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SAP Business One es el software empresarial más usado en todo el mundo, debido a los procesos que optimiza. Por tal motivo, hay actualmente una gran necesidad de profesionistas capacitados en él. Cuenta con ocho módulos, entre los que destaca SAP Financial Accounting (FI). Este módulo integra distintas funciones para mantener saludables las finanzas, además permite contar con información real y actual sobre el estado de los negocios.
Lo que deben saber acerca de SAP FI
Permite atender los procesos financieros de los negocios en tiempo real y ayuda en la gestión del área contable, ya que proporciona datos relevantes sobre su situación financiera, que facilita la toma de decisiones y las planificaciones en distintos procesos. Dentro de SAP FI hay varios sub módulos y aplicaciones encargadas de varios ámbitos de gestión. Algunos de ellos son cuentas bancarias, consolidación, gestión de fondos, cuentas de acreedores, de deudores y activos, gestión de viajes, libro mayor/nuevo libro mayor y libro especial.
Es también una de las funciones clave de SAP Business One para las pymes. Un punto importante es su relación con otros módulos, como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos). La información financiera está siempre disponible en él para efectuarla en tiempo real.
Mantiene también comunicación con HCM (Gestión de Recursos Humanos) que incluye PT (Gestión de Tiempos), PA (Administración de Personal), PY (Nómina), Gestión de Gastos de Viajes. Las transacciones de documentos que suceden en determinados módulos crean apuntes contables por medio de tablas de determinación contable. Para utilizarlo adecuadamente, es crucial conocer las funciones que ofrece este módulo del software empresarial.
Catálogo de cuentas
Permite el cumplimiento de los requerimientos de la contabilidad electrónica, además definir algunas cuentas como confidenciales para que el saldo de la cuenta sea solo visible para el personal autorizado. Los usuarios pueden definir hasta cinco niveles de cuentas, que pueden agrupar en Pasivo, Activo, Ventas, Capital, Costo de Ventas, Financieros, Gastos, entre otros Egresos e Ingresos.
Borradores
Los usuarios pueden guardar como borrador algunos movimientos indispensables para capturar las pólizas, ya sea que requieran guardar la captura antes de efectuar una operación o que sea muy extenso su contenido.
Asiento
Las pólizas manuales son capturadas y las pólizas generadas automáticamente por el software SAP. Pueden ser en dólares o en pesos para algunos clientes, cuentas o proveedores. Incluso admite una tercera moneda. Optimiza la gestión financiera, que es relevante en tiempos de crisis.
Diferencias de tipo de cambio
Reevalúa de forma automática las deudas de proveedores y clientes al tipo de cambio del cierre de mes, lo que es útil cuando se cuenta con operaciones en tipo de cambio extranjero. Los movimientos automáticos también pueden reversarse.
Plantillas de contabilización
Pueden guardarse pólizas como plantillas. De esta manera, cuando se necesiten contabilizar, puedan utilizarse con solo hacer algunos ajustes y sea contabilizado en el sistema.
Contabilizaciones periódicas
Permite programar la ejecución de una póliza configurada ciertos lapsos determinados.
Proyectos
Pueden obtenerse de forma sencilla todas las operaciones vinculadas a un proyecto o determinar un estado de resultados para él. Los usuarios del software empresarial evitarán así la generación de más cuentas contables y podrán hacer capturas más sencillas.
Modelos de informes financieros
Podrán modificar la estructura de los estados financieros. De esta manera, es posible filtrar la información que sea de su interés para generar informes personalizados y acordes a sus requerimientos.
Centros de Costo
Es una función poderosa para analizar detalladamente los ingresos y egresos. Permite definir las cuentas para pagar una sola vez, aunque cuenten con varias sucursales. Al definir un centro de costos, es posible determinar la cantidad que gastó cada sucursal, ya sea por prorrateo o asignación directa.
Presupuestos
Podrán definir uno o varios presupuestos que se basen en el catálogo de cuentas. Toda definición de presupuesto es designada como «escenario». Cuando se define el escenario principal de presupuesto, el sistema queda habilitado para monitorear las operaciones y asegurar que estén sujetas a la definición de tal presupuesto.
Activos Fijos
Permite definir activos fijos, además calcula la depreciación y las contabilizaciones relacionadas.
Cierre de año
Efectúa contabilidad de manera automática para que las cuentas de resultados queden en cero, además permite comenzar los saldos de las cuentas de balance.
Ahora bien, entre los reportes que pueden efectuar con las variantes de referencias, proyecto y centro de costo, destacan: balanza de comprobación, libro mayor, antigüedad de saldos, estado de resultados, presupuestos, flujo de efectivo, comparativos, activos fijos e impuestos.
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