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Uno de los objetivos de toda pyme es enfocarse en todo aquello que le permita crecer, sin embargo, tienen que enfrentarse a muchos inconvenientes, como movimientos de la competencia, solicitudes de información específicas, entre otros. Para solucionarlos, implementan múltiples sistemas en distintas ubicaciones, pero obtienen lo contrario, como procesos lentos e insatisfacciones. Pueden presentarse también cuellos de botella y disminuciones de la productividad. La mejor solución es implementar un software para empresas que reúna diversos módulos en una plataforma única.
Hay diversos sistemas ERP en el mercado, sin embargo, la más estimada entre las pyme es SAP Business ONE, ya que fue diseñada específicamente para ellas. Son muchos los problemas que pueden resolver con su uso, sin embargo, es necesaria cierta preparación para incorporarlo exitosamente. La implementación del sistema depende de varios aspectos, como sus objetivos, el tamaño de su negocio y el proveedor. Más allá de ello, pueden seguir la siguiente serie de pasos para una implementación exitosa.
Comprendan sus objetivos
Son muchas las razones por las que las empresas desean implementar un sistema ERP, sin embargo, deben considerar que no solucionará sus necesidades de forma inmediata. Es crucial que se definan de antemano sus objetivos. De hecho, el proceso de implementación inicia cuando se tiene claridad sobre los objetivos que desean lograr.
Es importante también contar con un método que permita medir su consecución. Si no tienen claridad sobre sus objetivos y sus métricas, serán poco efectivas la selección del ERP, el proveedor y la implementación misma.
Elijan un proveedor
Una vez definidos los objetivos, deben elegir un proveedor. Se trata de un paso fundamental, pero complicado, especialmente si es la primera vez que implementarán el sistema. Es importante que no confundan las habilidades y conocimiento del proveedor con su prestigio. Hay distribuidores que se han consolidado por su capital y no por su experiencia. Inclínense por una firma que demuestre sus conocimientos en todas las funciones del sistema SAP, además, que conozca las necesidades de una gran variedad de industrias.
Hay muchos proveedores, lo que puede complicar la búsqueda. Una buena forma de elegir el indicado es buscar aquellos que tengan clientes de su mismo sector. Tendrán así la seguridad de que es un partner especializado y que sus soluciones se adecuarán a sus necesidades. Eviten acercarse a aquellos que ofrezcan precios muy bajos, ya que no suelen ofrecer servicios integrales.
Apóyense en múltiples referencias durante su búsqueda. Si es posible, contacten a los clientes actuales del proveedor de su elección, y verifiquen su nivel de satisfacción. Pueden realizarles algunas preguntas, cómo ¿utilizan aún el sistema?, ¿reciben el apoyo que fue prometido?, ¿el proveedor es recomendable?
Tras obtener las respuestas, investiguen la metodología utilizada para ello, es decir, qué estándares utilizan y son reconocidos según la industria, y si están probados para obtener los resultados esperados. Los proveedores deben pasar esta serie de pruebas para ganarse su confianza, lo que es crucial para invertir en ellos.
Gestionen su presupuesto
Es importante que conozcan el precio del software para empresas para gestionar adecuadamente su presupuesto. Puede ser algo complicado, debido a la variedad de proveedores, que manejan distintas tarifas. Algunos les ofrecerán una tarifa inicial muy baja y atractiva, pero con el paso del tiempo suelen añadir costos, ya sea por consultoría, tiempo u otros conceptos.
Para gestionar adecuadamente su presupuesto, pregunten sobre aquello que no está incluido en el costo inicial, como atención ante emergencias, migración de información o modificaciones. Si eres primerizo no sabrán estos detalles a menos que cuestiones a tus proveedores. Se trata de lo más recomendable, debido a que no serán sorprendidos ante aumentos inesperados de precio, que no estaban incluidos en el costo inicial.
Incorporen un equipo en su negocio
Es importante que integren a un equipo de especialistas para gestionar la relación entre su negocio y su proveedor. En él debe haber miembros de las distintas áreas de la organización para que se sientan involucrados en la implementación y los cambios. El proveedor también debe proporcionarles consultores para que los orienten en todo el proceso de implementación.
Asegúrense de que esto esté incluido en la oferta del proveedor, debido a que muchos efectúen la instalación sin efectuar una alineación adecuada con sus procesos. Lo más conveniente es que los consultores atiendan únicamente su proyecto para que estén siempre disponibles para ustedes, atiendan sus necesidades y solucionen sus dudas.
Aprendizaje mutuo
Es importante que haya un aprendizaje mutuo entre ustedes y su proveedor para lograr una implementación exitosa. La empresa consultora debe dedicar tiempo suficiente a comprender el funcionamiento de su negocio. Eviten el error de limitarse solo a comprender el software que utilizarán. Su proveedor debe entender los procesos tras su empresa. Comprenderá así sus necesidades y ofrecerá soluciones adecuadas.
Migración de los datos
¿Qué información de su sistema actual desean migrar para hacer efectiva la implementación del software para empresas? Probablemente respondas: toda mi información. Es posible realizar ese proceso, sin embargo, requiere más presupuesto y tiempo. Lo recomendable es reducir el volumen de datos que serán cargados en el sistema. Para lograrlo, analicen sus procesos clave por área y determinen tras ello la información más importante para operar actualmente.
Es importante también que verifiquen la migración en sí mismo. Asegúrense de que su proveedor garantice la lectura y compatibilidad de sus archivos en el sistema para que aprovechen las ventajas principales de SAP Business One. Revisen que la migración se realice de forma efectiva antes de finalizar el proyecto y arrancar el software. Son muchas las operaciones que dependerán de ello, por tal motivo es crucial prevenir y solucionar los problemas antes de comenzar a usar el sistema.
Consideraciones finales
Algunos creen que el proceso de implementación termina cuando comienzan las operaciones. En realidad, se requieren unos movimientos adicionales. Tienen que revisar frecuentemente que todo funcione y sea acorde a lo esperado. En caso de detectar alguna anomalía, consulten a su proveedor. Recuerden capacitar a su personal para que sean más efectivas sus operaciones con el sistema.
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