Las ventajas de usar en tu empresa un sistema ERP

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La planeación de la información y los recursos que se manejan en una empresa es primordial para mantener un orden y mejorar la eficiencia. Si la información, en cualquiera de sus departamentos, se extravía, tarda en llegar o sufre una tergiversación durante el proceso de comunicación podría provocar una perdida monetaria y que los objetivos no se cumplan a tiempo. Por ello, en la actualidad se puede aprovechar el avance de la tecnología que ha desarrollado programas y sistemas que permiten a las empresas la correcta planeación de su información, recursos y bases de datos para evitar perdidas y mejorar su eficiencia.

Te damos nuevamente la bienvenida al Blog de Evolve-IT, un espacio diseñado por nuestros especialistas para ti, en donde encontrarás información y temas de interés acerca de nuestros servicios y productos. En la entrada de hoy hablaremos sobre uno de nuestros productos más solicitados por las empresas, sin importar si son grandes compañías internacionales o PYMES: el sistema ERP, y sobre las ventajas que tiene utilizarlos para la planeación y administración de las bases de datos, los recursos y la información de tu empresa.

En la actualidad vivimos en una época donde la información se genera de forma instantánea en todas las organizaciones y en cada uno de sus departamentos. En el ámbito empresarial, el contar con esta información lo más pronto posible puede significar una ganancia o una perdida monetaria. Anteriormente para obtener esta información tenías que realizar un proceso de planeación que podía brindarte la información en unos cuantos días mientras cruzaba por los distintos departamentos correspondientes de tu empresa. Pero, en la actualidad han aparecido sistemas de planeación de recursos empresariales que te ayudan en este sector, conocidos como ERP.

¿Qué es un ERP?

Un ERP, siglas en ingles de Enterprise Resource Planning, es un sistema computacional de planeación de recursos empresariales, es decir, es un software que ayuda a los empresarios a gestionar y controlar de la mejor manera posible los recursos, procesos y operaciones de una empresa o negocio.

Este tipo de sistemas son aptos para usarse en cualquier empresa, desde una PYME hasta una compañía multinacional, debido a que se compone por módulos, haciéndolo un sistema ajustable a las características de tu empresa. Entre los principales módulos por los que se compone encontramos:

  • Facturación electrónica.
  • Contabilidad electrónica.
  • Compras.
  • Pagos y cobros.
  • Inventarios.
  • Bancos.
  • Nómina.

El objetivo principal de un ERP es la integración de todos los departamentos que conforman tu empresa. Sustituyendo los sistemas de información especializados para cada departamento. Los ERP te permiten generar una base de datos limpia, donde gestiones la información en tiempo y puedas obtener los datos que requieras en cualquier momento y desde cualquier ordenados que esté conectado a la red donde se localiza instalado el ERP.

¿Cómo funcionan los sistemas ERP?

Un sistema ERP funciona como cualquier software, en base a una plataforma de programación seguida por la gestión de un sin número de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que deseen integrarse. Como mencionamos, la organización de estos sistemas es mediante módulos, los cuales se conectar a las distintas bases de datos, según lo requiera cada departamento.

Existes dos tipos de ERP: los de propietario y los de código abierto. Los primeros son realizados por empresas especializadas, como SAP, para los cuales es necesario la compra de una licencia para poder implementar el software. Tienen la ventaja de contar con soporte técnico y módulos extras que son exclusivos de sus programas. Por otro lado, los de código abierto son realizados por comunidades de programadores que los distribuyen de manera gratuita, aunque la implementación en una empresa suele requerir de personal capacitado y la compra de módulos extras, puesto que suelen contar con un catálogo limitado. No cuentan con soporte y suelen tener errores en los códigos o limitaciones de uso.

Aunque el mismo ERP puede ser utilizado por diferentes empresas, no significa que tenga las mismas funciones para todos. Puesto que cada empresa está conformada de manera distinta y por lo tanto requiere de una configuración personalizada para los distintos módulos. Por ello es muy importante que la integración y programación del sistema sea realizada por un especialista, como los de Evolve-IT, para que la implementación permita la correcta planeación y el uso adecuado de los módulos.

Una vez que el ERP ha sido implementado de manera adecuada, es mucho más fácil la integración de nuevos módulos, departamentos y sistemas secundarios para aquellas empresas que cambian de productos, insumos, zonas de venta, crean nuevos departamentos, entre otros cambios relacionados con el crecimiento de una empresa.

Ventajas de los ERP

La principal ventaja de un sistema ERP es la gestión en tiempo real de la información. Ya no tendrás que solicitar a cada departamento un reporte o información en específico que puede tardar horas o días en llegarte. El tener la información de manera inmediata es una gran ventaja por su relación con la logística de los productos y servicios, la cadena de abastecimiento, las estadísticas financieras y otras áreas que utilizan información que cambia de manera constante.

Al tener todas las operaciones de tu empresa contenidas en el mismo sistema obtendrás mejoras importantes en la eficiencia automatizando de todas las tareas administrativas. Los procesos operativos de tu empresa se encuentras siempre asociados la generación de todo tipo de documentos, como albaranes, pedidos, facturas, etcétera. Además, es necesario que se ejecuten procedimientos que garanticen una colaboración fluida de todo tu personal y de los departamentos.

Los sistemas ERP automatizan parte de estos procesos. Por ejemplo, generación automática de órdenes de trabajo, pedidos de compra o facturas. Asimismo, ayudan a mejorar la seguridad de estos procesos y evitan que existan datos duplicados y los errores asociados, permitiéndote ahorrar una gran cantidad de horas de trabajo. Al disponer de un único depósito de datos, como lo hemos mencionado, es más fácil acceder a la información.

