En lo general, la finalidad de un software administrativo es de llevar el control de las principales actividades del negocio. Las actividades que controle varían de aplicación en aplicación pero en lo general se encargan de llevar las cuentas por cobrar, la facturación y el inventario. Con cuentas por cobrar nos referimos a llevar el control de qué clientes nos deben dinero, cuánto es el monto que deben y sobre qué facturas se tiene el adeudo.

En la parte de facturación se provee de la funcionalidad para que se pueda emitir un documento electrónico CFDI tanto el archivo PDF como el archivo XML. En conjunto con cuentas por cobrar se va llevando el control de qué pagos se han realizado a estas facturas emitidas.

En el caso de los inventarios, se provee de funcionalidad para el registro de cuántas unidades ingresan al inventario cuando se realiza una compra a un proveedor y en algunos casos también se puede llevar el seguimiento de qué facturas se le deben al proveedor, es decir, las cuentas por pagar.

El control de inventarios que se tiene generalmente es saber cuántas unidades tengo disponibles para vender, es decir, que cuando se realiza un documento de factura en el módulo de facturación se descuentan del inventario las unidades en existencia que previamente se ingresaron como una entrada al almacén.

Software administrativo

Comúnmente un software administrativo solo llega hasta aquí, es decir, solo incluye el control de lo que me deben o lo que debo (tanto a nivel cliente o proveedor) y el control de inventarios asociado a los ingresos de mercancía por compra y salida de mercancía por venta, no considera la contabilidad ya que los fabricantes de software venden este producto por separado.

Quizás las empresas no ven necesario tener la contabilidad en este mismo software ya que esa tarea la tienen asignada a un despacho contable externo al no tener un contador de planta. También de cierto modo el tener o no la contabilidad en el sistema no les va a impedir realizar las labores operativas del negocio (cobrar, pagar, facturar, conocer el inventario)

En este mismo tenor, la labor de la captura contable al no realizarse dentro del negocio y en cambio tenerla delegada al despacho externo pareciera que no genera tiempos o costos adicionales directos (evidentemente el despacho externo tiene un costo pero no asociado en tiempo y esfuerzo de los recursos internos del negocio)

Pareciera que un software administrativo sin integración a un software contable puede ser una opción viable pero no lo es; al menos mientras el volumen de operación sea bajo se podría trabajar sin mayores consecuencias, pero cuando la operación empieza a crecer se pueden presentar problemas como los que describimos a continuación.

La operación y la contabilidad al trabajar en equipo funcionan perfectamente como auditor del otro. Cuando se manejan por separado es más difícil identificar errores como puede ser que una factura diga 1000 pesos pero en la  contabilidad diga 2000 pesos.

Aquí el error de captura fue en la contabilidad y hasta que se concilian cifras en ambos sistemas nos daremos cuenta del error. Para llegar a determinar este error de captura, ambas partes tanto el negocio como el despacho contable tendrán que invertir tiempo de revisión. ¡Entonces siempre sí hay que invertir mas tiempo!

Los errores de captura tienen muchas consecuencias negativas en el negocio aquí solo mostramos una. Otro aspecto importante que el que un software administrativo ya no nos va a poder ayudar cuando el volumen de operación aumenta es en el de la planeación.

El software administrativo me va a gestionar el ahora pero casi siempre no nos ayudará con el mañana. ¿A qué nos referimos? A saber por ejemplo, que los niveles de inventario ya están por debajo del mínimo histórico y que deberíamos ejecutar una actividad de reabastecimiento o también por ejemplo, alertarme que es tiempo de generarle su factura mensual a un cliente ya que se le brinda un servicio recurrente con facturación mensual.

Con un ERP como SAP Business One se tiene la gestión de toda la operación en un solo lugar evitando los retrabajos como las revisiones o “cuadres” entre varias aplicaciones y también se tienen herramientas para la planeación de la operación. SAP Business One no solo gestiona el hoy sino también el mañana. Así como es importante poder tomar decisiones en el momento con información veraz y oportuna también se debe tener la capacidad de poder mirar hacia adelante.

Dentro de las actividades de planeación que permite realizar SAP Business One se encuentra el reabastecimiento del inventario basado en parámetros de máximos, mínimos, stock de seguridad y pronóstico de ventas. El reabastecimiento puede ser de productos terminados o de insumos de productos que fabrique la organización.

La planeación no solo se queda en cuánto comprar sino también en cuándo es el momento necesario de comprar ya que se pueden ingresar parámetros de tiempos de entrega del proveedor vs tiempos de entrega de pedidos de clientes.

Otras actividades de planeación que incluye SAP Business One es la definición de presupuestos (ya sea a nivel compañía, sucursal, proyecto o centro de costos) la autorización de documentos (por límite de crédito, descuentos, usuarios, montos) planeación de los recursos para la manufactura, facturación recurrente, evaluación de proveedores, programación de pagos a proveedores,  emisión de estados de cuenta para cobranza y por supuesto indicadores de negocio para tomas de decisiones anticipadas.

Tener un software administrativo para la gestión del negocio es bueno, pero el siguiente paso para llevar el negocio a otros niveles es por medio de un ERP.

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