El objetivo del software punto de venta es registrar en sistema las ventas efectuadas en la tienda así como la administración del dinero recibido, ya sea efectivo, cheques, tarjetas de crédito, vales, etc…

En el mundo del software de punto de venta existen muchas modalidades y muchas funcionalidades pero las que consideramos básicas o mas socorridas además del registro de ventas y el control del efectivo son el control de las compras, de los inventarios y la capacidad de interactuar con otras cajas o con otras tiendas.

En un software punto de venta generalmente no se incluyen funcionalidades como las de contabilidad, las cuentas por cobrar y la planeación. En el software punto de venta el foco principal es poder vender y cobrar. Las funciones clásicas para cumplir con estos dos objetivos son las del arqueo de caja, los cortes X, los cortes Z, emisión de tickets, emisión de facturas, cobros por tipo de pago, cancelaciones, entre otras.

La mayoría de los puntos de venta son “stand alone”. Con stand alone nos referimos a la característica de la aplicación en la que no depende de ninguna otra para trabajar, es decir, es totalmente independiente o bien no tiene relación alguna con otro software.

software punto de venta

Si una tienda requiere tener varias cajas, la aplicación de punto de venta debería tener algún tipo de interacción entre ellas empezando por los inventarios. Los inventarios son de suma importancia para la continuidad del negocio ya sea por su propio valor y por los indicadores que van generando que son de trascendencia para la toma de decisiones.

El saber qué producto se vende más, en qué horarios e incluso en qué posición de la tienda ayuda a tomar decisiones de compra, de precios y promociones. Si un punto de venta no maneja inventarios se está operando el negocio a ciegas. Habiendo explicado un poco la razón por la que un punto de venta debe tener controles de inventario pasamos al punto en el que si tenemos varias tiendas, el poder visualizar el inventario de otras tiendas nos puede ayudar a no perder ventas.

Algunos negocios con tal de no perder ventas, si en la tienda actual no se cuenta con existencias el poder saber que el producto está en otra tienda ayuda a traerlo en el momento o bien enviarlo posteriormente al cliente.

La comunicación entre tiendas por medio del punto de ventas también puede ayudar a reorganizar el inventario. Si sabemos que una tienda se está quedando con mucho inventario de determinado producto y en otra tienda hay escasez, en lugar de comprar mas se transfieren los inventarios lo que se traduce en mejoras al flujo de efectivo y la rentabilidad.

En un ambiente stand alone teniendo varias tiendas se pierden estas funcionalidades pero aún cuando se tengan hay otro reto importante que sortear: la conectividad. Muchos sistemas que trabajan en línea, es decir, dependiendo de la conectividad para poder trabajar, al perderla, dejan de dar servicio. Una tienda puede tener internet pero si la tienda o el servidor que funge como central pierde el acceso a internet el resto de las tiendas deja de operar.

El dejar de operar significa dejar de vender. Las aplicaciones pierden la posibilidad de vender al no tener acceso a datos como precios, existencias, límites de crédito, clientes, productos, etc…

Aquí es donde una aplicación stand alone parece mejor que una aplicación distribuida. ¿Habría la posibilidad de tener la gran bondad de una aplicación stand alone de no depender de la situación de conectividad de otras tiendas pero a la vez tener la capacidad de colaboración y de poder compartir información y tomar decisiones en tiempo real?

La respuesta es sí. Y no solamente para poder seguir vendiendo sin importar lo que pase en el servidor central o en otras tiendas sino también para poder incluir temas de la contabilidad, análisis de rentabilidad por tienda, costeo, rotación, mejores productos, estacionalidad y la planeación del reabastecimiento y la visión total del negocio.

SAP Business One tiene la capacidad de brindar no solamente la aplicación de backoffice, es decir, no solamente el control administrativo del negocio sino también la capacidad de poder gestionar la parte operativa de la organización.

A través de sus aplicaciones de punto de venta es capaz de reportar todo lo relativo a la operación mediante actividades de sincronización que pueden trabajar en línea, es decir, conforme se van ejecutando, así como también fuera de línea.

Con fuera de línea nos referimos a que si la conectividad no está disponible, las tiendas pueden seguir operando. Esto es gracias a que previamente todos los datos de clientes, artículos, precios, promociones se sincronizan con todas las tiendas y todos los puntos de venta.

Los datos al estar constantemente sincronizados, cuando se llega a perder la conexión, las actividades principales del punto de venta que son vender y cobrar se mantienen intactas. El resto de las operaciones no están disponibles. Cuando se restablece la conectividad todas las ventas realizadas son sincronizadas con SAP Business One de manera que el negocio no se ve afectado con las operaciones de misión crítica.

Gracias a los procesos que se llevan a cabo fuera de línea es que se posibilita tener las ventajas de una aplicación stand alone como de un esquema distribuido o de múltiples tiendas o sucursales incluyendo además de los beneficios de SAP Business One de toma de decisiones y de planificación.

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