Otra de las ventajas de un ERP es que aumenta la capacidad operativa. Esta mejora en la eficiencia puede ser utilizada para atender a más clientes, aumentas tu producción o procesar un mayor número de facturas. Esto dependerá de tu estrategia y la orientación de tu empresa, pero siempre es un paso importante para las organizaciones es quieren crecer y ser líderes en su ramo.

De igual manera, al ser el ERP un sistema transaccional, es decir que se encarga de recoger y relejar una gran cantidad de los cambios que suceden en tu organización como consecuencia de su actividad diaria. Te permite tener un mayor control sobre todas las operaciones realizadas. También te permite realizar comentarios manera instantánea o preguntas específicas a los distintos departamentos encargados de cada transacción. De este modo estarás al tanto de todas las operaciones de tu empresa.

Dos ventajas más, de gran importancia, en especial para las PYMES es que tendrás una mayor rentabilidad y una reducción en los costos de operación, lo que te permitirá ser más competitivo en el mercado. Si la prioridad de tu empresa es el crecimiento, las mejoras y ventajas que aportan los sistemas ERP te darán una mayor eficiencia que siempre se traduce en más rentabilidad.

Y si la competencia en los precios es un factor clave en el sector donde te desarrollas, los sistemas ERP son tu mejor aliado al momento de ofrecer un precio más competitivo, sin tener que modificar tu modelo de negocio, disminuir el valor y calidad de tu producto u ofrecer un servicio menos personalizado a tus clientes. La incrementación de la eficiencia se puede ver reflejada en una bajada de precios, lo que te dará esa ventaja competitiva que te permite destacar ante tus competidores.

La correcta implementación de los sistemas ERP repercute en el aumento de productividad en todos los departamentos, así como el mejor aprovechamiento del tiempo y el capital humano, donde antes se requería de tiempo para llevar un informe de un departamento a otro o redactar un resumen de las operaciones, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones de mayor impacto para tu empresa.

Desventajas de los ERP mal implementados

Como hemos visto, un sistema ERP puede generar un gran incremento de la productividad, ingresos y eficiencia de la operación de una empresa. Pero si es mal implementado o se opta por los ERP de código abierto, puede haber desventajas que resulten perjudiciales para tu empresa.

La desventaja de usar los sistemas de código abiertos es que tendrás un programa genérico. Debido a que estos sistemas son dinámicos, de nada sirve tener la misma programación que otra empresa. Además de que tu empresa crece y cambia día con día, por lo que se requiere realizar cambio al sistema de manera constante. Si bien pueden representar un ahorro en los costos, a mediano y largo plazo te serán inútiles.

De igual manera, tienes que estar consiente que debes instruir a los trabajadores para el uso de cada módulo y si adquieres un sistema sin soporte técnico y sin una empresa que lo respalde y pueda brindarte el servicio de capacitación, de nada servirá que lo implementes. Por ello, debes acudir a empresas como Evolve-IT, que son especialistas en sistemas ERP y pueden brindarte todo lo necesario para que tu empresa realice la planeación de sus operaciones mediante este tipo de sistemas.

Sistemas ERP de Evolve-IT

El flujo de información dentro de los ERP influye en las decisiones de producción de las empresas, por día, semana o año. Ya que, al momento de obtener esta información y estadísticas en tiempo real, puedes realizar las modificaciones necesarias para mejorar la operación de tu empresa por departamento o de manera general.

Dentro de la planeación de procesos, los ERP tienen su mayor importación al momento de gestionar las bases de datos de manufactura y de producción, según el giro de cada empresa y los módulos, estos sistemas te permiten crear entornos de estimación de datos y guardar la información requerida para cada departamento.

Para lograr esto, debes contar con el mejor sistema ERP, nos referimos por supuesto al sistema SAP Business One que puedes adquirir con Evolve-IT. SAP como software para la administración empresarial, cuenta con diferentes módulos los cuales integran a las diferentes áreas de las empresas en una escala global en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, lo que te da un control total sobre tu compañía. Los principales módulos que conforma SAP en su configuración estándar son:

  • Finanzas.
  • Oportunidades de Ventas (CRM).
  • Ventas.
  • Compras.
  • Bancos.
  • Inventarios.
  • Producción.
  • MRP (Planificación de los materiales).
  • Servicios.
  • Recursos humanos.
  • Informes.

Entre otros módulos de SAP Business One que pueden ser incorporados a su instalación estándar, exclusivos de este ERP son:

  • Nómina mexicana.
  • Administración de proyectos.
  • Textil (vestimenta y calzado).
  • Punto de venta.
  • Activos fijos.
  • Planeación de inventarios.
  • WMS (Warehouse Management System).

En Evolve-IT somos distribuidores autorizados de SAP Business One. Contamos con más de trece años de experiencia enfocados en la entrega proyectos de consultoría que ayudan a las pequeñas y medianas empresas. Nuestro equipo de consultores suma más de 60 implementaciones de aplicaciones ERP. Derivado de las experiencias con otras plataformas, estamos convencidos que SAP Business One es la herramienta que más valor aporta a las PYMES.

Con Evolve-IT tendrás la certeza de realizar un proyecto minimizando riesgos y potenciando todo el valor que le puede ofrecer el ERP.

Decenas de clientes nos recomiendan y están dispuestos a recibir visitas o llamadas para platicar de su experiencia con SAP y nuestros servicios. Contáctenos vía telefónica, por correo electrónico o a través de nuestro sitio web para recibir más información y obtener una solución integral para su proceso de planeación.

También puede visitarnos en nuestras oficinas, donde uno de nuestros ejecutivos te atenderá y resolverá todas tus dudas. No busques otros ERP para tu empresa, la solución es SAP Business One y con nosotros no sólo recibirás la licencia de un software, sino que te brindaremos un proyecto que potencialice tu empresa.

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