Software de contabilidad: Para automatizar la contabilidad electrónica de la empresa

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Con el software de contabilidad nunca fue tan sencillo generar la contabilidad electrónica. En Evolve It tenemos la firme convicción de que al confiar en nosotros, sus procesos laborales sean más prácticos y eficaces, pues somos una empresa que se caracteriza por el excelente manejo de los procesos internos y de atención al cliente.

La contabilidad electrónica, es la obligación de llevar los registros y asientos contables, a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable, haciendo uso de la página de internet del SAT.

Es a partir del 2016, cuando se especificó que todas las personas morales y físicas, con ingresos menores a cuatro millones de pesos y las personas físicas, que realicen actividades empresariales o presten servicios profesionales, con ingresos superiores a los dos millones de pesos, estarán obligados a llevar su contabilidad de forma electrónica. Sin embargo, es un tema que no debe dejarse de último minuto, ya que el proceso de clasificación y captura de la información toma tiempo.

¿Qué información se debe enviar, cómo y cuándo?

Para realizar el envío de una forma más sencilla, es necesario contar con una solución tecnológica que nos permita facturar en línea, llevar un registro del inventario, resguardar la información de cada intercambio comercial, generar reportes, entre muchas otras funciones que nos ahorran la generación manual de cada uno de los documentos requeridos por el SAT, reduciendo al mínimo la posibilidad de errores o retrasos para cumplir con nuestras obligaciones. Lo más importante que debemos tomar en cuenta para el envío de la contabilidad electrónica es:

  • El catálogo de cuentas con código agrupador establecido por el SAT, para personas morales y físicas respectivamente. Este documento se entrega una sola vez y siempre que se le hagan cambios.
  • La balanza de comprobación se debe enviar durante la primera semana del mes respectivo y solo una vez al mes. Mientras que los envíos subsecuentes serán los primeros tres, y cinco días hábiles de cada mes, para personas morales y físicas respectivamente.
  • Las pólizas, auxiliares de cuenta y folios fiscales se entregarán cinco días después de que el SAT las solicite. Además se entregan únicamente cuando la autoridad ejerza facultades de comprobación, o cuando existe una solicitud de devolución o compensación de impuestos.
  • La información presentada al SAT debe enviarse en archivos XML en carpetas comprimidas ZIP, el envío se realiza a través del Buzón Tributario que encontramos en el portal web del SAT. Se envían utilizando la firma electrónica (FIEL) vigente.
  • Durante el proceso de envío, el sistema da la opción de sellar la información a enviar. Se debe seleccionar la opción a enviar indicando el motivo, desde envío mensual, acto de fiscalización, fiscalización compulsa, devolución o compensación.
  • La información se procesará y posteriormente el contribuyente podrá ingresar a la consulta de acuses, para verificar si la información terminó de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.
  • En caso de incumplir con esta obligación en tiempo y forma, el SAT penaliza económicamente.

El cambio a este nuevo esquema representa mantener los documentos en orden y al día, por lo que es muy recomendable contar con el software, ya que realizar el proceso de forma manual genera duplicidad de esfuerzos, afectando la precisión de la información, lo que conlleva un riesgo alto en el incumplimiento de las obligaciones fiscales.

Lo cierto es que además debemos de tomar en cuenta que no podemos prescindir de quien capture los datos necesarios y de quien lleve nuestra contabilidad, que bien podemos delegarlo a los profesionales del ramo, quienes con la ayuda de un software adecuado podrán automatizar el proceso, permitiendo ahorrar en tiempo, esfuerzos y liquidez de la empresa.

Encontramos múltiples ventajas al contar con un software de contabilidad electrónica:

  • Solo requiere de comprobaciones: Además de que el software tiene características muy avanzadas, también son muy intuitivos y fáciles de usar, pues algunos incluso son parecidos a un ERP, por lo que también nos encontramos ante un sistema que optimiza los procesos contables. En sí, el trabajo de un contador se reducirá a verificar y comprobar que los datos en un software de contabilidad electrónica hayan sido capturados correctamente.
  • Configuración de cuentas contables: El SAT proporciona un listado de cuentas contables, con la que podremos guiarnos con la información que nos proporciona, sin embargo entre más personalización de la información se tenga, se podrá tener un mejor control de la información. Permite agregar las cuentas contables y clasificarlas de acuerdo al catálogo de cuentas del SAT dentro de la contabilidad electrónica.
  • Importa catálogos de cuentas: Permite importar las cuentas desde un archivo de Excel para poder relacionarlas con las cuentas del SAT dentro de contabilidad electrónica. También contamos con algunas opciones de catálogo de cuentas, que permiten guiarnos para posteriormente personalizar el catálogo y aplicarlo según nuestras necesidades.
  • Conciliamos las cuentas bancarias al instante: Permite conectar las cuentas bancarias con las operaciones diarias de la empresa, generando en automático la conciliación bancaria. En general, el soporte electrónico de los registros contables de la empresa permite tener un mejor control, solo es cuestión de catalogarlas de acuerdo a la naturaleza de la operación. Además permite generar pólizas diario, ingreso, egreso y relacionarlas con los comprobantes que emiten y se reciben dentro de la contabilidad.

La realidad es que el software simplifica las labores del contador, haciendo que sean menos propensos a errores humanos en las generaciones de facturas o de pólizas. Para un contador, este software contable, deberá ser aprovechado como un complemento a su trabajo, porque ahora puede enfocarse en otras áreas y potencializar sus labores en la empresa. La invitación de la nueva época, se enfoca a que las profesiones evolucionen con la nueva era digital.

En Evolve It sabemos que en la actualidad los procesos pueden ser más prácticos y efectivos, solo debemos informarnos sobre lo más adecuado. Les aseguramos que en Evolve It encontrarán el software de contabilidad electrónica que mejor se adecue a sus necesidades.

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