. El software de ERP debe adaptarse a las necesidades específicas de la organización. Para guiarse al momento de elegir el sistema ERP pueden seguir los siguientes pasos básicos:

  • Creen un equipo de trabajo.- Antes de elegir el ERP, creen un equipo conformado por miembros de las distintas áreas de su empresa, para que analicen las distintas opciones de softwares. La elección de un software de Planificación de Recursos Empresariales debe ser una decisión conjunta, puesto que afectara a todos los departamentos y serán ellos quienes alimentarán los datos y la información necesaria para que pueda ser eficiente.
  • Evaluar las necesidades de la empresa.- Es fundamental conocer las necesidades actuales de la empresa y a partir de ahí seleccionar un software que se adapte a ellas y no a la inversa. Muchas empresas suelen elegir los ERP por sus características, lo cual es un error que no debe cometerse. Los miembros del equipo que han formado deben definir cuáles son los principales problemas de la organización y que requieren ser solucionados. También es necesario definir lo logros de mayor alcance, que impliquen la formación de los empleados y la simplificación de los procesos, para aumentar la rentabilidad.
  • Conocer el presupuesto.- Al momento de elegir un ERP, las empresas buscan minimizar costos, sin embargo, es muy importante hacer una inversión que cueste un poco más pero que responda las necesidades de la organización. No por ser una pequeña o mediana empresa deben invertir poco. El sistema ERP los utilizarán por mucho tiempo y si es un sistema que pueda ampliarse, al momento que la empresa crezca no necesitarán volver a invertir en otro sistema, únicamente mejorar el que tienen. En este punto es importante evaluar la opción de contratar a consultores externos que les ayuden a seleccionar la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto, teniendo en cuenta las expectativas a corto, mediano y largo plazo.
  • Seleccionar y contactar con los proveedores.- Los consultores externos trabajarán de la mano con el equipo de trabajo que ustedes han seleccionado para encontrar a un proveedor que les ofrezca el mejor sistema de acuerdo con la evaluación de sus necesidades y que cumpla con los objetivos que busca la empresa. Antes de adquirir el software es importante que se comuniquen con el proveedor para que aclare todas las dudas que puedan surgir. Asimismo, la empresa consultora debe brindarles toda la información del sistema.
  • Pidan referencias.- Una vez que tengan al que creen es el mejor proveedor para su sistema, pidan que les proporcione referencia de otros clientes que hayan implementado sus softwares, esto les permitirá comprobar las características, la relación calidad-precio y si el programa es capaz de cumplir con las expectativas de su proyecto. Aunque recuerden que cada empresa es única, por lo que los datos que obtengan sólo serán una referencia. Los comentarios, bien sea positivos o negativos, los ayudarán a decidir o a profundizar aún más en la investigación y búsqueda de un ERP.
  • Preparar a su plantilla para el cambio.- Una vez que hayan adquirido el ERP que se adapte a sus necesidades viene el siguiente paso: la implementación. Para sus trabajadores y personal administrativo puede suponer un cambio drástico, sobre todo si nadie de su personal los ha usado anteriormente. Por ello es importante informarles y capacitarlos para su uso y mantener en todos momentos los canales de comunicación abiertos. El proceso de adaptación al ERP puede ser lento y puede extenderse por algunos meses, pero una vez que todo su personal lo utilice verán los grandes beneficios de haber elegido el sistema.

Si siguen estos pasos podrán encontrar el sistema adecuado para su empresa e implementarlo de una manera sencilla. En Evolve-IT somos distribuidores autorizados de SAP Business One. Nuestro equipo de consultores suma más de 60 implementaciones de aplicaciones ERP. Derivado de las experiencias con otras plataformas, estamos convencidos que SAP Business One es la herramienta que más valor aporta a las PYMES.

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